samarbeid vs. Trello – ein Vergleich

Es gibt einige Tools zur digitalen Zusammenarbeit auf dem Markt – und jedes hat seine Vor- und Nachteile. Was unterscheidet diese von samarbeid und unter welchen Voraussetzungen sollte ich mir was genauer anschauen? Diese und weitere Fragen möchten wir hier für dich klären. In unserem ersten Trello-Vergleich stellen wir die beiden Werkzeuge in verschiedenen Kategorien gegenüber, sprechen über die Unterschiede und wann welches Tool sinnvoll ist.

Trello ist laut eigenen Angaben ein „Arbeitsmanagementtool“, welches „all deine Tasks, Tools und Teammitglieder“¹ zusammenbringt. Und wer schon einmal mit Trello gearbeitet hat, weiß: Hier geht es vor allem um das Management von Aufgaben. Daher fokussieren wir uns in diesem Vergleich auch direkt als erstes auf genau diesen Anwendungsbereich: Aufgabenmanagement.

Trello Vergleich 1: Aufgabenmanagement

Sowohl mit Trello als auch mit samarbeid könnt ihr also eure Aufgaben managen. Die Ansicht ist jeweils unterschiedlich: Während ihr bei Trello mit Kanbanboards arbeitet, folgt ihr bei samarbeid euren Prozessen. Beides hat seine Vorteile. Trello macht viel Sinn, wenn ihr viele Ad-Hoc-Aufgaben habt, bei denen das Team irgendwie den Überblick behalten soll. Samarbeid macht mehr Sinn, wenn ihr wiederkehrende Abläufe habt und ihr die professionelle Bearbeitung im Team sicherstellen wollt.

Sowohl bei samarbeid als auch bei Trello könnt ihr in euren Aufgaben Kommentare hinterlassen, Dateien anhängen, Checklisten erstellen, Beschreibungen hinzufügen und vieles mehr.

Bei Trello könnt ihr eure Aufgaben über Boards und Karten beliebig verschieben. Das ist praktisch für viele Einzelaufgaben, die gerne mal wandern.

Wenn ihr im Team allerdings Arbeitsabläufe habt, die immer ähnlich wiederkehren und verschiedene Aufgaben und Unteraufgaben umfassen, solltet ihr euch samarbeid genauer anschauen. Mit ein paar Klicks könnt ihr euch eure Prozesse so zusammenstellen, wie ihr sie auch tatsächlich nutzt. Damit ist jede Aufgabe am Ende auch immer direkt dem Prozess zugeordnet, zu dem sie gehört.

Und mit einer einfachen Erstellung von individuellen Vorlagen könnt ihr in samarbeid all eure Abläufe und Prozesse so hinterlegen, dass diese mit einem Klick immer wieder neu gestartet werden können. Anwendungsbeispiele dafür wäre das Planen von Veranstaltungen, die Dokumentation von Klient:innengesprächen oder Reportings.

Trello Vergleich 2: Teamkollaboration und Kommunikation

Sowohl bei samarbeid als auch Trello habt ihr die Möglichkeit, in jeder Aufgabe, Prozess und Dossier (samarbeid) sowie in in jeder Karte (Trello) Kommentare zu hinterlassen. Beide Tools haben keinen separaten Chat, sondern setzen auf die Kommentarfunktionen, um alle Infos und Diskussionen immer genau da zu haben, wo sie hingehören.

Sowohl in Trello als auch in samarbeid könnt ihr zu euren Aufgaben Teilnehmende hinzufügen, damit diese im Bilde sind. Bei samarbeid habt ihr dabei immer eine Person, die zur Hauptverantwortlichen für die Aufgabe gemacht werden kann – so ist immer klar, wer den Hut aufhat.

Auch die Rechteverwaltung ist in beiden Tools problemlos möglich – bei Trello über verschiedene Boards, und bei samarbeid über unterschiedliche Gruppen. So sieht jede Person nur das, was sie auch wirklich sehen soll.

Trello Vergleich 3: Datenverwaltung

In samarbeid und Trello ist es problemlos möglich, verschiedene Datenformate an Aufgaben zu hängen und so alle Daten an einem Ort zu haben. In samarbeid könnt ihr allerdings nicht nur Dateien hochladen, sondern habt auch Datenfelder für Zahlen, Auswahllisten, Ja-Nein-Entscheidungen, Telefonnummern, E-Mail-Adressen und viel mehr. So speichert euer Team die wichtigsten Daten direkt bei der Bearbeitung der Aufgabe. Diese Daten helfen euch nicht nur bei der Arbeit in samarbeid, sondern ihr könnt sie auch leicht als Excel-Datei herunterladen und weiterverwenden.

Mit samarbeid und den Dossiers gehen wir aber noch einen Schritt weiter: Diese sind Datensammlungen, Notizen, Akten und Kontaktverwaltung in einem. In den Dossiers können jegliche Arten von Daten abgelegt werden, die dann in Aufgaben und Abläufen spielend leicht verlinkt werden können. Somit wird samarbeid zum „digitalen Gedächtnis“ der Organisation.

Trello Vergleich 4: Sicherheit und Datenschutz

Trello gehört zur Firma Atlassian, zu der auch bekannte Produkte wie Jira und Confluence gehören. Der Hauptsitz von Atlassian ist in Sydney, Australien.

samarbeids Team sitzt in Leipzig, die Server sind in Europa. Ein weiterer Unterschied: samarbeid ist Open Source. Euer Vorteil ist, dass ihr ohne weiteres samarbeid auf euren eigenen Servern hosten könnt und damit volle Kontrolle über eure Daten, Prozesse und Dokumente behaltet.

Fazit

Trello ist leicht nutzbar, intuitiv zu bedienen und hat nicht umsonst viele begeisterte Nutzer:innen. Als Aufgabenmanagementtool ist es ganz oben auf der Liste vieler Teams. Wenn allerdings hohe Datenschutzanforderungen und das Arbeiten in Abläufen und Prozessen dazu kommen, lohnt sich ein Blick auf andere Tools.

Mit samarbeid habt ihr eine Open-Source-Alternative zu den big playern aus den USA, Australien oder Israel – und ihr habt die langfristige Hoheit über eure Daten.

Samarbeid wird entwickelt von einem Team aus Leipzig. Wir haben die Anforderungen kleiner Organisationen um deutschsprachigen Raum im Blick – und entwickeln eine Lösung, die dazu passt. Bei Fragen und Ideen habt ihr bei samarbeid immer einen Menschen, den ihr direkt ansprechen könnt.

Am Ende liegt es immer auch ein wenig an den Präferenzen. Wenn ihr im Team wiederkehrende individuelle Prozesse habt, alle eure wichtigen Dateien und Daten dabei direkt mit im System haben wollt und gleichzeitig hohe Anforderung an den Datenschutz habt, lohnt es sich auf jeden Fall, samarbeid in Betracht zu ziehen.

Mit unserem 30-Tage „samarbeid für euer Team“ Programm bekommt ihr den vollen Support inklusive live Onboarding, täglichem E-Mail Support und einer umfangreichen Hilfeseite. Nach den 30 Tagen sind wir natürlich auch weiterhin für euch da.

Foto von Dan Cristian Pădureț auf Unsplash

1. www.trello.com ↩︎