Prozessvorlagen

Prozessvorlagen legen den Aufbau und die Struktur von allen Prozessen und Aufgaben fest, die auf Basis der Vorlage gestartet werden.

Startpunkt deiner Arbeit mit Prozessvorlagen ist die Liste aller Prozessvorlagen. Diese erreichst du über das Werkzeugmenü.

Alternativ erreichst du eine Prozessvorlage immer über das Drei-Punkte-Menü eines Prozesses. Über den Menüeintrag Vorlage bearbeiten erreichst du immer die Prozessvorlage, die dem aktuellen Prozess zugeordnet ist.

👁️ Wie du die Sichtbarkeit einer Prozessvorlage – und damit die Sichtbarkeit aller ihr zugordneten Prozesse ändern kannst – erfährst du hier.

Prozessvorlage erstellen
Prozessvorlage aus Prozess erstellen
Prozessvorlage auf Basis eines Prozess aktualisieren

Prozessvorlage bearbeiten
….Prozessvorlage umbenennen….
….Beschreibung der Prozessvorlage ändern
….Felder im Startdialog festlegen
….Titel der Prozesse automatisch erstellen lassen
….Prozessvorlage deaktivieren
….Prozessvorlage löschen

Struktur der Prozessvorlage
….Verschieben der Reihenfolge der Aufgaben und Blöcke in Prozessvorlage
….Aufgabe zu Prozessvorlage hinzufügen….
….Name einer Aufgabe in Prozessvorlage ändern
Automatische Verantwortliche festlegen
….Automatische Fälligkeit einer Aufgabe festlegen
….Automatisches Zurückstellen einer Aufgabe festlegen
….Felder einer Aufgabe bearbeiten
……..Reihenfolge der Daten- und Hinweisfelder ändern
……..Hinzufügen eines neuen Datenfeldes
……..Hinzufügen eines bestehenden Datenfeldes
……..Neues Hinweisfeld hinzufügen
……..Bearbeiten eines Daten- oder Hinweisfeldes einer Aufgabe
……..Löschen eines Daten-oder Hinweisfeldes einer Aufgabe
….Aufgabe in Prozessvorlage löschen
….Blöcke einer Prozessvorlage
……..Block zu einer Prozessvorlage hinzufügen
……..Block in einer Prozessvorlage bearbeiten
……..Block in einer Prozessvorlage löschen

Prozessvorlage erstellen

Eine neue Prozessvorlage erstellst du über das Drei-Punkte-Menü der Liste der Prozessvorlagen.

Erstellungsdialog für neue Prozessvorlagen

Im Erstellungsdialog für Prozessvorlagen musst du einen noch nicht vergebenen Namen für die neue Prozessvorlage eingeben. Dazu kannst du eine Beschreibung eingeben. Diese Beschreibung wird beispielsweise in der Kachel für die Prozessvorlage auf dem Dashboard angezeigt.

Eine neu erstelle Prozessvorlage hat automatisch eine Aufgabe mit dem Titel Neue Aufgabe. Du kannst diese Aufgabe sofort anpassen (oder auch löschen).

⚠️ 👁️ Eine neu erstellte Prozessvorlage wird automatisch allen Gruppen zugeordnet in denen du bist. Die Zuordnung einer Prozessvorlage zu einer Gruppe können nur Nutzer:innen mit Administrationsrechten ändern. Falls du keine Administrationsrechte hast und du möchtest, dass deine neue Prozessvorlage für weniger Gruppen sichtbar sein soll, dann wende ich direkt an eine:n Nutzer:in mit Administrationsrechten.

✉️ Niemand wird über die neue Prozessvorlage informiert. ↑ Top

Prozessvorlage aus Prozess erstellen

Du kannst auch aus jedem Prozess eine neue Prozessvorlage erstellen. Besonders häufig wird dies für Prozesse Ohne Vorlage genutzt. Wenn in einem Prozess Ohne Vorlage eine Aufgabenabfolge realisiert wurde, die auch in Zukunft bei ähnlichen Problemstellungen durchgeführt werden soll, dann kann die Struktur des bestehenden Prozesses als neue Prozessvorlage verfügbar gemacht werden.

Menüpunkt Neue Vorlage aus Prozess im Drei-Punkte-Menü eines Prozesses

Um eine neue Prozessvorlage auf Basis eines laufenden Prozesses zu erstellen musst du den Punkt Neue Vorlage aus Prozess im Drei-Punkte-Menü des Prozesses auswählen. Der Erstellungsdialog ist dann identisch wie bei der Erstellung einer komplett neuen Prozessvorlage.

⚠️ Ein wichtige Besonderheit bei der Erstellung einer neuen Prozessvorlage aus einem Prozess ist, dass der Prozess – aus dem die Vorlage erstellt wurde – direkt der neuen Vorlage zugeordnet wird.

✉️ Auch hier wird niemand wird über die neue Prozessvorlage informiert. ↑ Top

Prozessvorlage auf Basis eines Prozesses aktualisieren

Wenn du einen Prozess auf Basis einer Vorlage gestartet hast kommt es manchmal vor, dass bei der Abarbeitung des Prozesses neue Aufgaben oder Datenfelder hinzukommen – oder Aufgaben gelöscht wurden.

Dann kannst du deine Vorlage direkt aus diesen Prozess heraus aktualisieren. Gehe hierzu in das Drei-Punkte-Menü des Prozesses, der die Blaupause für deine Prozessvorlage werden soll.

Menüeintrag Vorlage aktualisieren im Drei-Punkte-Menü eines Prozesses

Wähle dann den Menüpunkt Vorlage aktualisieren. Nach einer Bestätigung wird die Vorlage zu dem der Prozess zugeordnet ist genau auf den Stand aktualisiert, den der Prozess hat.

⚠️ Nutze dieses Feature mit Vorsicht. Wenn du deine Vorlage in der Zwischenzeit andersweitig bearbeitet hattest, gehen alle diese Änderunger verloren. Denn die Vorlage wird exakt auf die Struktur geupdatet, die der Prozess hat von dem du die Funktion Vorlage aktualisieren aufrufst.

✉️ Niemand wird über das Aktualisieren der Prozessvorlage informiert. ↑ Top

Prozessvorlage bearbeiten

Du kannst einer erstelle Prozessvorlage auf vielfältige Art und Weise bearbeiten.

Im Bereich Diskussion kannst du mit Hilfe von Kommentaren dich mit anderen Nutzer:innen über die Prozessvorlage austauschen. Oder einen für alle sichtbaren Vermerk speichern. ✉️ Es werden nur die Nutzer:innen über einen Kommentar in einer Prozessvorlage informiert, die du direkt erwähnst.

Prozessvorlage umbenennen

Eine Prozessvorlage muss einen eindeutigen Namen haben. Alle, die eine Prozessvorlage sehen dürfen, können die Prozessvorlage umbennen.

Felder für die Änderung des Namens und der Beschreibung einer Prozessvorlage

Sobald du den Wert des Feldes Name geändert hast ist die Prozessvorlage umbenannt und im gesamten System unter dem neuen Namen sichtbar.

✉️ Niemand wird über den neuen Namen der Prozessvorlage informiert. ↑ Top

Beschreibung der Prozessvorlage ändern

Die Beschreibung einer Prozessvorlage wird beispielsweise auf dem Dashboard angezeigt, damit alle wissen, für was und wann der Prozess genutzt werden soll. Um die Beschreibung der Prozessvorlage anzupassen musst du den Wert des Feldes Beschreibung ändern.

✉️ Niemand wird über die neue Beschreibung der Prozessvorlage informiert. ↑ Top

Prozessvorlage deaktivieren

Wenn eine Prozessvorlage nicht mehr genutzt werden soll, dann kann die Prozessvorlage deaktiviert werden. Alle Nutzer:innen, die eine Prozessvorlage sehen dürfen, dürfen die Prozessvorlage deaktivieren (und auch wieder aktivieren).

Wenn eine Prozessvorlage deaktiviert ist, dann

  • können keine NEUEN Prozesse auf Basis der deaktiverten Prozessvorlage gestartet werden, ABER
  • alle existierenden Prozesse, die dieser Vorlage zugeordnet sind, bleiben bestehen.
  • Wenn noch Aufgaben in zugeordneten Prozessen aktiv sind, dann erreichen die Nutzer:innen diese Aufgaben über ihre Todo-Listen in der Liste der Aufgaben
  • in der Liste der Prozessvorlagen musst du den Filter Status auf Deaktiviert setzen um die Prozessvorlage zu finden.

Dem Namen einer deaktivierten Prozessvorlage wird überall [deaktiviert] vorangestellt, damit alle Nutzer:innen wissen, dass es sich um eine auslaufende Prozessvorlage handelt.

Eine deaktivierte Prozessvorlage kann jederzeit wieder aktiviert werden. Im Standarfall solltest du eine Prozessvorlage immer deaktivieren statt sie zu löschen.

Menüpunkt Prozessvorlage deaktivieren im Drei-Punkte-Menü einer Prozessvorlage

Über das Drei-Punkte-Menü einer Prozessvorlage erreichst du den Menüpunkt Prozessvorlage deaktivieren.

✉️ Niemand wird über das Deaktivieren der Prozessvorlage informiert. ↑ Top

Prozessvorlage löschen 🗑️

Alle Nutzer:innen, die eine Prozessvorlage sehen dürfen, dürfen auch die Prozessvorlage🗑️ löschen.

⚠️ Durch das Löschen einer Prozessvorlage gehen alle Informationen zu der Prozessvorlage unwiederbringlich verloren. Wenn du eine Prozessvorlage nicht mehr brauchst, dann ist das Deaktivieren der Prozessvorlage die zu empfehlende Funktion.

Menüpunkt Prozessvorlage löschen im Drei-Punkte-Menü einer Prozessvorlage

Über das Drei-Punkte-Menü einer Prozessvorlage erreichst du den Menüpunkt Prozessvorlage löschen.

⚠️ Du kannst eine Prozessvorlage nur löschen, wenn alle zugeordneten Prozesse vorher gelöscht wurden.

✉️ Niemand wird über das Löschen der Prozessvorlage informiert. ↑ Top

Felder im Startdialog festlegen

Du kannst festlegen, welche Datenfelder ein:e Nutzer:in bereits beim Starten eines Prozesses auf Basis dieser Prozessvorlage eingeben kann.

Bereich Felder im Startdialog der Prozessvorlage Ausleihen im Demosystem

Hierzu kannst du im Bereich Felder im Startdialog einer Prozessvorlage aus allen Datenfelder wählen, die aktuell in der Prozessvorlage in einer Aufgabe genutzt werden. Im Startdialog erscheinen die Datenfelder in der hier angezeigten Reihenfolge. Wenn du die Reihenfolge ändern willst, kannst du durch Draufklicken und Ziehen die Position anpassen.

⚠️Im Startdialog gibt es keine erforderlichen Datenfelder. Die Nutzer:innen können einen Prorzess auch immer ohne die Eingabe eines Datenfelder starten. ↑ Top

Titel der Prozesse automatisch erstellen lassen

Im Standardfall müssen die Nutzer:innen für jeden Prozesse, den sie neu starten, einen Titel eingeben. Diese freie Eingabe eines Titels ist für viele Anwendungsfälle sinnvoll. Manchmal führt das aber auch zu ermüdendenen Doppeleingaben, da die wichtigsten Infos für den Titel bereits in Datenfelder eingegeben werden.

Für diesen Fall kannst du einstellen, dass die Titel aller Prozesse, die der Prozessvorlage zugeordnet sind, automatisch aus den Werten von bestimmten Datenfeldern erzeugt werden.

Konfiguration zur automatischen Erstellung des Titels aller Prozesse, die der Prozessvorlage zugeordnet sind

Wenn du möchtest, dass die Titel aller Prozesse, die der Prozessvorlage zugordnet sind, automatisch ersellt werden, dann musst du die Option Titel automatisch aus Feldinhalten generieren aktivieren. Im zweiten Schritt kannst du die Datenfelder auswählen, deren Werte den Titel der Prozesse bilden soll. Duch Anklicken und Verschieben der Datenfelder kannst du die Reihenfolge der Anzeige im Titel anpassen.

Du kannst diese Option jederzeit an- bzw. ausschalten. Dadurch gehen keine Daten in samarbeid verloren.

Dabei musst du dir keine Gedanken machen, ob die Nutzer:innen die Daten für die aiusgesuchten Datenfelder tatsächlich eingegeben haben. Samarbeid zeigt einfach die Werte an, die vorhanden sind. Und wenn gar keine Werte für einen Prozess vorhanden sind, dann wird eine automatisch generierter Titel angezeigt. ↑ Top

Struktur der Prozessvorlage

Die Struktur der Prozessvorlage definiert die Struktur der Prozesse, die aus der Prozessvorlage gestartet werden. Aus der Struktur leitet sich sowohl der Aufbau als auch die Ablauflogik der Prozesse ab.

⚠️ Für alle Änderungen an der Struktur der Prozessvorlage gilt, dass diese nur für NEU gestartete Prozesse gelten. Alle bereits laufenden Prozesse werden durch Strukturänderungen der Prozessvorlage NICHT verändert.

Der Linke Bereich der Prozessvorlage beschreibt die Struktur der Prozessvorlage

Verschieben der Reihenfolge der Aufgaben und Blöcke in Prozessvorlage

Die Struktur im linken Bereich der Prozessvorlage legt den Aufbau und die Ablauflogik aller Prozesse fest, die der Vorlage zugeordnet sind. Wenn du die Struktur ändern willst, musst du die Position der Aufgaben und Blöcke ändern. Klicke dies dazu an, halte die Maus gedrückt und verschiebe dann die Aufgabe oder den Block. Du kannst Aufgaben ohne Beschränkung in Blöcke hinschieben und aus Blöcken herausschieben.

⚠️Wie für alle anderen Strukturänderungen gilt auch hier, dass die neue Struktur nur für alle neu gestarteten Prozesse gültig ist. Die Struktur der bereits bestehenden Prozesse ändert sich nicht.  ↑ Top

Aufgabe zu Prozessvorlage hinzufügen

Du kannst eine Aufgabe zu einer Prozessvorlage hinzufügen. Wähle hierzu im +-Menü im Bereich STRUKTUR den Eintrag Aufgabe hinzufügen.

Aufgabe hinzufügen für die Struktur einer Prozessvorlage

Ohen weiteren Erstellungsdialog wird sofort als letztes Element eine neue Aufgabe mit dem Namen Neue Aufgabe und ohne weitere Eigenschaften erstellt. Die Aufgabe kannst du dann an deine Bedürfnisse anpassen.

⚠️Wie für alle anderen Strukturänderungen gilt auch hier, dass die neue Aufgabe nur für alle neu gestarteten Prozesse verfügbar ist. Die Struktur der bereits bestehenden Prozesse ändert sich nicht.  ↑ Top

Name einer Aufgabe in Prozessvorlage ändern

Du kannst den Namen einer Aufgabe in einer Prozessvorlage leicht anpassen. Änder dazu den Wert des Feldes Name in der entsprechenden Aufgabe.

Feld Name in einer Aufgabe in einer Prozessvorlage

⚠️Wie für alle anderen Strukturänderungen gilt auch hier, dass der neue Name der Aufgabe nur für alle neu gestarteten Prozesse verfügbar ist. In den bereits bestehenden Prozessen ändert sich der Name nicht.  ↑ Top

Automatische Verantwortliche festlegen

Bei manchen Aufgaben steht fest, wer im Team die Aufgabe zu machen hat. Qualitätsthemen macht immer eine Kollegin aus der Qualitätsabteilungen, finanzielle Freigaben immer die Geschäftsführerin.

Du kannst bereits in den Prozessvorlagen festlegen, wer automatisch einer Aufgabe zugewiesen werden soll, sobald die Aufgabe im Prozessablauf dran ist.

Das Feld Automatisch Verantwortlich in einer Aufgabe einer Prozessvorlage

Du kannst in dem Feld Automatisch Verantwortlich einer Aufgabe in einer Prozessvorlage eine:n beliebige:n Nutzer:in auswählen, für die bzw. den die Vorlage auf Grund der Gruppenzugehörigkeit sichtbar ist. Ab diesem Moment wird dieser Person der Aufgabe immer als Verantwortlich zugewiesen, sobald die Aufgabe in einem Prozess aktiv wird.

⚠️Im Gegensatz zu Strukturänderungen wird diese Änderung sofort für alle Prozesse, die der Vorlage zugeordnet sind, aktiv.  ↑ Top

Automatische Fälligkeit 🔔 einer Aufgabe festlegen

Aufgaben können ein Fälligkeitsdatum haben. Das Fälligkeitsdatum ist die 🔔 Deadline einer Aufgabe. Bei manchen Aufgaben steht fest, dass sie innerhalb einer gewissen Anzahl von Tagen umgesetzt werden müssen.

In dem Feld Automatisch fällig nach Start der Aufgabe (in Tagen) kannst du in der Prozessvorlage festlegen, dass eine Aufgabe nach einem bestimmten Zeitraum nach Aktivierung automatisch fällig werden soll.

Feld Automatisch fällig nach Start der Aufgabe (in Tagen) in einer Aufgabe einer Prozessvorlage

⚠️Wie für alle anderen Strukturänderungen gilt auch hier, dass die automatische Fälligkeit der Aufgabe nur für alle neu gestarteten Prozesse gilt. In den bereits bestehenden Prozessen wird die Fälligkeit nicht automatisch gesetzt.  ↑ Top

Automatisches Zurückstellen einer Aufgabe festlegen

Aufgaben können zurückgestellt werden. Das macht Sinn, wenn eine Aufgabe in einem Prozess die nächste Aufgabe ist, die erledigt werden muss, aber noch etliche Tage Zeit sind, bis sie wirklich dran ist.

Wenn ihr beispielsweise für eine Zufriedenheitsbefragung immer einen Rückruf dreißig Tage nach dem Abschluss eines Projekts machen wollt, dann lohnt es sich, bereits in der Prozessvorlage festzulegen, dass die Aufgabe für 30 Tage automatisch zurückgestellt werden soll nachdem sie aktiv geworden ist.

In dem Feld Automatisch Zurückstellen nach Start der Aufgabe (in Tagen) kannst du in der Prozessvorlage festlegen, dass eine Aufgabe für diesen Zeitraum nach der Aktivierung automatisch zurückgestellt werden soll.

Feld Automatisch Zurückstellen nach Start der Aufgabe (in Tagen) in einer Aufgabe einer Prozessvorlage

⚠️Wie für alle anderen Strukturänderungen gilt auch hier, dass das automatische Zurückstellen der Aufgabe nur für alle neu gestarteten Prozesse gilt. In den bereits bestehenden Prozessen wird die Aufgabe nicht automatisch zurückgestellt.  ↑ Top

Felder einer Aufgabe bearbeiten

Das Hauptelement aller Aufgaben sind die Datenfelder. Damit legst du die Struktur der Aufgaben –  – also welche Daten- und Hinweisfelder in einer Aufgabe bearbeitet werden – fest. Alle Daten- und Hinweisfelder einer Aufgabe kannst du im Bereich Felder bearbeiten.

Daten- und Hinweisfelder im Bereich Felder einer Aufgabe einer Prozessvorlage

⚠️Wie für alle anderen Strukturänderungen gilt auch hier, dass alle Änderungen an den Daten- und Hinweisfeldern einer Aufgabe nur für alle neu gestarteten Prozesse gilt. In den bereits bestehenden Prozessen werden die Felder nicht verändert.  ↑ Top

Reihenfolge der Daten- und Hinweisfelder ändern

Die Reihenfolge, in der die einzelnen Daten- und Hinweisfelder im Bereich Felder angezeigt werden, entspricht auch der Reihenfolge, in der die Felder in den Aufgaben der Prozesse angezeigt werden, die auf Basis der Vorlage gestartet werden.  Vor jedem Daten- oder Hinweisfeld wird ein Handle angezeigt. Klicke dieses an, halte die Maus gedrückt und verschiebe dann das Feld. So kannst du die Position des Feldes innerhalb der Aufgabe ändern. ↑ Top

Hinzufügen eines neuen Datenfeldes

Mit der Funktion HINZUFÜGEN kannst du neue Daten- und Hinweisfelder hinzufügen.

Menü HINZUFÜGEN im Bereich Felder einer Aufgabe in einer Prozessvorlage

Mit dem Menüeintrag Neues Datenfeld hinzufügen kannst du ein Datenfeld erstellen, welches bisher noch nicht in der Prozessvorlage genutzt wird.

Dialog zum Erstellen eines neuen Datenfeldes

In dem Dialog zum Etszellen eines neuen Datenfeldes musst du dem neuen Datenfeld einen Namen geben. Samarbeid erlaubt es, dass du auch einen bereits in der Prozessvorlage genutzten Namen für das Datenfeld nutzt. Wir empfehlen dir aber lieber eindeutige, also noch nicht verwendete Namen zu wählen, um Verwechslungen zu vermeiden.

Danach musst du die Art des Datenfeldes auswählen. Alle Details zu den verschiedenen Arten von Datenfeldern findest du hier. (Achtung: die Entscheidung über die Art des Datenfelds kann derzeit nach der Erstellung des Datenfeldes nicht rückgängig gemacht werden!) Zusätzlich kannst du noch entscheiden, ob das Datenfeld als nicht bearbeitbares Informationsfeld angezeigt werden soll, bzw. ob die Eingabe eines Wertes für das Abschließen der Aufgabe erforderlich sein soll. Diese beiden Optionen kannst du später jederzeit anpassen. ↑ Top

Hinzufügen eines bestehenden Datenfeldes

Mit dem Menüeintrag Bestehendes Datenfeld hinzufügen kannst du ein Datenfeld, welches bereits in der Prozessvorlage in einer anderen Aufgabe existiert, wiederverwenden. Wird der Wert eines wiederverwendeten Datenfeldes in einer Aufgabe verändert, so ändert sich dieser auch in allen anderen Aufgaben, wo das Datenfeld genutzt wird. Möchtest du nicht, dass in der aktuellen Aufgabe der bereits eingegebene Wert des Datenfelds geändert werden kann, dann füge das Datenfeld als nicht bearbeitbares Informationsfeld ein.

Dialog zum Hinzufügen eines bestehende Datenfeldes

In dem Dialog zum Hinzufügen eines bestehenden Datenfeldes werden dir alle existierenden Datenfelder angezeigt – im Kontext in welcher Aufgabe sie bereits in der Prozessvorlage benutzt werden. Du musst einfach eins dieser Felder auswählen. Auch hier hast du die Möglihckeit zu entscheiden ob das Datenfeld als nicht bearbeitbares Informationsfeld angezeigt werden soll, bzw. ob die Eingabe eines Wertes für das Abschließen der Aufgabe erforderlich sein soll. Diese beiden Optionen kannst du später jederzeit anpassen. ↑ Top

Neues Hinweisfeld hinzufügen

Mit einem Hinweisfeld kannst die Aufgaben strukturieren und den Nutzer:innen Hinweise zur Umsetzung der aktuellen Aufgabe geben. Wenn du die Option Hinweisfeld hinzufügen wählst, dann erscheint der Dialog zum Hinzufügen eines Hinweisfeldes.

Dialog zum Hinzufügen eines neuen Hinweisfeldes

Der Dialog beinhaltet ausschließlich ein Feld, in dem Du den Hinweistext als formatierbaren Text eingeben kannst. Zur bessern Visualisierung und Strukturierung deiner Aufgabe empfiehlt sich auch der Einsatz von Emojis↑ Top

Bearbeiten eines Daten- oder Hinweisfeldes einer Aufgabe

Alle Daten- und Hinweisfelder einer Aufgabe können (teilweise) bearbeitet werden.

Drei-Punkte-Menü eines Hinweisfeldes im Bereich Felder einer Aufgabe in einer Prozessvorlage

Im Drei-Punkte-Menü eines jeden Feldes kannst du den Menüpunkt Bearbeiten aufrufen. Dadurch gelangst du in die Dialoge zum Bearbeiten der Felder, die den Dialogen zum Erstellen der Feldern entsprechen.

⚠️Einige Eigenschaften von Datenfeldern (bspw. die Art des Datenfeldes) können nicht geändert werden. ↑ Top

Löschen 🗑️ eines Daten- oder Hinweisfeldes einer Aufgabe

Alle Daten- und Hinweisfelder einer Aufgabe können gelöscht 🗑️ werden.

Drei-Punkte-Menü eines Hinweisfeldes im Bereich Felder einer Aufgabe in einer Prozessvorlage

Im Drei-Punkte-Menü eines jeden Feldes kannst du den Menüpunkt Löschen aufrufen. Jedes Feld kann nach einer kurzen Bestätigung gelöscht werden. ↑ Top

Aufgabe in Prozessvorlage löschen 🗑️

Du kannst jede Aufgabe in einer Prozessvorlage 🗑️ löschen.

Menüeintrag Aufgabe löschen des Drei-Punkte-Menüs einer Aufgabe in einer Prozessvorlage

Wähle den Menüeintrag Aufgabe löschen im Drei-Punkte-Menü der Aufgabe. um die Aufgae zu löschen. Nach einer kurzen Bestätigung ist die Aufgabe gelöscht.

⚠️ Eine Aufgabe kann nicht gelöscht werden, wenn in der Aufgabe ein Datenfeld vorkommt, welches an anderer Stelle als Bedingung für ein Block genutzt wird. Möchteste die Aufgabe trotzdem löschen, muss du entweder die Bedingung in dem Block entfernen oder das Datenfeld in einer anderen Aufgabe der Prozessvorlage nutzen. ↑ Top

Blöcke einer Prozessvorlage

Die Struktur im linken Bereich der Prozessvorlage legt den Aufbau und die Ablauflogik aller Prozesse fest, die der Vorlage zugeordnet sind. Mit Blöcken kannst du den Prozessen eine weitere Struktur geben.

Blöcke können eine Eingangsbedingung haben. Dadurch kannst du festlegen, dass bestimmte Aufgaben in dem Prozess nur aktiviert werden sollen, wenn eine bestimmte Bedingung erfüllt ist. Ein Beispiel dafür ist, dass erst bei Projekten mit einem bestimmten Finanzvolumen noch mal jemand aus der Geschäftsführung drüber schauen soll, bevor die Beauftragung angenommen werden soll.

Im Normalfall werden in samarbeid Aufgaben nacheinander abgearbeitet. Die Ablauflogik legt fest, dass eine Aufgabe aktiv wird, wenn die Aufgabe, die im Aufbau über ihr steht abgeschlossen oder übersprungen wird. Für Blöcke kannst du davon eine Abweichung festlegen. Du kannst bestimmen, dass alle Aufgaben innerhalb eines Blocks glkeichzeitig aktiv werden sollen. Damit kannst du mit einem Block die Arbeit in einem Prozess parallelisieren.

⚠️Wie für alle anderen Strukturänderungen gilt auch hier, dass alle Änderungen an den Blocks einer Aufgabe nur für alle neu gestarteten Prozesse gilt. In den bereits bestehenden Prozessen werden die Blocks nicht verändert. ↑ Top

Block zu einer Prozessvorlage hinzufügen

Ein Block gehört zur Struktur eines Prozesses. Daher kannst du einen Block über das +-Symbol im Bereich STRUKTUR auf der linken Seite einer Prozessvorlage hinzufügen.

Block hinzufügen im Bereich STRUKTUR einer Prozessvorlage

Der neue Block wird sofort an die letzte Stelle in der Struktur der Prozessvorlage erstellt und kann bearbeiten werden. ↑ Top

Block in einer Prozessvorlage bearbeiten

Jeder Block in einer Prozessvorlage kann bearbeitet werden. Hierzu musst du in der STRUKTUR der Prozessvorlage auf den Bereich des entsprechenden Blocks klicken.

Berarbeitungsbereich für einen Block einer Prozessvorlage

Im Feld Name kannst du den Namen des Blocks anpassen.

Mit dem Schalter Alle Aufgaben sollen gleichzeitig aktiv werden kannst du die Ablauflogik innerhalb des Prozesses parallelisieren. Wenn dieser Schalter aktiviert ist, werden alle Aufgaben aktiv, sobald der Block aktiviert wird.

Mit dem Schalter Bedingung für die Aktivierung des Blocks festlegen? kannst du festlegen, ob der Block eine Eingangsbedingung haben soll. Durch klicken auf BEARBEITEN kannst du alle Eigenschaften für die Eingangsbedingung festlegen. Dies ist zum Einen die Entscheidung Welches Datenfeld soll geprüft werden? und zum anderen die Entscheidung, Bei welchem Wert soll Block aktiv werden?. Beide Festlegungen kannst du jederzeit ändern.

Durch Verschieben von Aufgaben kannst Aufgaben in die Blöcke mit aufnehmen oder Aufgaben aus Blöcken herausnehmen. Auch die Reihenfolge von Aufgaben innerhalb von Blöcken kannst du so festlegen.

⚠️Es ist nicht möglich Blöcke in Blöcke zu schieben, um so die Ablauflogik eines Prozesses weiter zu verschachteln ↑ Top

Block in einer Prozessvorlage 🗑️ löschen

Du kannst Blöcke aus einer Prozessvorlage 🗑️ löschen.

Menüeintrag Block löschen im Drei-Punkte-Menü eines Blocks einer Prozessvorlage

Hierzu musst du in der STRUKTUR der Prozessvorlage auf den Bereich des zu löschen Blocks klicken. Wähle dann im Drei-Punkte-Menü des Blocks den Menüeintrag Block löschen.

⚠️Du kannst einen Block nur löschen, wenn er keine Aufgaben enthält. Um einen Block trotzdem zu löschen verschiebe die betroffenen Aufgaben in einen Bereich außerhalb des Blocks – oder lösche die Aufgaben ebenfalls. ↑ Top



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