Tutorial

Eine Prozessvorlage bearbeiten und aktualisieren

16

Mar

2022

Marie-Sophie Schein

Prozessvorlagen sind in samarbeid das strukturgebende Elemente für deine Arbeitsprozesse. Doch Arbeitsprozesse verändern sich oft im Laufe der Zeit. Für samarbeid ist das kein Problem: Ganz einfach kannst du deine Prozessvorlagen an neue Umstände anpassen und aktualisieren. In diesem Tutorial zeigen wir dir, wie das geht.

Du kannst Proezsse in samarbeid ganz leicht anpassen, indem du Aufgaben hinzufügst oder neue Datenfelder in Aufgaben des Prozesses integrierst. Wenn du innerhalb eines Prozesses Aufgaben und Datenfelder hinzugefügt hast, die du auch zukünftig bei der Verwendung der Prozessvorlage angezeigt bekommen möchtest, kannst du deine Prozessvorlage nach dem Bearbeiten ganz leicht aktualisieren. Dafür gehst du, nach individueller Anpassung durch das Hinzufügen oder Entfernen von Aufgaben oder Datenfeldern deines Prozesses, auf die Startseite ebendieses. Hier findest du das Drei-Punkte-Menü. Mit einem Klick darauf, werden dir verschiedene Aktionen angezeigt. Hier wählst du nun die Aktion Vorlage aktualisieren aus. Auf deinem Bildschirm erscheint nun eine Meldung vom System mit dem Hinweis, dass zukünftig alle gestarteten Prozesse unter dieser Prozessvorlage denselben Aufbau aufweisen werden, wie dein aktueller Prozess. Zur Bestätigung gehst du hier auf Vorlage aktualisieren.

Ab jetzt haben alle Proezsse, die unter dieser Prozessvorlage gestartet werden, die aktualisierte Struktur. Ältere Prozesse unter der aktualisierten Prozessvorlage behalten jedoch die alte Struktur.

Achtung: Du kannst nur Prozessvorlagen von Prozessen aktualisieren, die du auch siehst.

Probiere es auf unserer try-Instanz aus!

Direkt vom Lesen ins Machen: Log dich in unser Ausprobiersystem ein und teste das Aktualisieren von Prozessvorlagen! Wie du dich einloggst, erfährst du hier.

Sobald du eingeloggt bist, befindest du dich auf dem Dashboard von samarbeid wieder. Jetzt klickst du in der Navigationsleiste auf AUFGABEN. Hier werden dir alle aktiven Prozesse und deren Aufgaben auf der Ausprobierinstanz angezeigt. Wähle nun eine der aktiven Prozesse aus. In dem Prozess kannst du nun verschiedene Anpassungen vornehmen. Du kannst dem Prozess zum Beispiel neue Aufgaben hinzufügen oder den einzelnen Aufgaben neue Datenfelder hinzufügen. Wie du dem Prozess eine Aufgabe hinzufügst, erfährst du hier. Du möchtest den Aufgaben in deinem Prozess neue Datenfelder hinzufügen? Dann klicke hier um zu erfahren, wie das geht.

Hast du den Prozess nach deinen Vorstellungen konfiguriert, gehst du neben der rechten Sidebar auf das Drei-Punkte-Menü. Dieses wählst du aus. Nun klickst du auf die Option Vorlage aktualisieren. Jetzt öffnet sich eine Bestätigungsmeldung, die dich darüber in Kenntniss setzt, dass mit dem Aktualisieren der Prozessvorlage alle weiteren unter der Vorlage gestarteten Prozesse die aktuelle Struktur aufweisen werden. Aber keine Sorge: In der Ausprobier-Instanz kannst du nichts kaputt machen. Hier klickst du also einfach auf VORLAGE AKTUALISIEREN und wirst direkt auf die Übersichtsseite des Prozesses weitergeleitet. Startest du nun, wie hier beschrieben, einen neue Prozess unter der aktualisierten Prozessvorlage, siehst du, dass diese jetzt deine angepasste Struktur aufweist.