Dossiervorlagen
Dossiervorlagen legen den Aufbau und die Struktur von allen Dossiers fest, die aus der Vorlage erstellt werden.
⚠️ Im Gegensatz zu Prozessvorlage führt eine Änderung der Dossiervorlage (bspw. hinzufügen eines weiteren Datenfelds) dazu, dass sofort die Struktur aller zugehörigen Dossiers geändert wird.
Dossiervorlage erstellen
Dossiervorlage umbenennen
Titel der Dossiers konfigurieren
Datenfelder konfigurieren
Benennung von Referenzen in Dossiers anpassen
Dossiervorlage löschen
Dossiervorlage erstellen
Alle Nutzer:innen in samarbeid können eine neue Dossiervorlage erstellen. Dazu musst du DOSSIERVORLAGE ERSTELLEN in der Liste der Dossiervorlagen wählen.
Zum Erstellen einer Dossiervorlage musst du Name und kannst eine Beschreibung der Dossiervorlage eingeben. Der Name darf noch nicht vergeben sein.
Wenn du Nutzer:in mit Administrationsrechten bist, dann kannst du direkt im Erstellungsdialog auswählen, welchen Gruppen die neue Dossiervorlage zugeordnet werden soll. Du kannst auch eine Dossiervorlage ohne Zuordnung erstellen.
Wenn du Nutzer:in ohne Administrationsrechte bist, dann wird deine neue Dossiervorlage automatisch der Gruppe Alle zugeordnet. Dadurch ist die Vorlage für alle Nutzer:innen in samarbeid sichtbar. Wenn du das ändern willst, musst du eine Nutzer:in mit Administrationsrechten darum bitten, die Dossiervorlage einer anderen Gruppe zuzuordnen.
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Dossiervorlage umbenennen
Alle Nutzer:innen für die eine Dossiervorlage sichtbar ist, können die Dossiervorlage umbenennen.
Du kannst Dossiervorlagen auf der Seite der Dossiervorlage umbenennen. Diese Seite erreichst du über die Liste der Dossiervorlagen. Dort wählst du den Navigationsbereich Allgemein.
Du benennst die Dossiervorlage um, wenn du das Datenfeld Name änderst. Durch eine Änderung des Datenfelds Beschreibung änderst du die Beschreibung der Dossiervorlage.
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Titel der Dossiers konfigurieren
Bei Aufgaben und Prozessen kannst du individuelle Titel vergeben. Bei Dossiers werden die Titel der einzelnen Dossiers immer automatisch aus den Werten festgelegter Datenfelder erzeugt. Alle Nutzer:innen für die eine Dossiervorlage sichtbar ist, können die Konfiguration der Dossiertitel anpassen.
Jedes Dossier hat einen Titel sowie einen Subtitel. Der Subtitel wird in allen Listen mit angezeigt. Du kannst in der Liste aller Dossiers mit dem Filter Titel / Subtitel des Dossiers Dossiers mit bestimmten Werten im Titel und Subtitel herausfinden.
Du kannst die Datenfelder auf der Seite der Dossiervorlage konfigurieren. Diese Seite erreichst du über die Liste der Dossiervorlagen. Dort findest du die Auswahlmöglichkeiten für Datenfelder für den Titel und Datenfelder für den Subtitel. Dort kannst du alle Datenfelder, die in der Dossiervorlage verfügbar sind, auswählen.
⚠️ Sollte ein Dossier in einem ausgewählten Datenfeld keinen Wert haben, wird nichts angezeigt. Sollte ein Dossier in keinem der ausgewählten Datenfelder einen Wert haben, zeigt samarbeid den technischen Namen des Dossiers an.
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Datenfelder konfigurieren
Alle Nutzer:innen für die eine Dossiervorlage sichtbar ist, können den Aufbau der Dossiers anpassen.
Du kannst die Datenfelder auf der Seite der Dossiervorlage konfigurieren. Diese Seite erreichst du über die Liste der Dossiervorlagen. Dort wählst du den Menüpunkt Dossiervorlage löschen im Drei-Punkte-Menü.
Der Bereich Datenfelder legt fest, welche Datenfelder jedes der Dossiervorlage zugehörige Dossier hat.
Die Reihenfolge der Einträge in dem Bereich Datenfelder entspricht der Reihenfolge, die die Datenfelder in allen Dossiers haben. Du kannst mit dem Handle zu Beginn des Listeneintrage die Position verändern.
Im Drei-Punkte-Menü des Bereichs Datenfelder kannst du neue Datenfelder oder neue Hinweisfelder hinzufügen. Dabei stehen dir alle Arten von Datenfeldern in samarbeid zur Verfügung.
Beim Hinzufügen (und bearbeiten) eines Datenfelds hast du für jedes Datenfeld drei Optionen:
- Erforderlich beim Erstell und Aktualisieren eines Dossiers. Wenn diese Option aktiviert ist, dann stellt samarbeid sicher, dass jedes Dossier einen Wert in diesem Datenfeld hat. (Beachte: wird diese Option nachträglich eingeschaltet oder ein erfoderliches Datenfeld nachträglich hinzugefügt, dann existieren Dossiers, bei denen das Datenfeld keinen Wert hat.) Erforderliche Datenfelder werden immer im Erstellungsdialog für ein neues Dossier angezeigt.
- Eingabe beim Erstellen des Dossiers ermöglichen. Wenn diese Option aktiviert ist, dann wird dieses Datenfeld im Erstellungsdialog eines neuen Dossiers angezeigt.
- Wert muss für jedes Dossier unterschiedliche sein (Duplikate verbieten). Wenn diese Option aktiviert ist, dann stellt samarbeid sicher, dass es keine zwei Dossiers mit identischen Werten gibt. (Beachte: Wird diese Option nachträglich aktiviert, dann kann es sein, dass in alten Dossiers noch Duplikate existieren).
Über das Drei-Punkte-Menü des jeweiligen Listeneintrags kannst du Datenfelder aus der Dossiervorlage Löschen und diese Bearbeiten.
⚠️ Derzeit kannst du nur die Namen der Datenfelder ändern. Ein Ändern der Art des Datenfeldes ist nicht möglich. Bei Datenfeldern mit Konfiguration (bspw. bei Zahlen mit Kommastellen) kannst du teilweise diese Konfiguration ändern.
⚠️ Du kannst jederzeit Datenfelder in Dossiervorlagen löschen. Aber Achtung: damit löschst du auch alle zu den Datenfeldern gehörigen Daten in den Dossiers!
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Benennung von Referenzen in Dossiers anpassen
Du kannst in Dossiers Datenfelder für die Verknüpfung mit an deren Dossiers anlegen.
In dem Dossier, in dem du dieses Datenfeld nutzt, wird dies als eines von vielen Stammdaten angezeigt.
In dem verknüpften Dossier (im Beispiel wäre das das Dossier für BigBox Social Media) wird dies als Referenzen in Dossiers angezeigt.
Wie diese Referenzen in Dossiers genau angezeigt werden, kannst du in der Dossiervorlage einstellen. Wenn du nichts konfigurierst, dann werden die Titel der beiden Dossiervorlage angezeigt, um zu verdeutlichen, um welche Beziehung es sich handelt.
In diesem Beispiel macht es ev entuell Sinn, diese Beziehung von einem Unternehmen zu einem Kontakt als Mitarbeiter:innen zu bezeichnen. Das kannst du über den Bereich Referenzen in Dossiers in der Dossiervorlage anpassen.
Dort findest du alle Beziehungen, bei denen Dossiers dieser Dossiervorlage als Wert in einem Datenfeld Verknüpfung zu Dossiers genutzt wurden.
Über das Drei-Punkte-Menü jeder einzelnen Referenz kannst du deren Benennung ändern. So ändert sich die Anzeige von „Kontakt * Unternehmen“ in Mitarbeiter:innen. Wenn du die Option Referenz auch anzeigen, wenn keine Dossiers verknüpft sind wählst, dann wir diese Referenz in allen Dossiers angezeigt, auch wenn das aktutelle Dossier mit keinem anderen Dossier über diesen Weg verknüpft ist.
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Dossiervorlage löschen
Alle Nutzer:innen für die eine Dossiervorlage sichtbar ist, können die Dossiervorlage löschen.
Du kannst Dossiervorlagen auf der Seite der Dossiervorlage löschen. Diese Seite erreichst du über die Liste der Dossiervorlagen. Dort wählst du den Menüpunkt Dossiervorlage löschen im Drei-Punkte-Menü.
⚠️ Du kannst Dossiervorlagen nur löschen, wenn alle zugehörigen Dossiers gelöscht wurden.
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