Kontaktdaten verwalten mit samarbeid

Kontaktdaten verwalten mit samarbeid

Alle Organisationen brauchen intern einen Ort, an dem alle Kontakte gespeichert werden, um damit weiterzuarbeiten und Informationen über die Kontakte intern zu teilen. Vermutlich ist auch euer Team noch nicht zufrieden damit, wie ihr eure Kontaktdaten pflegt und nutzt. Denn oft werden Kontaktdaten in gemeinsame Excel-Listen eingetragen oder in E-Mail-Programmen verteilt gespeichert. Andere nutzen CRM-Tools (CRM = Customer Relationship Management), um die Daten strukturiert einzutragen. Allerdings führen viele dieser Methoden entweder schnell zu veralteten Informationen oder unübersichtlichen Strukturen – und oft zu Mehrarbeit und Doppeleingaben.

Mit samarbeid könnt ihr genau das ändern. Mit Dossiers könnt ihr euer Kontaktdatenmanagement in samarbeid genau so gestalten, wie es euer Team benötigt. Und das Beste: Alle Kontaktdaten bleiben nicht nur immer aktuell, übersichtlich und strukturiert. Dank samarbeid behaltet ihr auch die Kontrolle über eure personenbezogenen Kontaktdaten und speichert sie nicht irgendwo in der Cloud.

samarbeid Dossiers für Kontaktdaten

Flexible Verwaltung eurer Kontaktdaten – individuell und verknüpft

Viele Teams arbeiten mit Excel-Listen oder klassischen CRMs, um ihre Kontaktdaten zu verwalten. Doch diese Methoden bringen oft eine Reihe von Herausforderungen mit sich. Excel-Listen verlieren schnell an Übersichtlichkeit, besonders wenn immer neue Spalten und Informationen hinzugefügt werden. Ohne ein zentrales System für die Pflege von Daten entstehen häufig veraltete Informationen, da Änderungen nicht in Echtzeit nachgetragen oder versehentlich in verschiedenen Versionen der Datei gespeichert werden. Dies führt zu unnötiger Doppelarbeit und Verwirrung innerhalb des Teams. Niemand verbringt gern seine Arbeitszeit mit dem „Nachziehen“ der Kontaktdaten in der zentralen Excel-Tabelle – entsprechend sieht sie auch nach kurzer Zeit aus.

Ähnlich sieht es bei vielen herkömmlichen CRM-Tools aus. Denn sie sind zu starr, um den individuellen Bedürfnissen des Teams gerecht zu werden. Diese Tools bieten oft keine Flexibilität, um Datenfelder anzupassen oder Kontakte in der gewünschten Weise zu verknüpfen. Stattdessen muss man sich an die vorgegebene Struktur des Systems anpassen – was besonders dann problematisch wird, wenn die Anforderungen des Teams von der Standardstruktur abweichen. Und das wichtigste: wenn ihr eure Arbeitsabläufe in dem einen Tool managt und eure Kontakte in einem CRM-Tool, dann habe ihr zwei digitale Inseln, die nur mühsam miteinander verbunden werden können.

Mit samarbeid könnt ihr eure Kontaktdaten individuell managen, ohne an starre Strukturen gebunden zu sein. Erstellt euch einfach eine Dossiervorlage „Kontakt“ und schon geht es los. Die flexiblen Datenfelder lassen sich exakt nach den Bedürfnissen eures Teams anpassen. Ihr könnt die Daten jederzeit aktualisieren, und alle Änderungen sind sofort für alle Teammitglieder sichtbar – so geht nichts verloren und alle arbeiten immer mit den aktuellsten Informationen. Das wichtigste: in samarbeid könnt ihr Kontakte miteinander und in Aufgaben zu verknüpfen, sodass zum Beispiel Klient:innen mit ihren Angehörigen oder Sponsoren mit den entsprechenden Projekten verknüpft werden können. Dies ermöglicht eine klar strukturierte und einfache Verwaltung, ohne dass dabei wichtige Beziehungen oder Daten übersehen werden. Dank der leicht zu managenden Sichtbarkkeitsregeln in samarbeid ist „nebenbei“ noch sichergestellt, dass alle im Team nur die Informtionen über Kontakte sehen können, die sie sehen dürfen.

Für wen eignet sich das Kontaktdatenmanagement mit samarbeid?

Das Verwalten von Kontaktdaten mit samarbeid ist ideal für alle Teams, die ihre Kontaktpflege individuell strukturieren und diese in Aufgaben direkt verknüpfen wollen. Beispiele:

  • Soziale Einrichtungen: Übersichtliche Verwaltung von Klient:innen, Angehörigen und internen Teams.
  • Organisationen mit Partner:innen und Sponsoren: Strukturierte Übersicht über Förderprogramme und Kooperationspartner:innen.
  • Lieferant:innen- und Dienstleister:innen-Management: Alle relevanten Informationen an einem Ort gebündelt.
  • Netzwerke und Verbände: Verwaltung von Mitgliedern und Ansprechpartnern sowie deren Beziehungen untereinander.

Mit samarbeid wird Kontaktdatenmanagement so flexibel, wie es euer Team braucht. Schluss mit starren CRM-Tools und chaotischen Excel-Listen – arbeitet stattdessen mit einem System, das sich an eure Arbeitsweise anpasst. Eure Kontakte bleiben nicht nur übersichtlich, sondern auch jederzeit aktuell und nachvollziehbar.

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Titelfoto von Miles Burke auf Unsplash.


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