Rund um samarbeid

Wenn schon Work OS, dann gehört auch samarbeid dazu

1

Jun

2022

Lutz Maicher

ClickUp, Monday, Asana, Trello - Wer sich für Software interessiert, die die Zusammenarbeit im Team erleichtern soll, kennt diese Namen sicher schon. Was viele nicht wissen: All diese Plattformen haben eine Gemeinsamkeit. Sie gehören zur Systemklasse Work OS. Aber, was bedeutet das eigentlich? Und wie passt samarbeid neben den global Playern in diese Kategorie?

Wir werden oft gefragt, welche Art von Software samarbeid eigentlich genau ist. Das ist gar nicht so leicht zu beantworten, denn samarbeid vereint verschiedene Dinge, damit die Nutzer:innen ihre "digitale Zusammenarbeit einfach machen" können. Für unsere Nutzer:innen ist samarbeid vieles gleichzeitig: ein unternehmensweites Kommunikationssystem wie z.B. slack, mit dem Vorteil, dass alle Chats automatisch einen Kontext haben, da direkt in den Aufgaben kommuniziert wird; ein Netzlaufwerk oder Cloud-Speicher wie z.B. OneDrive oder Nextcloud, mit dem Vorteil, dass alle Dokumente nicht in Ordnern, sondern direkt in den Aufgaben gespeichert sind; ein Aufgaben-Verwaltungs-Tool wie z.B. Trello, mit dem Vorteil, dass Aufgaben in strukturierten aber flexibel anpassbaren Prozessen gebündelt sind; ein gemeinsamer Datenspeicher wie die Tabellenkalkulation in Google Drive, mit dem Vorteil, dass alle Daten vernetzt und im Kontext ihrer Aufgaben gespeichert sind. Und fast immer ist samarbeid auch gleich das CRM-System (Customer Relationship Management) der Organisation. Diese Vielfalt macht es nicht leicht zu sagen, zu welcher Systemklasse samarbeid jetzt eigentlich genau gehört. Doch nicht nur wir werden häufig mit der Frage nach der Zuordnung unserer Software konfrontiert...

Monday.com - eine Plattform, die sich durchaus ähnlichen organisationalen Herausforderungen wie samarbeid stellt - nennt sich selbst ein workOS und versucht diesen Begriff als neue Systemklasse zu etablieren. Da lohnt es sich für uns zu schauen, ob samarbeid nicht auch genau das ist - ein Work OS.

Ein work operating system (Work OS) wird dort beschrieben als "[...] a cloud-based software platform where teams build custom workflow apps. It allows teams to plan, run, and track processes, projects, and everyday work.” (auf deutsch: "eine Cloud-basierte Plattform, wo Teams individuelle Workflowanwendungen bauen können. Es ermöglicht den Teams, Prozesse, Projekt und die tägliche Arbeit zu planen, durchzuführen und zu dokumentieren."). Genau das ist auch mit samarbeid möglich. Wobei wir den Fokus darauf legen, dass unsere Nutzer:innen wenig bis gar kein eigenes IT-Know-How mitbringen müssen, um ihre eigenen Prozesse zu digitalisieren. Für diese Verständlichkeit machen wir in samarbeid ganz bewusst an der einen oder anderen Stelle Abstriche bei der Leistungsfähigkeit. Aber so gelingt es uns, die Barrieren für alle Nicht-Techies ausreichend zu senken.  Und samarbeid ist Open Source, was unseren Nutzer:innen zusätzliche  digitale Souveränität über die eigenen Daten und Prozesse bietet. Doch lass uns das einmal genauer anschauen...

Auf dem monday.com Blog werden folgende sieben Fähigkeiten eines Work OS beschrieben:

  • “Organization-wide use. Everyone in the organization should be a user on the Work OS.” - samarbeid ist dafür da, dass alle Teammitglieder über samarbeid zusammenarbeiten, und das auch einfach Externe (Kund:innen, Dienstleister, Freelancer:innen, etc.) mit eingebunden werden können.
  • “Building blocks. A Work OS uses functional building blocks that teams drag and drop to assemble together into apps that manage work as well capture and present data.” - genau das bietet samarbeid. Wir haben die Komplexität unserer Bausteine so gestaltet, dass kein Bachelorabschluss in Informatik nötig ist, um gut funktionierende und passende Workflows in der Organisation zum Laufen zu bringen.
  • “Structured data store. A Work OS captures all data through human action and through automations, to make data complete and digestible.” - in samarbeid kann man Daten leicht erfassen, vernetzen, finden und wiederverwenden. Auch nicht-Techies können mit samarbeid das digitale Gedächtnis ihrer Organisation aufbauen.
  • “Integration of data and apps. A Work OS allows users to connect external data sources and apps into a unified workspace.” - hier stehen wir mit samarbeid am Anfang. Technisch ist alles vorbereitet. Wir wollen schrittweise mit der Nutzer:innencommunity lernen, welche Integrationen wichtig sind und wie diese gestaltet werden können, sodass sie auch ohne IT-Know-How handhabbar sind.
  • “Workflow automation. A Work OS allows automation of many, if not all, of its operations.” - Automatisierung ist spannend, jedoch denken wir, dass diese in samarbeid eher dafür genutzt werden soll, um die Nutzer:innen in ihren Abläufen zu unterstützen. Samarbeid als lernendes System für lernende Organisationen begleitet die Nutzer:innen mit intelligenten Hinweisen und Analysen in ihrer Arbeit. Auch wenn leicht technisch möglich, gehen wir nicht davon aus, dass viele Prozesse in samarbeid voll automatisiert werden.
  • “Data visualization and analytics. All users with access to a Work OS and with permissions to access a specific data source can create reports and visualizations with the system.” - Das Wiederverwenden der Daten, die in der täglichen Arbeit mit samarbeid entstehen, ist für unsere Nutzer:innen eine wichtige Quelle von Zufriedenheit und Produktivitätsgewinn. Gemeinsam mit unserer Community wollen wir lernen, welche Ansätze weiterhin notwendig und nützlich sind, um das Wiederverwenden von Daten so produktiv wie möglich zu gestalten.
  • “Permission and governance. A Work OS includes permission-setting and governance features over who can view, update, and enter data as well as who can integrate and automate work.” - Selbstverständlich bietet samarbeid die Möglichkeit, die Sichtbarkeit von Daten und Prozessen zu steuern. Dabei legen wir großen Wert darauf, dass unserer Nutzer:innen das Rechtemanagement verstehen und selbst definieren können. Denn wir verbinden Rechtemanagement mit Nachvollziehbarkeit. In samarbeid dürfen Nutzer:innen relativ viel tun (wenn etwas sichtbar für sie ist), gleichzeitig sind alle Aktionen im Detail immer nachvollziehbar.

Als fortgeschrittene Capabilities werden noch “Low-Code/no-code app creation”, “Tracking progress” und “Communication”, genannt. Wobei uns natürlich die Kommunikation besonders am Herzen liegt. Je mehr samarbeid in der Organisation genutzt wird, desto stärker bündelt es die interne Kommunikation. Und das ist auch gut so. Denn in samarbeid finden Gespräche immer im Kontext von Aufgaben (oder Daten) statt. Wer sich in endlosen Threads in seinem Messenger, in dem zig Themen durcheinander diskutiert werden, verloren fühlt, wird sich sehr wohl fühlen, in samarbeid immer im Fokus der aktuellen Aufgabe zu diskutieren.

Der Analyst Adam Rowe benennt als wichtigste Vertreter der Systemklasse Work OS ClickUp, Monday.com, Asana und Trello. Uns ist klar, dass samarbeid nicht den Funktionsumfang hat, den diese kommerziellen Systeme haben. Aber die Frage ist ja auch, ob all die Funktionen, die diese Lösungen anbieten, wirklich ein Gewinn für die tägliche Arbeit sind und ob sie darüber hinaus auch Nutzer:innen mit wenig IT-Know-How vollumfäglich und produktiv verwenden können.

Wir haben uns Gedanken gemacht, wie wir samarbeid im Vergleich zu anderen Work OS sehen. Selbstverständlich ist die gesamte Einschätzung unsere eigene Abschätzung - und daher vollkommen subjektiv. Aber eins zeigt sie durchaus: Samarbeid fühlt sich wohl als Work OS. Es passt wunderbar in diese Kategorie. Trotzdem ist samarbeid durch seinen Fokus auf Nutzer:innen mit wenig IT-Know-How und kleine Organisationen sowie dem Anspruch, als Open Source Lösung die digitale Souveränität jeder nutzenden Person zu stärken im Kern anders als die bekannten Lösungen. Ob anders gleich besser bedeutet, muss jedes Team selbst für sich herausfinden. Denn so individuell jedes der genannten Work OS und auch samarbeid ist, so individuell sind auch die Teams, die auf der Suche nach einer passenden digitalen Unterstützung für ihre gemeinsame Arbeit sind.