Managt eure Forschungsgruppe mit samarbeid

In eurer Forschungsgruppe oder an eurem Lehrstuhl sind viele Dinge gleichzeitig zu tun. Lehre, Forschung, Transfer, Gremienarbeit. Eine Unmenge an Fristen (Deadlines für Call for Papers, für Forschungsanträge, für Vertragsverlängerungen, für Projektberichte oder Gutachten) muss eingehalten werden. Die Gruppe arbeitet an vielen Stellen zusammen – aber oft fehlt der Überblick und es herrscht unnötiges Chaos. Die übliche hohe Fluktuation macht es schwer, einmal aufgebaute Strukturen für die Zusammenarbeit langfristig zu sichern.

Wenn ihr samarbeid für das Management eurer Forschungsgruppe oder eures Lehrstuhls nutzt, dann wird dies der Ort, in dem die Arbeitsabläufe der Gruppe zusammenlaufen. Es ermöglicht euch eine verbesserte Arbeitsorganisation, optimierte Arbeitsabläufe, echtes Wissensmanagement, vereinfachtes Reporting und verbesserte Kommunikation innerhalb der Forschungsgruppe. Mit samarbeid bekommt eure Forschungsgruppe eigenes eigenes Gedächtnis – denn samarbeid ist der Hub in dem alle Aufgaben, Prozesse, Daten, Dokumente und wichtige Kommunikation der Gruppe zusammenlaufen.

Was macht eine gutes Tool für das Management einer Forschungsgruppe aus?

Die Arbeit von Teams in Unternehmen unterscheidet sich von der Arbeit in eurer Forschungsgruppe in der Wissenschaft. Daher passen viele digitale Werkzeuge nicht so richtig, wenn ihr sie an eurem Lehrstuhl oder in einer Forschungsgruppe einsetzen wollt. Woran liegt das? Teams in der Wissenschaft sind relativ autonome Organisationseinheiten in Großorganisationen wir Universitäten, Hochschulen oder Forschungseinrichtungen. Ihr arbeitet stark vernetzt mit vielen Partnern außerhalb eurer eigenen Einrichtung habt dabei viele Freiheitsgrade. Gleichzeitig managt ihr viele unterschiedliche Aufgaben mit ganz unterschiedlichen rechtlichen Rahmenbedingungen – von der Abdeckung der klassichen Lehre, über Qualifizierungsarbeiten, Drittmittelprojekte mit privaten und öffentlichen Geldgebern, Publikationen, Ausgründungen und Veranstaltungen. Das erfordert eine sehr flexible, digitale Managementlösung:

Samarbeid ist im openCode-Verzeichnis für vertrauenswürdige Open-Source-Software für den öffentlichen Dienst des Zentrums für Digitale Souveränität (ZenDiS) gelistet. Das ist ein wichtiges internes Argument für den Einsatz von samarbeid an öffentlichen Hochschulen und Forschungseinrichtungen. Falls es Rückfragen von euren zentralen IT-Diensten geben solltet, dann sprechen wir gern mit eurem Ansprechpartner.

Einige wichtige Funktionen von samarbeid für eure Forschungsgruppe

Set-Up zum Management eurer Arbeitsgruppe mit samarbeid

Auch in eurer Arbeitsgruppe werden bestimmt heute schon etliche digitale Tools für die tägliche Arbeit genutzt. Das geschieht jedoch meistens sehr fragmentiert – so dass die Übersicht verloren geht und viel Kraft verwendet wird, um das alltägliche Chaos zu besiegen. Daher schlagen wir euch das folgende Set-Up vor, wie ihr Struktur und Flexibilität in die Arbeitsabläufe eurer Forschungsgrupp bekommt und gleichzeitig die bestehenden Werkzeuge gut zusammenführen könnt.

Samarbeid für das Management eurer Arbeitsabläufe, wie:

• Lehre
  • Planung und Durchführung von Lehrveranstaltungen
  • Betreuung von Qualifizierungsarbeiten (Projektarbeiten, Bachelorarbeiten, Masterarbeiten, Dissertationen)
• Arbeitgruppenmanagement
  • Dokumentation und Follow-Ups der wöchentlichen Arbeitsgruppensitzungen
  • Anbahnung und Akquise von Drittmittelprojekten
  • gruppeninterner Ideenspeicher und gruppenübergreifendes Wissensmanagement
  • Kontaktmanagement
• Forschungsmanagement
  • Abläufe zur Erstellung und Veröffentlichung von Publikationen
  • Projektmanagement zur Durchführung und für das Berichtswesen von Drittmittelprojekten
  • Forschungsdaten erfassen und managen – besonders geeignet für fallbasierte qualitative und quantitative Feldforschung
• Lehrstuhlmanagement
  • Teilnahme oder Leitung von Berufungskommissionen
  • Ausschreibung und Besetzung von Stellen (Hilfskräfte, Doktoranden, wissenschaftlich Mitarbeitende)
  • Management von Ämtern der akademischen Selbstverwaltung (Studiengänge, Fakultätsrat, etc.)

In vielen dieser Aufgaben werden auch hochschulinterne Systeme (Lehrmanagementsystem, HR-System, etc.) genutzt. Diese solltet ihr im Hauptmenü von samarbeid verlinken – und wenn möglich in den konkreten Aufgaben zu den relevanten Stellen in diesen Systemen zu verlinken, damit samarbeid euer Hub mit leichtem Zugang zu allen

E-Mails sind ein wichtiger Baustein des Managements in der Wissenschaft. Diese laufen über die Mailinfrastruktur eurer Hochschule oder Forschungseinrichtung – und das wird auch vorerst so bleiben. Wichtige Informationen (und Anlagen) aus bestimmten Mails sollten in den entsprechenden Aufgaben in samarbeid gespeichert werden.

Video-Chats sollten mit dem Video-Konferenzsystem eurer Hochschule / Forschungseinrichtung oder Big-Blue-Button durchgeführt werden. Mit einem Link dorthin im Hauptmenü von samarbeid finden alle im Team schnell den Weg zu den Video-Chats,

Chats für die Alltagskommunikation in eurer Gruppe mit Slack, Mattermost, Discord, Signal-Desktop oder einem anderen Messanger, auf den sich alle einigen können. Wichtig ist, dass ihr aus dem Hauptmenü von samarbeid darauf verlinkt. Und das wichtige Entscheidungen, die in diesen Alltagschats für eure Gruppe getroffen werden, in samarbeid in den zugehörigen Aufgaben dokumentiert werden, damit sie nicht in Vergessenheit geraten. Gut ist, wenn ihr dabei direkt auf eine Chatnachricht verlinken könnt. Und auch hier gilt: wirklich wichtige, interne Themen sollten lieber nicht über diese externen Systeme besprochen werde – da eignen sich die Kommunikationsfunktionen in samarbeid, um diese Konversationen im eigenen System zu lassen.

Kollaboratives Editieren von Dokumenten mit Overleaf oder einem anderen kollaborativen Editor. Hier ist wichtig, dass ihr für alle zu bearbeitenden Dokumente einen Teilen-Link erzeugen könnt, den ihr in den zugehörigen Aufgaben in samarbeid speichern könnt.

Dokumentencloud auf Basis von Nextcloud bieten fast alle Wissenschaftseinrichtungen (im Worst-Case habt ihr stattdessen Sharepoint). Das ist das gute, alte Netzlaufwerk in neuem Gewand. Der gößte Nachteil ist, dass eure Dokumente nicht im Kontext der zugehörigen Aufgabe gespeichert sind – sondern in einem Verzeichnis den irgendjemand irgendwann und irgendeinen Namen angelegt hat. Besser ist, wenn wichtige Dokumente in samarbeid direkt in den Aufgaben gespeichert sind. So sind sie leichter aufzufinden – und sind damit auch automatisch Bestandteil der Wissensbasis eurer Arbeitsbgruppe.

Digitales Lab-Notebook der eigenen Hochschule – und Verlinkung im Hauptmenü von samarbeid.

Terminfindung und Terminbuchung macht ihr am Besten mit dem DFN-Terminplaner. Wichtig ist ein Link zum Terminplaner im Hauptmenür von samarbeid den alle leicht finden.

Quellcode und Versionsverwaltung macht ihr am Besten mit Tools, die dafür optimiert sind, wie bspw. Gitlab. Auch hier ist ein Link im Hauptmenü wichtig. Auch in diesen Werkzeugen solltet ihr überlegen, welche Diskussionen in Issues und anderen Work Items so interne sind, dass sie eventuell erst einmal in samarbeid vorbesprochen werden sollten, bevor ihr das Ergebnis in öffentlichen Repositories disclosed.

Literaturmanagement werden alle individuell im Team mit Tools wie Zotero oder Menndely machen. Da ist häufig die persönliche Präferenz entscheidend. Wir empfehlen, das Paper – die für alle in der Arbeitsgruppe wichtig sind – direkt auch in samarbeid gesammelt werden um sie zum Teil des gruppeninternen Wissensmanagements zu machen.

Gruppenkalender braucht ihr nicht, denn alle Mitglieder der Gruppen haben ihre eigenen Kalender – die sie in verschiedene Kalenderapps integrieren und vor dort aus managen. Denn Termine werden dezentral organisiert. Und da steuert auch samarbeid etwas bei. Es erzeugt für alle fälligen Aufgaben eines Teammitgliedes einen individuellen Kalender, der per Link in Apps eingebunden werden kann.

Volle Datensouveränität – samarbeid als Open-Source-Alternative für Forschunsgruppen

Gerade dort wo es spannend wird sollten nicht alle mithören und mitlesen. Daher lohnt es sich für Forschungsgruppen darüber nachzudenken, wo die eigenen Daten, Dokumente und Kommunikationen gespeichert werden. Mit samarbeid gibt es eine Open-Source-Alternative für alle Forschungsgruppen die volle Souveränität über ihre Prozesse und Daten. Denn statt mit Trello, Meistertask oder Monday könnt ihr eure Aufgaben in den Boards von samarbeid datensouverän managen – und gleichzeitig besser auf eure Arbeitsabläufe anpassen. Und für euer Wissensmanagement mit Notion ist samarbeid auch eine gute Open-Source-Alternative.

Titelfoto von Adam Bezer auf Unsplash. Danke auch an Dom Fou.