Prozesse
Der Kern von samarbeid sind Aufgaben. Für größere Ziele müssen häufig mehrere Aufgaben umgesetzt werden. Diese werden in samarbeid dann in Prozessen zusammengefasst. Ein Prozess ist eine Abfolge von Aufgaben die ein gemeinsames großes Ziel haben. Die Abblauflogik eines Prozesses – also welche Aufgaben in welcher Reihenfolge umgesetzt werden sollen – wird in der Prozessvorlage festgelegt. Zusätzlich gibt es frei gestaltbare Prozesse – dies sind Prozesse Ohne Vorlage.
Aufbau eines Prozesses
Ablauflogik eines Prozesses
Einen Prozess starten
Liste aller Prozesse
Prozess bearbeiten
….Titel eines Prozesses
….Verantwortliche:r eines Prozesses
….Prozess abbrechen
….Prozess löschen
Struktur des Prozess bearbeiten
….Verschieben der Reihenfolge der Aufgaben und Blöcke
….Aufgabe hinzufügen
….Block hinzufügen
….Block ändern
….Block löschen
Prozesse Ohne Vorlagen
….Einzelaufgabe starten
….Prozess ohne Vorlage erstellen
Aufbau eines Prozesses
Der linke Bereich von jeder Aufgabe zeigt den Aufbau des Prozesses, in dem die Aufgabe durchgeführt wird.
Über die oberste Kachel PROZESS erreichst du die Seite für den Prozess, in der du alle Funktionen umsetzen kannst, die ausschließlich den Prozess betreffen.
Der darunter stehende Bereich AUFGABEN listet für alle Aufgaben des Prozesses eine eigene Kachel auf. Über diese Kachel erreichst du die individuellen Aufgaben und die dort verfügbaren Funktionalitäten.
Zusätzlich hat ein Prozess Blöcke (hier: Vorbereitung und Nachbereitung). Diese fassen mehrere Aufgaben zusammen und können eine Eingangsbedingung haben. Die darin stehenden Aufgaben werden also nur durchgeführt, wenn eine bestimmte Bedingung erfüllt ist. ↑ Top
Ablauflogik von Prozessen
Prozesse in samarbeid haben einen reguläre Ablau, der automatisch umgesetzt wird. Zusätzlich kannst du jederzeit von diesem Ablauf abweichen und alle bestehenden Aufgaben starten, abschliessen oder überspringen, wenn das besser zu der aktuellen Situation im Prozess passt.
Die reguläre Ablauflogik von Prozessen in samarbeid ist nacheinander. Der Ablauf spiegelt sich in dem Status der einzelnen Aufgaben wieder. Wenn ein Prozess gestartet wird, dann wird zuerst die oberste Aufgabe aktiv. Wenn diese Aufgabe abgeschlossen oder übersprungen wird, dann wird automatisch die nächste Aufgabe in der Liste aktiv. Das passiert so lange, bis die letzte Aufgabe abgeschlossen oder übersprungen wird. Dann betrachtet samarbeid den Prozess als erledigt.
Natürlich kannst du aktive Aufgaben auch zurückstellen. Dann ruht der Prozess bis wieder eine Aufgabe aktiv wird.
Manchmal müssen Aufgaben jedoch nur unter bestimmten 🛡️ Bedingungen umgesetzt werden (bspw. erst aber einer bestimmten Projektgröße). Dafür gibt es in samarbeid Blöcke. In dem oben stehenden Beispiel zum Aufbau von Prozessen gibt es die Blöcke Vorbereitung und Nachbereitung. Für diese Blöcke sind Bedingungen festgelegt. Erst wenn diese 🛡️ Bedingungen erfüllt sind, werden die Blöcke aktiv und die Aufgaben werden aktiv, wenn sie dran sind.
Blöcke kannst du auch nutzen um festzulegen, dass Aufgaben gleichzeitig umgesetzt werden sollen. Dann werden alle Aufgaben in einem Block sofort aktiv, sobald der Block an der Reihe ist.
Diese reguläre Ablauflogik ist jedoch nur der Standardfall. In samarbeid kannst du davon jederzeit abweichen. Du kannst jede beliebige Aufgaben starten, überspringen, abschliessen oder zurückstellen – egal ob sie nach der regulären Ablauflogik gerade dran ist oder nicht. Das macht dich flexibel – da nicht alle Prozesse immer nach Plan ablaufen. Auch kannst du in jede erstelle Aufgabe schon Werte in die Datenfelder eintragen – auch wenn sie entsprechend der regulären Ablauflogik noch nicht dran ist. Und natürlich kannst dun in den laufenden Prozess weitere Aufgaben hinzufügen oder in bestehenden Aufgaben Datenfelder ändern. ↑ Top
Einen Prozess starten
Einen Prozess kannst du auf verschiedene Weg starten. Der komfortabelste Weg ist das Dashboard.
Im Bereich Aufgaben des Dashboards existiert für jede Prozessvorlage eine Kachel. Mit dem Button + kann der Startdialog für einen Prozess der entsprechenden Vorlage aufgerufen werden.
Die zweite Möglichkeit für das Starten eines Prozesses ist in der Liste aller Aufgaben. Über den Button STARTEN kannst du die Option AUS VORLAGE auswählen und gelangst ebenfalls zu dem Startdialog für einen Prozess.
Im ersten Schritt musst du die Prozessvorlage auswählen, für die du einen neuen Prozess starten möchtest. (Das ist nicht notwendig wenn du einen Prozess direkt aus dem Dashboard startest.) 👁️ Dir werden nur die Prozessvorlagen angezeigt, für die du die notwendigen Sichtbarkeitsrechte hast.
Im zweiten Schritt kannst du nun die Startdaten für den Prozess eingeben. In der Prozessvorlage ist definiert, welche Datenfelder aus dem Prozess du bereits beim Starten des Prozesses eingeben solltest. Dies ist jedoch nur eine Empfehlung. Du kannst Prozesse auch immer ohne die Eingabe von Daten starten. Wenn in der Prozessvorlage keine Datenfelder für die Starteingabe festgelegt sind, dann musst du einen Titel für den Prozess eingeben, um den Prozess starten zu können.
Zusätzlich kannst du immer festlegen, wer für den neuen Prozess verantwortlich werden soll. Dabei kannst du alle Nutzer:innen auswählen, für die die Prozessvorlage ebenfalls sichtbar ist. Du kannst einen Prozess auch ohne Verantwortliche:n starten. Jedoch ist das nicht empfohlen, da es dann leichter passieren kann, dass das ganze Team den Prozess aus den Augen verliert.
✉️ Wenn du einen Prozess startest und eine:n andere:n Nutzer:in verantwortlich machst, wird diese:r darüber benachrichtigt. ↑ Top
Liste aller Prozesse
Die Liste aller Aufgaben ist gleichzeitig auch die Liste aller Prozesse. Die Liste aller Aufgaben erreichst du über den Menüpunkt AUFGABEN im Header. Dort kannst du nicht nur neue Prozesse starten, sondern auch die Daten aus deinen Prozessen als Excel-Tabelle herunterladen. ↑ Top
Prozess bearbeiten
Der linke Bereich von jeder Aufgabe zeigt den Aufbau des Prozesses, in dem die Aufgabe durchgeführt wird. Der Aufbau des Prozesses beschreibt auch gleichzeitig den standardmäßigen Ablauf des Prozesses. Über die oberste Kachel PROZESS erreichst du die Seite für den Prozess, in der du den Prozess mit den folgenden Funktionen bearbeiten kannst, die ausschließlich den Prozess betreffen.
Auf der Seite des Prozesses kannst du dich über Kommentare mit anderen Nutzer:innen zu dem Prozess austauschen oder eine Vermerk notieren. ✉️ Über deine Kommentare bekommt die für den Prozess verantwortliche Person eine Benachrichtigung. Und zusätzlich alle Nutzer:innen die du in dem Kommentar direkt erwähnst.
Die drei Menüpunkte Vorlage aktualisieren, Vorlage bearbeiten und Neue Vorlage aus Prozess werden im Abschnitt zu Prozessvorlagen beschrieben.
Im rechten Bereich der Seite des Prozesses siehst du im Bereich sichtbar für, für welche Gruppen der Prozess 👁️ sichtbar ist. Mit einem Klick auf den Gruppennamen gelangst du zur Seite der Gruppe.
Weiterhin wird dir die offizielle ID des Prozesses mit einem Satz wie „Diesen Prozess mit %53 erwähnen“ angezeigt. In Kommentaren, in Datenfeldern mit formatierbarem Text und in Hinweisfeldern kannst einfach %53 eingeben und es wird ein automatischer Link zu diesem Prozess eingefügt. ↑ Top
Titel eines Prozesses
Jeder Prozess hat einen Titel, den du bearbeiten kannst. In der Prozessvorlage kann definiert sein, dass der Titel automatisch aus dem Wert von bestimmten Datenfeldern erstellt wird. Dann kannst du den Titel nicht ändern.
✏️ Titel ändern. Du kannst den Titel eines Prozesses im Drei-Punkte-Menü des Prozesses unter dem Menüpunkt Titel bearbeiten ändern.
✉️ Wenn du nicht für den Prozess selbst verantwortlich bist, dann bekommen die Verantwortliche Person eine Benachrichtigung über die Änderung des Prozesstitels . ↑ Top
Verantwortliche:r eines Prozesses
Jeder Prozess mit aktiven Aufgabe sollte eine:n Verantwortliche:n haben. Verantwortliche haben im Blick, dass an den Aufgaben des Prozesses gearbeitet wird und diese rechtzeitig abgeschlossen werden. Ein Prozess kann genau eine:n Verantworliche:n haben. Verantwortliche werden über die wichtigsten Aktivitäten im Prozess informiert.
✏️ Du kannst den verantwortlichen Account ändern. Nutze dazu im rechten Bereich bei Verantwortlich die Funktion ÄNDERN.
✉️ Wenn du andere Nutzer:innen als Verantwortliche des Prozesses setzt oder entfernst, dann werden diese darüber informiert.
Wenn es einen Prozess mit aktiven Aufgaben in einer für dich sichtbaren Prozessvorlage gibt, der aktuell keine:n Verantwortliche:n hat, dann wird dir das im Dashboard im Bereich „Alles im Blick“ angezeigt. So soll vermieden werden, dass dein Team ganze Prozesse aus den Augen verliert. ↑ Top
Prozess abbrechen
Wenn an allen Aufgaben eines Prozess nicht mehr gearbeitet werden soll, dann kannst du einen Prozess abbrechen. Dabei werden alle noch zu realisierenden Aufgaben automatisch übersprungen. Das sind alle Aufgaben mit den Status erstellt, aktiv oder zurückgestellt. (Ausnahme sind erstellte Aufgaben in noch nicht aktivierten Blocks.)
✏️ Du kannst den Prozess im Drei-Punkte-Menü des Prozesses unter dem Menüpunkt Prozess abbrechen abbrechen.
✉️ Wenn du nicht für den Prozess selbst verantwortlich bist, dann bekommen die Verantwortlichen eine Benachrichtigung über das Abbrechen des Prozesses. Zusätzlich erhalten alle Verantwortliche der automatisch übersprungenen Aufgaben eine Benachrichtigung. Top ↑
Prozess löschen 🗑️
🗑️ Du kannst jeden Prozess löschen. Nutze dafür im Drei-Punkte-Menü des Prozesses den Menüpunkt Prozess löschen.
⚠️ Beim Löschen eines Prozesses werden alle Aufgaben und alle Datenfelder unwiederbringlich gelöscht.
✉️ Wenn du nicht für den Prozess selbst verantwortlich bist, dann bekommen die Verantwortlichen eine Benachrichtigung über das Löschen des Prozesses. Die Verantwortlichen der ebenfalls gelöschten Aufgaben erhalten keine Benachrichtigung. Top ↑
Struktur des Prozesses bearbeiten
Die Struktur des Prozesses – also welche Aufgaben ein Prozess hat und welche Daten- und Hinweisfelder diese Aufgaben haben sollen – wird durch die Prozessvorlage vorgegeben. Jedoch kann es sein, dass du noch zusätzliche Aufgaben benötigst oder du den Aufbau des Prozesses anpassen möchtest. ✏️ Dann kannst du – und alle anderen Nutzer:innen die diesen Prozess sehen dürfen – die Struktur des Prozesses ändern.
Hierzu musst den Bearbeitungsmodus aktivieren. Klicke dafür auf den pinken Button unten im rechten Bereich.
Im Bearbeitungsmodus kannst du sowohl die Struktur des ganzen Prozesses, als auch die Struktur der aktuellen Aufgabe bearbeiten. Wie du die Struktur einer Aufgabe bearbeiten kannst liest du hier.
⚠️ Für Aufgaben löschen, Aufgaben duplizieren und Aufgaben in einen anderen Prozess verschieben benötigst du den Editiermodus nicht. Das kannst du direkt über das Drei-Punkte-Menü jeder Aufgabe erledigen.
⚠️ Wenn du die Struktur eines Prozesses änderst, dann änderst du diese nur für den aktuellen Prozess. Die Prozessvorlage und alle anderen Prozesse der Vorlage werden nicht geändert. Wenn du möchtest, dass deine Änderungen der Aufgabe in der Prozessvorlage gespeichert werden sollen, dann kannst du im Drei-Punkte-Menü des Prozesses die Option Vorlage aktualisieren wählen. Top ↑
Verschieben der Reihenfolge der Aufgaben und Blöcke
Im Bearbeitungsmodus wird vor jeder Aufgabe und vor jedem Block ein Handle angezeigt. Klicke dieses an, halte die Maus gedrückt und verschiebe dann die Aufgabe oder den Block. So kannst du die Position von Aufgaben und Blöcken innerhalb des Prozesses ändern – und somit die Ablauflogik. Du kannst Aufgaben ohne Beschränkung in Blöcke hinschieben und aus Blöcken herausschieben. ↑ Top
Aufgabe hinzufügen
Über das Plus-Symbol im Bereich AUFGABEN kannst du eine neue Aufgabe in einem bestehenden Prozess hinzufügen.
Im Dialog zum Hinzufügen einer Aufgabe kannst du nur den Titel der Aufgabe bearbeiten, sowie den Verantwortlichen der Aufgabe auswählen.
Eine neue hinzugefügte Aufgabe hat anfänglich zwei Startfelder: Beschreibung damit du sofort ein paar Notizen machen kannst und Dokumente zum hochladen von Dateien. Im Bearbeitungsmodus kannst du dann leicht weitere Daten- oder Hinweisfelder in einer Aufgabe hinzufügen.
Eine neu hinzugefügte Aufgabe hat sofort den Status aktiv.
👁️ Eine neue hinzugefügte Aufgabe ist für alle Nutzer:innen sichtbar, für die auch der ganze Prozess sichtbar ist.
✉️ Es wird immer der/die Verantwortliche für den Prozess über eine neue Aufgabe informiert. Wenn du in dem Dialog zum Hinzufügen der Aufgabe eine:n andere:n Nutzer:in als dich selbst als Verantwortlich für die Aufgabe auswählst, dann wird diese:r ebenfalls informiert. ↑ Top
Block hinzufügen
Über das Plus-Symbol im Bereich AUFGABEN kannst du auch einen neuen Block in einem bestehenden Prozess hinzufügen.
Im Dialog für das Hinzufügen musst du dem Block einen Namen geben.
Zusätzlich kannst du entscheiden, ob alle (zukünftigen) Aufgaben in dem Block gleichzeitig aktiv werden sollen. Mit dieser Option kannst du Aufgaben parallelisieren. Im Normalfall – also wenn diese Option nicht aktiviert ist – werden Aufgaben in einem Block nacheinander aktiviert.
Du kannst eine Bedingung festlegen, die erfüllt sein muss, damit der Block aktiviert wird. Ist die Bedingung zum Zeitpunkt an dem der Block im Prozessablauf an der Reihe ist nicht erfüllt, wird keine der Aufgaben in dem Block aktiviert und die erste Aufgabe unterhalb des Blocks wird automatisch aktiv.
Für eine Bedingung kannst du jedes Datenfeld von der Art Ja/Nein-Entscheidung auswählen, welches in dem Prozess vorkommt. Zudem musst du festlegen, bei welchem Wert dieses Datenfeldes der Block aktiviert werden soll.
In den erstellten Block kannst du dann Aufgaben aus den Prozess hineinschieben.
👁️ Ein neue hinzugefügter Block ist für alle Nutzer:innen sichtbar, für die auch der ganze Prozess sichtbar ist.
✉️ Es wird niemand über das Hinzufügen, Ändern oder Löschen von Blöckem informiert. ↑ Top
Block ändern
Im Bearbeitungsmodus kannst die Eigenschaften eines bestehenden Blok leicht ändern.
Klicke hierzu auf das Stift-Symbol am entsprechenden Block. Im Dialog Block bearbeiten kannst du alle Eigenschaften, die du beim Erstellen des Blocks angeben konntest, ändern.
✉️ Es wird niemand über das Hinzufügen, Ändern oder Löschen von Blöckem informiert. ↑ Top
Block löschen 🗑️
Im Bearbeitungsmodus kannst Du bestehende Blöck in bestehenden Prozessen löschen.
⚠️ Es können nur Blöcke gelöscht werden, in denen keine Aufgaben mehr sind. Wenn Du einen Block mit Aufgaben löschen willst, dann verschiebe vorher alle Aufgaben aus dem Block oder lösche die Aufgaben.
✉️ Es wird niemand über das Löschen von Blöckem informiert. ↑ Top
Prozesse Ohne Vorlage
Im Normalfall basieren Prozesse auf einer Prozessvorlage, die die Sichtbarkeit und den Abblauf des Prozesses festlegt. Für neue oder spontane Abläufe kannst du aber auch Prozesses ohne Vorlage starten. Deren Aufbau und Ablauf kannst du vollkommen frei bestimmen.
Einzelaufgabe starten
Der Ausgangspunkt eines Prozesses ohne Vorlage ist eine Einzelaufgabe. Dies sind vollkommen alleinstehende Aufgaben. Du kannst Einzelaufgaben über das Dashboard starten. Klicke hier auf den Button mit dem Plus-Zeichen in der Kachel Ohne Vorlage im Bereich Aufgaben.
Die zweite Möglichkeit für das Starten einer Einzelaufgabe ist in der Liste aller Aufgaben. Über den Button STARTEN kannst du die Option AUFGABE OHNE VORLAGE auswählen und gelangst ebenfalls zu dem Startdialog für eine Einzelaufgabe.
Im Startdialog kannst du nur den Titel der Aufgabe und den Verantwortlichen der Aufgabe auswählen.
Eine neue erstellte Einzelaufgabe hat anfänglich zwei Datenfelder: Beschreibung damit du sofort ein paar Notizen machen kannst und Dokumente um Dateien hochzuladen. Eine Einzelaufgabe hat den vollen Funktionsumfang einer Aufgabe innerhalb eines Prozesses. Somit kannst du auch leicht neue Daten- oder Hinweisfelder in einer Einzelaufgabe hinzufügen.
Jedoch gibt es in einer Einzelaufgabe keinen Bereich PROZESS. Auch in der Liste aller Aufgaben wird eine Einzelaufgabe ohne Prozess angezeigt. Mit dem Filter – nur Einzelaufgaben- im Filterbereich Prozessvorlage kannst du alle Einzelaufgaben in samarbeid finden.
👁️ Eine Einzelaufgabe ist für alle Nutzer:innen sichtbar. Diese Sichtbarkeit kann nicht verändert werden. Du kannst aber diese Aufgabe in einen bestehenden Prozess verschieben. Dann wird diese Aufgabe nur noch für die Nutzer:innen sichtbar, für die dieser Prozess sichtbar ist.
✉️ Niemand wird über eine neue Einzelaufgabe infomiert. Nur wenn du eine:n andere:n Nutzer:in als Verantwortlich auswählst, dann wird diese:r über die neue Einzelaufgabe informiert. Top ↑
Prozess Ohne Vorlage erstellen
Aus einer Einzelaufgabe wird ein Prozess Ohne Vorlage sobald du eine weitere Aufgabe hinzufügst. Dies kannst du im linken Bereich über das Plus-Symbol neben AUFGABEN machen.
Sobald du eine zweite Aufgabe zu einer Einzelaufgabe hinzugefügt hast entsteht ein Prozess Ohne Vorlage. Dieser Prozess hat alle Funktionen eines Prozesses mit Vorlage – jedoch keinen vorgegebenen Aufbau. Du wirst automatisch für diesen neuen Prozess verantwortlich.
Zur Verbesserung der Übersichtlichkeit empfiehlt dir samarbeid dem neuen Prozess einen Titel zu geben. Zudem werden alle Nutzer:innen in der „Alles im Blick“-Box im Dashboard darauf hingewiesen, dass dieser Prozess noch keine:n Verantwortliche:n hat.
Mit der Funktion Neue Vorlage aus Prozess kannst du aus dem Prozess Ohne Vorlage eine neue Prozessvorlage erstellen und die Struktur dieses Prozesses in Zukunft wiederverwenden. Details dazu sind im Bereich Prozessvorlagen beschrieben.
👁️ Ein Prozess ohne Vorlage ist immer für alle Nutzer:innen sichtbar. Diese Sichtbarkeit kann nicht verändert werden.
✉️ Niemand wird über den neuen Prozess Ohne Vorlage direkt informiert. Nur wenn du eine:n andere:n Nutzer:in als Verantwortlich auswählst, dann wird diese:r über diesen Prozess informiert. Top ↑
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