Sicherer Datentransfer mit samarbeid

In vielen Anwendungsfällen werden Dateien an externe Personen geschickt – in der Sozialwirtschaft beispielsweise Berichte, Gutachten oder andere Dokumente mit sensiblen, personenbezogenen Daten. Dabei werden oft einfach E-Mails benutzt. Aber E-Mails sind wie die gute alte Postkarte: Alle, die sie in die Hand bekommen, können mitlesen. Eine E-Mail läuft über viele Server und kann dabei ganz einfach gelesen und kopiert werden. Dass das bestimmt nicht der richtige Transportweg für wichtige Dokumente mit personenbezogenen Daten oder Betriebsgeheimnissen ist, spricht sich langsam herum.

Daher greifen viele Teams jetzt für den Datentransfer auf File-Transfer-Dienste wie WeTransfer zurück. Das ist zwar komfortabel, hat aber einige Nachteile. Der sicherlich größte ist, dass die Dateien auf den Servern des Anbieters gespeichert werden. Dazu kommt: Bei der kostenlosen Variante von WeTransfer laufen die Links nach kurzer Zeit ab, rund um eure Dokumente wird Werbung platziert, der Zugriff ist manchmal umständlich und ihr werdet nicht informiert, wenn die Daten heruntergeladen sind und der Download-Link offline gestellt werden könnte.

Mit samarbeid geht das für euer Team besser. Mit Hilfe der Zuarbeit könnt ihr Dateien sicher bereitstellen, die eure Empfänger:innen jederzeit herunterladen können – ohne Zeitdruck und ohne komplizierte Prozesse. Und das Beste: Die Dokumente sind sind nur in samarbeid – und damit auf euren eigenen Servern – gespeichert.

Warum Daten mit samarbeid versenden?

Viele Teams nutzen WeTransfer oder ähnliche Dienste, um schnell große Dokumente zu verschicken. Doch die Links haben eine begrenzte Gültigkeit (1 Woche in der kostenlosen Version!). Wenn die Datei nicht rechtzeitig heruntergeladen wird, ist sie weg und muss neu versendet werden. Das ist nicht nur mühsam, sondern auch fehleranfällig.

Mit samarbeid könnt ihr Dateien mit externen Personen teilen, ohne dass sie nach wenigen Tagen verschwinden. Das macht die Zusammenarbeit deutlich entspannter, weil niemand sich beeilen oder nachfragen muss, ob die Datei noch abrufbar ist. Zusätzlich ist alles, was ihr in samarbeid teilt, DSGVO-konform gespeichert und kann nicht aus Versehen in falsche Hände geraten. Und sobald der Empfänger die Zuarbeit abschließt, ist der Link offline und ihr werdet direkt in samarbeid informiert, dass die Daten übertragen sind. So behaltet ihr alles im Blick.

Besonders praktisch: Mit der Zuarbeit braucht die empfangende Person keinen eigenen samarbeid-Zugang, um die Datei herunterzuladen. Sie erhält einfach eine E-Mail mit einem sicheren Link – unkompliziert und direkt.

So funktioniert der sichere Datentransfer mit samarbeid

Die Nutzung der Zuarbeit-Funktion für den Dateiversand ist denkbar einfach:

1. Datei hochladen
Ihr legt in samarbeid eine neue Aufgabe an und ladet die Dateien hoch, die ihr verschicken möchtet. Dabei ist es egal, ob es sich um kleine Dateien wie PDFs oder Word-Dokumente handelt oder große Dateien und Formate – alles ist möglich. (Tipp: wenn es ganz schnell gehen soll, einfach eine Einzelaufgabe starten.)

2. Zuarbeit erstellen und versenden
Jetzt erstellt ihr eine Zuarbeit in dieser Aufgabe und schickt den generierten Link per E-Mail an die Person, die die Dateien erhalten soll.

3. Datei herunterladen – ohne Zeitdruck
Die empfangende Person kann die Datei jederzeit herunterladen – ohne eine Frist einhalten zu müssen und ohne sich registrieren zu müssen. So bleibt der Prozess maximal flexibel.

4. Status im Blick behalten
Ihr seht in samarbeid mit einem Blick, ob eine Zuarbeit noch aktiv ist. Hat die empfangende Person die Datei heruntergeladen, schließt sie die Zuarbeit ab. Der Link ist sofort offline und ihr werdet in samarbeid informiert.

Wann lohnt sich der Datentransfer mit samarbeid?

Der Datentransfer mit samarbeid ist besonders gut für Fälle geeignet, in denen Sicherheit und der Transfer großer Daten wichtig sind. Hier ein paar Beispiele:

• Sensible Gutachten oder Berichte: Oft müssen Fachkräfte Dokumente mit externen Partner:innen oder Klient:innen teilen. Mit samarbeid geht das sicher und ohne das Risiko, dass die Datei zu früh gelöscht wird.
• Rechtlich relevante Dokumente: Manche Dateien müssen langfristig verfügbar bleiben und dürfen nicht einfach ablaufen. In samarbeid kannst du das genau steuern.
• Große Dateien: Viele Dateien sind zu groß, um sie per E-Mail zu verschicken. In samarbeid könnt ihr große Dateien hochladen und per Zuarbeit versenden.
• Datenaustausch mit externen Partner:innen: Ob Dienstleister:innen, Behörden oder Kooperationspartner:innen – Zusammenarbeit wird einfacher, wenn alle Beteiligten jederzeit auf die wichtigen Unterlagen zugreifen können.

Jetzt selbst ausprobieren

Ihr wollt den sicheren Datentransfer mit samarbeid selbst testen? Dann startet in unserem Demosystem eine Einzelaufgabe, ladet eine Datei hoch, und teilt den Zuarbeits-Link mit dem Empfänger dieser Datei. Alle die sofort starten wollen: registriert euch jetzt für euren eigenen Workspace!

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Foto von Daria Nepriakhina 🇺🇦 auf Unsplash.