Mit samarbeid auf dem Weg zur datenbasierten Fallakte – die RVI 2023

Ende Oktober 2023 fand an der HTW Dresden die GI-Tagung für Rechts- und Verwaltunginformatik RVI 2023 statt. Das samarbeid-Team war bereits im Frühjahr dem Aufruf zur Einreichung eines Beitrags gefolgt. Denn wir halten samarbeid für ein spannendes Werkzeug im Kontext der Digitalisierung des Verwaltungshandelns der öffentlichen Hand. Wie die datenbasierte Fallakte damit zusammenhängt und welcher Appell uns besonders im Gedächtnis geblieben ist, erfährst du in diesem Beitrag.

Warum halten wir samarbeid für so geeignet im Zuge der Digitalisierung der Verwaltung der öffentlichen Hand? Nicht weil wir samarbeid als direktes Werkzeug für die öffentlichen Verwaltung sehen. Sondern weil wir sehen, dass viele unserer Nutzerorganisationen fallbasiert arbeiten. Beispiele sind die Klientenarbeit in Beratungsstellen oder in Anwaltskanzleien, Begutachtungen durch Sachverständigenbüros, viele Aspekte der sozialen Arbeit oder auch im Fördermittelsystem und Technologietransfer. Überall dort gibt es Fälle, die eine festgelegte, aber nicht zu starre Ablaufstruktur haben. Zusätzlich gibt es dort oft Dokumentations- und Reportingpflichten – und gleichzeitig eine große Notwendigkeit, dass Teams frustfrei und termintreu digital zusammenarbeiten.

Alles zusammen ist das perfekte Anwendungsszenario für samarbeid. Und dabei ist gut zu sehen, dass während der Nutzung von samarbeid Fallakten direkt in samarbeid entstehen. Was diese datenbasierte Fallakte dann von einer „klassischen Fallakte“ in einem Leitz-Ordner oder in einem Dokumentenmanagementsystem unterscheidet? In samarbeid werden nicht nur gescannte Dokumente in einem Ordner abgelegt – sondern es werden gleichzeitig auch alle fallbezogenen Daten erfasst. Und das alles im Kontext der in den Fällen umgesetzten Aufgaben und den zugehörigen Kommentaren. Alles an einem Ort und leicht wiederzufinden.

Das alles haben wir nicht nur in unserer Präsentation vorgestellt, sondern dazu auch einen detailreichen Artikel im Tagungsband der RVI23 veröffentlicht. Dort könnt ihr auch lesen, welche Anforderungen an digitale Akten bestehen – und wie samarbeid diese bereits heute für die digitale, datenbasierte Fallakte umsetzt.

Und was hat das alles mit der Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung zu tun? Wir sehen, dass viele unserer Nutzerorganisationen viele Schnittstellen zu öffentlichem Verwaltungshandeln haben – in der Kommunikation, für Reportings oder weil es Dokumentationspflichten gibt. Je weiter die Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung voranschreitet, desto mehr Anforderungen kommen damit auch an unsere Nutzerorganisationen. Eine dieser Anforderungen ist bspw. das Liefern der Reportings über digitale Schnittstellen. Mit samarbeid ist man dann sehr gut aufgestellt – denn die eigene Arbeit ist schon weitgehend digital verwaltet und dokumentiert. So ist es dann mit wenig Aufwand verbunden, diese Schnittstellen zu bedienen.

Aber wir waren nicht nur auf der RVI, um samarbeid vorzustellen. Wir haben auch viele interessante Gespräche geführt und neue Kontakt geknüpft. Besonders eindringlich für uns waren die vielen Apelle der Anwesenden, die Digitalisierung der Verwaltung mit großem Nachdruck voranzutreiben. Das Funktionieren und die Zuverlässigkeit der öffentlichen Verwaltung sind ein wichtiges Fundament für das Vertrauen in die Demokratie – so das oft gehörte Narrativ. Die Verantwortung ist hoch – und die Aufgaben sind riesig und komplex. Hoffen wir, dass aus Dresden viele gute Ideen und Impulse zur beschleunigten Modernisierung und Digitalisierung der Verwaltung mitgenommen wurden.