Tutorial

Eine Prozessvorlage editieren

4

Sep

2022

Marie-Sophie Schein

Prozesse geben deinen Aufgaben in samarbeid die nötige Struktur. Doch im Arbeitsalltag können sich Strukturen schnell ändern. Kein Problem mit samarbeid - du kannst Prozessvorlagen ganz einfach editieren und aktualisieren.

Wie du deine Prozessvorlage direkt bei der Bearbeitung von Aufgaben aktualisieren kannst, haben wir dir bereits in diesem Tutorial [Link] erklärt. Du kannst deine Prozessvorlagen aber auch über die Einstellungen bearbeiten und aktualisieren.

Gehe dafür in der Navigationsleiste auf Einstellungen (das Zahnrad neben deinem Avatar). Hier findest du die Option Prozessvorlagen. Klickst du darauf, wirst du direkt zur Übersichtsseite aller für dich sichtbaren Prozessvorlagen weitergeleitet. Alternativ gelangst du hier auch über das Drei Punkte Menü in jeder Aufgabe deiner Prozessvorlage hin. Mit der Filterfunktion kannst du hier ganz einfach die Prozessvorlage suchen, die du bearbeiten möchtest. Hast du deine Prozessvorlage gefunden, wählst du diese aus und wirst nun zur Übersichtsseite der ausgewählten Vorlage weitergeleitet. Unter STRUKTUR wird dir angezeigt, wie der aktuelle Aufbau deiner Prozessvorlage ist. Du siehst also alle Blöcke und Aufgaben sowie innerhalb der Aufgaben alle Datenfelder, aus die deine Prozessvorlage besteht.

Möchtest du der Vorlage nun neue Aufgaben oder Blöcke hinzufügen, klickst du einfach in der linken Sidebar neben STRUKTUR auf das Plus-Symbol. Jetzt öffnet sich das Drop Down Menü und du kannst auswählen, ob du deiner Prozessvorlage eine Aufgabe oder einen Block hinzufügen möchtest.

Klickst du auf Aufgabe hinzufügen, wird deiner Prozessvorlage eine neue Aufgabe unter den aktuell bestehenden Aufgaben hinzugefügt. Jetzt hast du die Möglichkeit, deiner Aufgabe einen Namen, eine/n automatische/n Verantwortliche/n sowie ein Fälligkeitsdatum hinzuzufügen. Mit dem Hinzufügen eines Fälligkeitsdatum kannst du einstellen, dass eine Aufgabe beispielsweise 24 Stunden nach dem sie gestartet wurde, automatisch fällig wird. Wählst du die Option Felder kannst du der Aufgabe unter HINZUFÜGEN neue und bestehende Datenfelder zuweisen sowie Hinweisfelder erstellen und sie mittels Drag and Drop in eine beliebige Reihenfolge ordnen. Hinweis: Du kannst auch deine Aufgaben und Blöcke in der linken Sidebar mittels Drag and Drop nach deiner Struktur anordnen.

Möchtest du einen Block hinzufügen, wählst du im Drop Down Menü neben STRUKTUR die Option Block hinzufügen. Jetzt wirst du direkt zum neu erstellten Block weitergeleitet. Auch hier kannst du nun deinem Block einen Namen geben und weitere Bedingungen festlegen. In der linken Sidebar kannst du deinem Block mittels Drag and Drop die zugehörigen Augaben unterordnen.

Achtung: Aktualisierst du eine Prozessvorlage, werden alle Änderungen in neu gestarteten Prozessen unter der Vorlage wirksam. Ältere Prozesse unter der Vorlage behalten ihre Struktur.

Probiere es in unserem Ausprobiersystem aus!

Wenn du das Bearbeiten von Prozessvorlagen ganz praktisch ausprobieren möchtest, dann log dich einfach in unser Ausprobiersystem ein. Wie das geht erfährst du in diesem Blogbeitrag.

Eingeloggt? Dann klicke als Erstes neben dem Avatarbild in der Navigationsleiste auf Einstellungen. Jetzt wählst du Prozessvorlagen. Direkt wird du auf die Übersichtsseite aller für deinen Avatar sichtbaren Prozessvorlagen in der Ausprobierinstanz weitergeleitet. Wähle hier zum Beispiel die Prozessvorlage Teammeeting. Nun wirst du auf die Übersichtsseite der gewählten Prozessvorlage weitergeleitet. Hier siehst du, dass die Vorlage Teammeeting bereits zwei Aufgaben hat - Organisation und Dokumentation. Lass uns an dieser Stelle noch die Aufgabe Nachbereitung hinzufügen. Klicke dafür in der linken Sidebar neben STRUKTUR auf das Plus-Symbol und wähle im Drop Down Menü Aufgabe hinzufügen. Jetzt kannst du deiner neuen Aufgabe den Namen Nachbereitung geben. Unter Felder fügst du deiner neuen Aufgabe nun Datenfelder hinzu. Gehe hier auf HINZUFÜGEN und dann auf Neues Datenfeld hinzufügen. Jetzt öffnet sich ein neues Fenster. Hier kannst du deinem Datenfeld einen Namen geben und die Art des Datenfeldes festlegen. Für die Nachbereitung kannst du beispielsweise ein formatierbares Datenfeld unter dem Namen Notizen festlegen. Hast du alle erforderlichen Daten eingegeben, gehst du auf Speichern. Jetzt wird dein Datenfeld deiner Aufgabe hinzugefügt. Alle weiteren Prozesse, die unter der Vorlage Teammeeting gestartet werden, erhalten nun die neue Aufgabe Nachbereitung.