Dossiers

Neben Aufgaben sind Dossiers besonders wichtige Elemente in samarbeid. Du kannst diese für alles anlegen, was ihr in euren Prozessen „verwaltet“. Das können Kunden, Maschinen, Verträge oder Veranstaltungen sein. Die Dossiers geben dir dann einen 360°-Blick auf jeden einzelnen dieser Kunden, Maschine oder Veranstaltung.

Wofür benutze ich Dossiers?

Linker Bereich

Mittlerer Bereich
….Titel eines Dossiers
….Status eines Dossiers
….Stammdaten eines Dossiers
….Dossier löschen
….Kommentare in einem Dossier
….Historie eines Dossiers
….Referenzen in Aufgaben
….Referenzen in Dossiers

Rechter Bereich
….Sichtbarkeit

Liste aller Dossiers
͏͏͏͏….Dossier erstellen
….Aktuelle Liste exportieren

Wofür benutze ich Dossiers?

Dossiers sind auf dem ersten Blick etwas schwerer zu verstehen. Aber sie sind sehr hilfreich, um einfach all deine Prozesse und Daten in samarbeid miteinander zu verknüpfen. Mit Dossiers entsteht das vernetzte organisationale Gedächtnis für eure Organisation. (Hier haben wir uns Gedanken gemacht, was das alles mit Niklas Luhmanns Zettelkasten zu tun hat.)

Du kannst Dossiers für all die Dinge nutzen, die in mehreren Prozessen vorkommen können – wie Personen, Veranstaltungen oder Bücher. Mit Dossiers kannst du Prozesse vernetzen.

Die meisten Daten, die in samarbeid bei der Bearbeitung von Aufgaben entstehen, werden Prozessen gespeichert. Aber es gibt Dinge, die nicht nur in einem Prozess vorkommen. Das können Personen, Veranstaltungen oder Inventargegenstände sein. Für diese Dinge, die in mehreren Prozessen vorkommen können, erstellst du in samarbeid Dossiers.

In der Abbildung oben siehst du zwei unterschiedliche Prozesse. Ein Prozess zum Ausleihen eines Gegenstandes und ein Prozess zu einer Konferenzteilnahme. In beiden Prozessen ist Selma involviert. Daher gibt es eine Dossier Selma mit der Dossiervorlage Kontakt. In diesem Dossier werden die sogenannten Stammdaten zu Selma gespeichert. Das sind Daten, die direkt und prozessunabhängig zu Selma gehören. Das kann ihre E-Mail-Adresse, die aktuelle Büronummer oder auch ihr Geburtsdatum sein. Im Prozess Ausleihen wird ein Datenfeld Wer? erstellt, in dem ein Dossier verlinkt werden kann, welches in diesem Prozesses ein Buch ausleiht.

Genau wie für eine Person gibt es auch für jedes ausleihbare Buch ein Dossier. Wie bspw. für das Harry-Porter-Buch, dass sich Selma ausgeliehen hat. Sobald ein Dossier in einem Datenfeld in einem Prozess verlinkt ist, wird diese Beziehung auch im Dossier angezeigt. So siehst du bei Selma alle Dinge, die sie sich in der Vergangenheit ausgeliehen hat, und bei dem Harry-Porter-Buch alle Leute, die sich das Buch in der Vergangenheit ausgeliehen haben.

Stammdaten für das Dossier Selma (Link zum Demosystem)

Selma wird sich nicht nur Bücher ausleihen, sondern vielleicht auch ganz andere Dinge machen. So bspw. an einer Konferenz teilnehmen. Ihr Dossier wird dann in einem Prozess Konferenzteilnahme verlinkt, genauso wie das Dossier für die Konferenz. Im Dossier von Selma siehst du daduch auch, an welchen Konferenzen sie alles schon teilgenommen hat. Und im Dossier für die Konferenz siehst du, wer alles daran teilgenommen hat.

Übersicht über alle Prozesse in denen das Dossier Selma involviert war und ist (Link zum Demosystem)

Dadurch, dass du Dossiers in den Prozessen nutzt entsteht ein 360°-Blick auf die Dinge in den Dossiers. Durch die Dossiers kannst du alles, was du in samarbeid speicherst miteinander vernetzten. ↑ Top

Der Aufbau alles Dossiers ist gleich. Der linke Bereich dient der Navigation. Hier kannst du wählen, ob du im mittleren Bereich die Stammdaten des Dossiers, die Referenzen in Aufgaben oder die Referenzen in Dossiers anschauen buw. bearbeiten möchtest.

Der mittlere Bereich

Im mittleren Bereich eines Dossiers bearbeitest du die Daten des Dossiers. Zusätzlich kannst du mit Kommentaren über das Dossier diskutieren. Beachte dabei, dass nur die Nutzer:innen über deinen Kommentar benachrichtigt werden, die du im Text direkt erwähnst.

Titel

In der Dossiervorlage ist festgelegt, aus welchem Datenfeld bzw. Datenfeldern des Dossiers sich der Titel des Dossiers automatisch ableitet.

✏️ Titel ändern – Du kannst den Titel des Dossiers ändern, wenn du einen neuen Wert in die Datenfelder eingibst, aus denen der Titel automatisch generiert wird. ↑ Top

In der Dossiervorlage Kontakt im Demosystem ist fesgelegt, dass sich der Titel jedes Dossiers dieser Vorlage aus dem Datenfeld Vor- und Nachname automatisch ableitet. Wenn du den Wert dieses Datenfeldes änderst, ändert sich automatisch der Titel des Dossiers.

Status

Im Gegensatz zu Aufgaben hat ein Dossiers keinen Lebenszyklus. Daher hat ein einmal erstelltes Dossier immer den Status erstellt. Du kannst ein Dossier löschen 🗑️, wenn du es in samarbeid nicht mehr benötigst. ↑ Top

Stammdaten

✏️ Die Stammdaten des Dossiers, wie bspw. die E-Mail-Adresse, das Geburtsdatum oder die Büronummer einer Person, kannst Du in den vorgegebenen Datenfeldern speichern. Hierbei stehen dir die selben Arten von Datenfelder wie in den Aufgaben zur Verfügung.

⚠️ In Dossiers wird derzeit nicht angezeigt, durch wen und wann die letzte Änderung an einem Datenfeld durchgeführt wurde. Auch in der Historie ist derzeit nur einsehbar, wann und von wem ob ein Datenfeld bearbeitet wurde.

Die Struktur der Datenfelder in einem Dossier wird durch die zugehörige Dossiervorlage definiert. Dort legst du fest, mit welchen Datenfeldern die Stammdaten des Dossiers gespeichert werden sollen. ↑ Top

Dossier löschen 🗑️

✏️ Du kannst jedes Dossier löschen. Nutze dafür im Drei-Punkte-Menü den Menüpunkt Dossier löschen.

⚠️ Beim Löschen eines Dossiers werden alle Stammdaten und alle Referenzen in Aufgaben und anderen Dossiers unwiederbringlich gelöscht.

✉️ Da es für Dossiers keine Verantwortlichen gibt, wird auch niemand darüber informiert, wenn du ein Dossier löschst. ↑ Top

Kommentare

Du kannst mit anderen Nutzer:innen mit Hilfe der Kommentare im Kontext der Dossiers kommunizieren.

✉️ Da es für Dossiers keine Verantwortlichen und keine Teilnehmenden gibt, wird – im Gegensatz zu Aufgaben – niemand automatisch über deine Kommentare informiert. Du kannst aber – wie überall in den Kommentaren – andere Nutzer:innen und Gruppen referenzieren. Alle Nutzer:innen und Gruppen, die in einem Kommentare durch @ referenziert werden, erhalten automatisch eine Benachrichtigung. ↑ Top

Historie

Dossiers haben eine Historie. In der Historie ist derzeit nachvollziehbar, wann ein Dossier erstellt wurde, sowie wann und von wem ein Datenfeld bearbeitet wurde. ↑ Top

Referenzen in Aufgaben

In den Aufgaben kannst du Links zwischen Aufgaben und Dossiers erstellen. Dazu nutzt du Datenfelder der Art Verknüpfung zu Dossiers. Diese Datenfelder haben einen Name und legen fest, welche Art von Dossiers ausgewählt werden dürfen.

Datenfelkd mit dem Namen Ausleihende Person in einer Aufgabe zur Auswahl eines verknüpften Dossiers

Sobald in einer Aufgabe ein Dossier in einem solchen Datenfeld genutzt wird, ist diese Verknüpfung auch in dem Dossier zu sehen. Dazu musst du in der Navigation des Dossiers den Bereich Referenzen in Aufgaben auswählen.

Mit einem Blick ist zu erkennen, dass Selma das Buch Harry Porter und der Stein der Weisen ausgeliehen hat und der Prozess noch aktiv ist.

Dort siehst du für jede Nutzung des Dossiers in einer Aufgabe etliche Infos, die dir helfen sollen, sofort zu verstehen, für was dieses Dossier genutzt wurde. Du siehst den zugehörigen Prozess, seinen aktuellen Status und alle anderen Dossiers, die auch im Kontext dieses Prozesses genutzt wurden. Mit einem Klick gelangst du in den zugehörigen Prozess oder zu den anderen Dossiers.

✏️ Du kannst in den Dossiers nichts an deren Zuordnung zu Aufgaben ändern. Möchtest du etwas ändern, dann musst du das in dem zugehörigen Prozess machen. ↑ Top

Referenzen in Dossiers

Du kannst nicht nur Verknüpfungen zwischen Aufgaben und Dossiers erstellen, sondern auch zwischen zwei Dossiers. Ein klassischer Fall ist die Zuordnung zwischen einer Person und der Organisation, für die sie arbeitet.

Ein Screenshot für ein Beispiel einer Verknüpfung zwischen Dossiers.
Um für Kontakte zu speichern, für welche Organisation sie arbeiten, bietet es sich an, dies als Verknüpfung zwischen Dossiers zu speichern. In dem Beispiel entsteht so eine Verknüpfung zwischen Selma und dem Unternehmen BigBox Social Media.

✏️ In dem Dossier, in dem du die Verknüpfung pflegst, siehst du das verknüpfte Dossier in den Stammdaten und kannst die Zuordnung bearbeiten.

Wenn du in einem Dossier in der linken Navigation den Bereich Referenzen in Dossiers siehst, dann bedeutet dies, dass dieses Dossier in den Stammdaten anderer Dossiers genutzt wird. In diesem Bereich siehst du, in welchen anderen Dossiers dieses Dossier in den Stammdaten benutzt wird. ✏️ Mit einem Klick gelangst du zu den entsprechenden Dossiers und kannst die Angaben dort ändern. ↑ Top

Hier wird deutlich, dass das Dossier für das Unternehmen BigBox Social Media in den Stammdaten von zwei Dossiers – nämlich von Selma und Marie – genutzt wird.

Der rechte Bereich

Dossiers haben keine Verantwortlichen und Teilnehmer. Daher wird im rechten Bereich des Dossiers ausschließlich die Sichtbarkeit des Dossiers angezeigt.

Sichtbarkeit

Screenshot der Sichtbarkeit eines Dossiers als Beispiel.
Dieses Dossier ist sichtbar für alle Mitglieder der Gruppe Entwicklung.

👁️ Die Sichtbarkeit eines Dossiers leitet sich immer aus der Sichtbarkeit der Dossiervorlage ab. Jeder Dossiervorlage werden Gruppen zugeordnet. Wenn du Mitlgied mind. einer dieser Gruppne bist, dann ist das aktuelle Dossier für dich sichtbar. Und es ist ebenfalls sichtbar für alle anderen Mitglieder aller Gruppen, die an dieser Stelle angezeigt werden. ↑ Top

Liste aller Dossiers

Die Liste aller Dossiers erreichst du über den Menüpunkt DOSSIERS im Header.

Ein Screenshot der Liste aller Dossiers im Demosystem.
Liste aller Dossiers im Demosystem.

Die Liste zeigt jedes Dossier an, wie bspw. das Dossier BigBox Social Media. Dieses Dossier hat die Dossiervorlage Unternehmen.

Du kannst für die Liste der Dossiers Filter anwenden. Damit kannst du die Liste der Dossiers nach wichtigen Kriterien filtern. Du kannst die folgenden Filter nutzen:

  • Titel / Subtitel – zeigt nur die Dossiers an, bei denen das eingegeben Wort im Titel oder in der zweiten Zeile (dem Subtitel) steht.
  • Dossiervorlage– – zeigt nur die Dossiers an, die den ausgewählten Dossiervorlagen zugehörig sind.

Du kannst die Liste der Dossiers zudem nach einige Kriterien wie Bearbeitungsdatum oder Titel sortieren. ↑ Top

Dossier erstellen

✏️ Du kannst ein neues Dossier über den Menüpunkt DOSSIER ERSTELLEN erstellen. Dabei wählst du im ersten Schritt aus, für welche der existierenden Dossiervorlagen ein neues Dossier erstellt werden soll.

Ein Screenshot eines neue Dossiers, das erstellt werden soll.
Dialog zum Erstellen eines neuen Dossiers der Dossiervorlage Kontakt. Die Datenfelder Vor- und Nachname und E-Mail Adresse sind erforderlich. Das Dossier kann erst erstellt werden, wenn in diesen Datenfeldern gültige Werte eingetragen sind.

Im darauf folgenden Dialog kannst du einige Stammdaten für das neue Dossier eingeben. Welche Datenfelder im Erstellungsdialog erscheinen sollen, wird in der Dossiervorlage festgelegt. Einige Datenfelder können als erforderlich markiert sein. Erst wenn mindestens diese Felder einen Wert haben, kannst du den Button SPEICHERN das neue Dossier erstellen. ↑ Top

Aktuelle Liste exportieren

Wenn du die Daten in deinen Dossiers außerhalb von samarbeid weiter verwenden willst, dann kannst du diese als Microsoft Excel-Arbeitsblatt (.xlsx) herunterladen. In der Excel-Tabelle findest du für jedes Datenfeld der Stammdaten des Dossiers eine Spalte. Für alle Spalten ist direkt ein Wertefilter eingebaut, so dass du komfortabel mit deinen Daten in Excel weiter arbeiten kanns. Referenzen in Aufgaben und in Dossiers werden durch den Export nicht mit ausgegeben.

Ein Beispiel für eine aus samarbeid exportierte Liste in Excel.
Excel-Tabelle mit Daten der Dossiers aus der Dossiervorlage Kontakt im Demosystem

Für das Herunterladen der Daten wählst du im Drei-Punkte-Menü der Liste aller Dossier den Menüpunkt Aktuelle Liste exportieren. Es werden die Daten aller Dossiers exportiert, die auf Basis der aktuellen Filtereinstellungen sichtbar ist.

👁️Alle Nutzer, die ein Dossier sehen, können auch die Daten der Dossier herunterladen. ↑ Top


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