Prozessvorlagen
Prozessvorlagen legen den Aufbau und die Struktur von allen Prozessen und Aufgaben fest, die auf Basis der Vorlage gestartet werden.
Startpunkt deiner Arbeit mit Prozessvorlagen ist die Liste aller Prozessvorlagen. Diese erreichst du über das Werkzeugmenü.
Alternativ erreichst du eine Prozessvorlage immer über das Drei-Punkte-Menü eines Prozesses. Über den Menüeintrag Vorlage bearbeiten erreichst du immer die Prozessvorlage, die dem aktuellen Prozess zugeordnet ist.
👁️ Wie du die Sichtbarkeit einer Prozessvorlage – und damit die Sichtbarkeit aller ihr zugordneten Prozesse ändern kannst – erfährst du hier.
Prozessvorlage erstellen
Prozessvorlage aus Prozess erstellen
Prozessvorlage auf Basis eines Prozess aktualisieren
Prozessvorlage bearbeiten
….Prozessvorlage umbenennen….
….Beschreibung der Prozessvorlage ändern
….Felder im Startdialog festlegen
….Titel der Prozesse automatisch erstellen lassen
….Prozessvorlage deaktivieren
….Prozessvorlage löschen
Struktur der Prozessvorlage
….Verschieben der Reihenfolge der Aufgaben und Blöcke in Prozessvorlage
….Aufgabe zu Prozessvorlage hinzufügen….
….Name einer Aufgabe in Prozessvorlage ändern
… Automatische Verantwortliche einer Aufgabe festlegen
… Automatische Teilnehmende einer Aufgabe festlegen
….Automatische Fälligkeit einer Aufgabe festlegen
….Automatisches Zurückstellen einer Aufgabe festlegen
….Felder einer Aufgabe bearbeiten
……..Reihenfolge der Daten- und Hinweisfelder ändern
……..Hinzufügen eines neuen Datenfeldes
……..Hinzufügen eines bestehenden Datenfeldes
……..Neues Hinweisfeld hinzufügen
……..Bearbeiten eines Daten- oder Hinweisfeldes einer Aufgabe
……..Vorgabewerte für Datenfelder einer Aufgabe
……..Löschen eines Daten-oder Hinweisfeldes einer Aufgabe
….Aufgabe in Prozessvorlage löschen
….Blöcke einer Prozessvorlage
……..Block zu einer Prozessvorlage hinzufügen
……..Block in einer Prozessvorlage bearbeiten
……..Block in einer Prozessvorlage löschen
Prozessvorlage erstellen
Eine neue Prozessvorlage erstellst du über das Drei-Punkte-Menü der Liste der Prozessvorlagen.
Im Erstellungsdialog für Prozessvorlagen musst du einen noch nicht vergebenen Namen für die neue Prozessvorlage eingeben. (Hier werden gern Emojis genutzt, da dies die Unterscheidbarkeit der Prozessvorlagen verbessert.) Dazu kannst du eine Beschreibung eingeben. Die Beschreibung wird in der Kachel für die Prozessvorlage auf dem Dashboard angezeigt und im Erstellungsdialog beim Starten eines neuen Prozesses. Die Beschreibung ist ein formatierbares Textfeld, du kannst dort also auch Bilder einfügen, um den Nutzern mehr Infos beim Starten des Prozesses mitzugeben.
Eine neu erstelle Prozessvorlage hat automatisch eine Aufgabe mit dem Titel Neue Aufgabe. Du kannst diese Aufgabe sofort anpassen (oder auch löschen).
⚠️ 👁️ Eine neu erstellte Prozessvorlage wird automatisch allen Gruppen zugeordnet in denen du bist. Die Zuordnung einer Prozessvorlage zu einer Gruppe können nur Nutzer:innen mit Administrationsrechten ändern. Falls du keine Administrationsrechte hast und du möchtest, dass deine neue Prozessvorlage für weniger Gruppen sichtbar sein soll, dann wende ich direkt an eine:n Nutzer:in mit Administrationsrechten.
✉️ Niemand wird über die neue Prozessvorlage informiert. ↑ Top
Prozessvorlage aus Prozess erstellen
Du kannst auch aus jedem Prozess eine neue Prozessvorlage erstellen. Besonders häufig wird dies für Prozesse Ohne Vorlage genutzt. Wenn in einem Prozess Ohne Vorlage eine Aufgabenabfolge realisiert wurde, die auch in Zukunft bei ähnlichen Problemstellungen durchgeführt werden soll, dann kann die Struktur des bestehenden Prozesses als neue Prozessvorlage verfügbar gemacht werden.
Um eine neue Prozessvorlage auf Basis eines laufenden Prozesses zu erstellen musst du den Punkt Neue Vorlage aus Prozess im Drei-Punkte-Menü des Prozesses auswählen. Der Erstellungsdialog ist dann identisch wie bei der Erstellung einer komplett neuen Prozessvorlage.
⚠️ Ein wichtige Besonderheit bei der Erstellung einer neuen Prozessvorlage aus einem Prozess ist, dass der Prozess – aus dem die Vorlage erstellt wurde – direkt der neuen Vorlage zugeordnet wird.
✉️ Auch hier wird niemand wird über die neue Prozessvorlage informiert. ↑ Top
Prozessvorlage auf Basis eines Prozesses aktualisieren
Wenn du einen Prozess auf Basis einer Vorlage gestartet hast kommt es manchmal vor, dass bei der Abarbeitung des Prozesses neue Aufgaben oder Datenfelder hinzukommen – oder Aufgaben gelöscht wurden.
Dann kannst du deine Vorlage direkt aus diesen Prozess heraus aktualisieren. Gehe hierzu in das Drei-Punkte-Menü des Prozesses, der die Blaupause für deine Prozessvorlage werden soll.
Wähle dann den Menüpunkt Vorlage aktualisieren. Nach einer Bestätigung wird die Vorlage zu dem der Prozess zugeordnet ist genau auf den Stand aktualisiert, den der Prozess hat.
⚠️ Nutze dieses Feature mit Vorsicht. Wenn du deine Vorlage in der Zwischenzeit andersweitig bearbeitet hattest, gehen alle diese Änderunger verloren. Denn die Vorlage wird exakt auf die Struktur geupdatet, die der Prozess hat von dem du die Funktion Vorlage aktualisieren aufrufst.
✉️ Niemand wird über das Aktualisieren der Prozessvorlage informiert. ↑ Top
Prozessvorlage bearbeiten
Du kannst einer erstelle Prozessvorlage auf vielfältige Art und Weise bearbeiten.
Im Bereich Diskussion kannst du mit Hilfe von Kommentaren dich mit anderen Nutzer:innen über die Prozessvorlage austauschen. Oder einen für alle sichtbaren Vermerk speichern. ✉️ Es werden nur die Nutzer:innen über einen Kommentar in einer Prozessvorlage informiert, die du direkt erwähnst.
Prozessvorlage umbenennen
Eine Prozessvorlage muss einen eindeutigen Namen haben. Alle, die eine Prozessvorlage sehen dürfen, können die Prozessvorlage umbennen.
Sobald du den Wert des Feldes Name geändert hast ist die Prozessvorlage umbenannt und im gesamten System unter dem neuen Namen sichtbar.
✉️ Niemand wird über den neuen Namen der Prozessvorlage informiert. ↑ Top
Beschreibung der Prozessvorlage ändern
Die Beschreibung einer Prozessvorlage wird beispielsweise auf dem Dashboard angezeigt, damit alle wissen, für was und wann der Prozess genutzt werden soll. Die Beschreibung wird aber auch im Dialog beim Starten eines Prozessen und in der Liste aller Aufgaben einer spezifischen Prozessvorlage angezeigt. Du kannst die Beschreibung also nutzen, um allen Nutzern umfangreiche Informationen zur Nutzung der Prozessvorlage mitzugeben.
Um die Beschreibung der Prozessvorlage anzupassen musst du den Wert des formatierbaren Textfeldes Beschreibung ändern. Du kannst dort also auch Bilder, Links oder Aufzählungen einfügen.
✉️ Niemand wird über die neue Beschreibung der Prozessvorlage informiert. ↑ Top
Prozessvorlage deaktivieren
Wenn eine Prozessvorlage nicht mehr genutzt werden soll, dann kann die Prozessvorlage deaktiviert werden. Alle Nutzer:innen, die eine Prozessvorlage sehen dürfen, dürfen die Prozessvorlage deaktivieren (und auch wieder aktivieren).
Wenn eine Prozessvorlage deaktiviert ist, dann
- können keine NEUEN Prozesse auf Basis der deaktiverten Prozessvorlage gestartet werden, ABER
- alle existierenden Prozesse, die dieser Vorlage zugeordnet sind, bleiben bestehen.
- Wenn noch Aufgaben in zugeordneten Prozessen aktiv sind, dann erreichen die Nutzer:innen diese Aufgaben über ihre Todo-Listen in der Liste der Aufgaben
- in der Liste der Prozessvorlagen musst du den Filter Status auf Deaktiviert setzen um die Prozessvorlage zu finden.
Dem Namen einer deaktivierten Prozessvorlage wird überall [deaktiviert] vorangestellt, damit alle Nutzer:innen wissen, dass es sich um eine auslaufende Prozessvorlage handelt.
Eine deaktivierte Prozessvorlage kann jederzeit wieder aktiviert werden. Im Standarfall solltest du eine Prozessvorlage immer deaktivieren statt sie zu löschen.
Über das Drei-Punkte-Menü einer Prozessvorlage erreichst du den Menüpunkt Prozessvorlage deaktivieren.
✉️ Niemand wird über das Deaktivieren der Prozessvorlage informiert. ↑ Top
Prozessvorlage löschen 🗑️
Alle Nutzer:innen, die eine Prozessvorlage sehen dürfen, dürfen auch die Prozessvorlage🗑️ löschen.
⚠️ Durch das Löschen einer Prozessvorlage gehen alle Informationen zu der Prozessvorlage unwiederbringlich verloren. Wenn du eine Prozessvorlage nicht mehr brauchst, dann ist das Deaktivieren der Prozessvorlage die zu empfehlende Funktion.
Über das Drei-Punkte-Menü einer Prozessvorlage erreichst du den Menüpunkt Prozessvorlage löschen.
⚠️ Du kannst eine Prozessvorlage nur löschen, wenn alle zugeordneten Prozesse vorher gelöscht wurden.
⚠️Wenn du eine Prozessvorlage löschst, dann werden auch alle zugehörigen Automatisierungen gelöscht.
✉️ Niemand wird über das Löschen der Prozessvorlage informiert. ↑ Top
Felder im Startdialog festlegen
Du kannst festlegen, welche Datenfelder ein:e Nutzer:in bereits beim Starten eines Prozesses auf Basis dieser Prozessvorlage eingeben kann.
Hierzu kannst du im Bereich Felder im Startdialog einer Prozessvorlage aus allen Datenfelder wählen, die aktuell in der Prozessvorlage in einer Aufgabe genutzt werden. Im Startdialog erscheinen die Datenfelder in der hier angezeigten Reihenfolge. Wenn du die Reihenfolge ändern willst, kannst du durch Draufklicken und Ziehen die Position anpassen.
⚠️Im Startdialog gibt es keine erforderlichen Datenfelder. Die Nutzer:innen können einen Prorzess auch immer ohne die Eingabe eines Datenfelder starten. ↑ Top
Titel der Prozesse automatisch erstellen lassen
Im Standardfall müssen die Nutzer:innen für jeden Prozesse, den sie neu starten, einen Titel eingeben. Diese freie Eingabe eines Titels ist für viele Anwendungsfälle sinnvoll. Manchmal führt das aber auch zu ermüdendenen Doppeleingaben, da die wichtigsten Infos für den Titel bereits in Datenfelder eingegeben werden.
Für diesen Fall kannst du einstellen, dass die Titel aller Prozesse, die der Prozessvorlage zugeordnet sind, automatisch aus den Werten von bestimmten Datenfeldern erzeugt werden.
Wenn du möchtest, dass die Titel aller Prozesse, die der Prozessvorlage zugordnet sind, automatisch ersellt werden, dann musst du die Option Titel automatisch aus Feldinhalten generieren aktivieren. Im zweiten Schritt kannst du die Datenfelder auswählen, deren Werte den Titel der Prozesse bilden soll. Duch Anklicken und Verschieben der Datenfelder kannst du die Reihenfolge der Anzeige im Titel anpassen.
Du kannst diese Option jederzeit an- bzw. ausschalten. Dadurch gehen keine Daten in samarbeid verloren.
Dabei musst du dir keine Gedanken machen, ob die Nutzer:innen die Daten für die aiusgesuchten Datenfelder tatsächlich eingegeben haben. Samarbeid zeigt einfach die Werte an, die vorhanden sind. Und wenn gar keine Werte für einen Prozess vorhanden sind, dann wird eine automatisch generierter Titel angezeigt. ↑ Top
Struktur der Prozessvorlage
Die Struktur der Prozessvorlage definiert die Struktur der Prozesse, die aus der Prozessvorlage gestartet werden. Aus der Struktur leitet sich sowohl der Aufbau als auch die Ablauflogik der Prozesse ab.
⚠️ Für alle Änderungen an der Struktur der Prozessvorlage gilt, dass diese nur für NEU gestartete Prozesse gelten. Alle bereits laufenden Prozesse werden durch Strukturänderungen der Prozessvorlage NICHT verändert.
Verschieben der Reihenfolge der Aufgaben und Blöcke in Prozessvorlage
Die Struktur im linken Bereich der Prozessvorlage legt den Aufbau und die Ablauflogik aller Prozesse fest, die der Vorlage zugeordnet sind. Wenn du die Struktur ändern willst, musst du die Position der Aufgaben und Blöcke ändern. Klicke dies dazu an, halte die Maus gedrückt und verschiebe dann die Aufgabe oder den Block. Du kannst Aufgaben ohne Beschränkung in Blöcke hinschieben und aus Blöcken herausschieben.
⚠️Wie für alle anderen Strukturänderungen gilt auch hier, dass die neue Struktur nur für alle neu gestarteten Prozesse gültig ist. Die Struktur der bereits bestehenden Prozesse ändert sich nicht. ↑ Top
Aufgabe zu Prozessvorlage hinzufügen
Du kannst eine Aufgabe zu einer Prozessvorlage hinzufügen. Wähle hierzu im +-Menü im Bereich STRUKTUR den Eintrag Aufgabe hinzufügen.
Ohen weiteren Erstellungsdialog wird sofort als letztes Element eine neue Aufgabe mit dem Namen Neue Aufgabe und ohne weitere Eigenschaften erstellt. Die Aufgabe kannst du dann an deine Bedürfnisse anpassen.
⚠️Wie für alle anderen Strukturänderungen gilt auch hier, dass die neue Aufgabe nur für alle neu gestarteten Prozesse verfügbar ist. Die Struktur der bereits bestehenden Prozesse ändert sich nicht. ↑ Top
Name einer Aufgabe in Prozessvorlage ändern
Du kannst den Namen einer Aufgabe in einer Prozessvorlage leicht anpassen. Änder dazu den Wert des Feldes Name in der entsprechenden Aufgabe.
⚠️Wie für alle anderen Strukturänderungen gilt auch hier, dass der neue Name der Aufgabe nur für alle neu gestarteten Prozesse verfügbar ist. In den bereits bestehenden Prozessen ändert sich der Name nicht. ↑ Top
Automatische Verantwortliche einer Aufgabe festlegen
Bei manchen Aufgaben steht fest, wer im Team die Aufgabe verantwortet. Zum Beispiel kümmert sich immer eine Kollegin aus der Qualitätsabteilung um alle Qualitätsthemen, während finanzielle Freigaben immer die Geschäftsführerin verantwortet.
Du kannst bereits in den Prozessvorlagen festlegen, wer automatisch einer Aufgabe als Verantwortlich zugewiesen werden soll, sobald die Aufgabe im Prozessablauf dran ist.
Du kannst in dem Feld Automatisch Verantwortlich einer Aufgabe in einer Prozessvorlage eine:n beliebige:n Nutzer:in auswählen, für die bzw. den die Vorlage auf Grund der Gruppenzugehörigkeit sichtbar ist. Ab diesem Moment wird dieser Person die Aufgabe immer als Verantwortlich zugewiesen, sobald die Aufgabe in einem Prozess aktiv wird.
Bitte beachte, dass es passieren kann, dass eine Person automatisch als verantwortlich zugewiesen wird, aber keine Sichtbarkeit für diese Aufgabe hat. Dann wird diese Person darüber auch nicht informiert.
✉️ Die automatisch als Verantwortlich zugewiesene Person wird darüber informiert.
⚠️Im Gegensatz zu Strukturänderungen wird diese Änderung sofort für alle Prozesse, die der Vorlage zugeordnet sind, aktiv. ↑ Top
Automatische Teilnehmende einer Aufgabe festlegen
Bei manchen Aufgaben macht es Sinn, dass bestimmte Teammitglieder über den Fortgang einer Aufgabe informiert werden, ohne direkt verantwortlich dafür zu sein. Um das zu erreichen, sollten diese Personen als Automatisch Teilnehmend zugewiesen werden.
Du kannst bereits in den Prozessvorlagen festlegen, wer automatisch einer Aufgabe als teilnehmend zugewiesen werden soll, sobald die Aufgabe im Prozessablauf dran ist.
Du kannst in dem Feld Automatisch Teilnehmend einer Aufgabe in einer Prozessvorlage eine:n oder mehrere Nutzer:innen auswählen. Ab diesem Moment werden diesen Personen in der Aufgabe immer als Teilnehmend angezeigt, sobald die Aufgabe in einem Prozess aktiv wird.
Bitte beachte, dass es passieren kann, dass eine Person automatisch als Teilnehmend zugewiesen wird, aber keine Sichtbarkeit für diese Aufgabe hat.
✉️ Niemand wird bei einer automatischen Zuweisung über die Teilnahme informiert, jedoch darüber, dass die Aufgabe gestartet wurde.
⚠️Im Gegensatz zu Strukturänderungen wird diese Änderung sofort für alle Prozesse, die der Vorlage zugeordnet sind, aktiv. ↑ Top
Automatische Fälligkeit 🔔 einer Aufgabe festlegen
Aufgaben können ein Fälligkeitsdatum haben. Das Fälligkeitsdatum ist die 🔔 Deadline einer Aufgabe. Bei manchen Aufgaben steht fest, dass sie innerhalb einer gewissen Anzahl von Tagen umgesetzt werden müssen.
In dem Feld Automatisch fällig nach Start der Aufgabe (in Tagen) kannst du in der Prozessvorlage festlegen, dass eine Aufgabe nach einem bestimmten Zeitraum nach Aktivierung automatisch fällig werden soll.
⚠️Wie für alle anderen Strukturänderungen gilt auch hier, dass die automatische Fälligkeit der Aufgabe nur für alle neu gestarteten Prozesse gilt. In den bereits bestehenden Prozessen wird die Fälligkeit nicht automatisch gesetzt. ↑ Top
Automatisches Zurückstellen einer Aufgabe festlegen
Aufgaben können zurückgestellt werden. Das macht Sinn, wenn eine Aufgabe in einem Prozess die nächste Aufgabe ist, die erledigt werden muss, aber noch etliche Tage Zeit sind, bis sie wirklich dran ist.
Wenn ihr beispielsweise für eine Zufriedenheitsbefragung immer einen Rückruf dreißig Tage nach dem Abschluss eines Projekts machen wollt, dann lohnt es sich, bereits in der Prozessvorlage festzulegen, dass die Aufgabe für 30 Tage automatisch zurückgestellt werden soll nachdem sie aktiv geworden ist.
In dem Feld Automatisch Zurückstellen nach Start der Aufgabe (in Tagen) kannst du in der Prozessvorlage festlegen, dass eine Aufgabe für diesen Zeitraum nach der Aktivierung automatisch zurückgestellt werden soll.
⚠️Wie für alle anderen Strukturänderungen gilt auch hier, dass das automatische Zurückstellen der Aufgabe nur für alle neu gestarteten Prozesse gilt. In den bereits bestehenden Prozessen wird die Aufgabe nicht automatisch zurückgestellt. ↑ Top
Felder einer Aufgabe bearbeiten
Das Hauptelement aller Aufgaben sind die Datenfelder. Damit legst du die Struktur der Aufgaben – – also welche Daten- und Hinweisfelder in einer Aufgabe bearbeitet werden – fest. Alle Daten- und Hinweisfelder einer Aufgabe kannst du im Bereich Felder bearbeiten.
⚠️Wie für alle anderen Strukturänderungen gilt auch hier, dass alle Änderungen an den Daten- und Hinweisfeldern einer Aufgabe nur für alle neu gestarteten Prozesse gilt. In den bereits bestehenden Prozessen werden die Felder nicht verändert. ↑ Top
Reihenfolge der Daten- und Hinweisfelder ändern
Die Reihenfolge, in der die einzelnen Daten- und Hinweisfelder im Bereich Felder angezeigt werden, entspricht auch der Reihenfolge, in der die Felder in den Aufgaben der Prozesse angezeigt werden, die auf Basis der Vorlage gestartet werden. Vor jedem Daten- oder Hinweisfeld wird ein Handle angezeigt. Klicke dieses an, halte die Maus gedrückt und verschiebe dann das Feld. So kannst du die Position des Feldes innerhalb der Aufgabe ändern. ↑ Top
Hinzufügen eines neuen Datenfeldes
Mit der Funktion HINZUFÜGEN kannst du neue Daten- und Hinweisfelder hinzufügen.
Mit dem Menüeintrag Neues Datenfeld hinzufügen kannst du ein Datenfeld erstellen, welches bisher noch nicht in der Prozessvorlage genutzt wird.
In dem Dialog zum Erstellen eines neuen Datenfeldes musst du dem neuen Datenfeld einen Namen geben. Samarbeid erlaubt es, dass du auch einen bereits in der Prozessvorlage genutzten Namen für das Datenfeld nutzt. Um Verwechslungen zu vermeiden empfehlen wir dir lieber eindeutige, also noch nicht verwendete Namen zu wählen.
Danach musst du die Art des Datenfeldes auswählen. Alle Details zu den verschiedenen Arten von Datenfeldern findest du hier. (Achtung: die Entscheidung über die Art des Datenfelds kann derzeit nach der Erstellung des Datenfeldes nicht rückgängig gemacht werden!) Für jedes Datenfeld kannst du einen Vorgabewert festlegen. Wenn der Prozess gestartet wird, dann wird dieses Datenfeld direkt mit dem Vorgabewert vorbelegt.
Zusätzlich kannst du noch entscheiden, ob das Datenfeld als nicht bearbeitbares Informationsfeld angezeigt werden soll, bzw. ob die Eingabe eines Wertes für das Abschließen der Aufgabe erforderlich sein soll. Diese beiden Optionen kannst du später jederzeit anpassen. ↑ Top
Hinzufügen eines bestehenden Datenfeldes
Mit dem Menüeintrag Bestehendes Datenfeld hinzufügen kannst du ein Datenfeld, welches bereits in der Prozessvorlage in einer anderen Aufgabe existiert, wiederverwenden. Wird der Wert eines wiederverwendeten Datenfeldes in einer Aufgabe verändert, so ändert sich dieser auch in allen anderen Aufgaben, wo das Datenfeld genutzt wird. Möchtest du nicht, dass in der aktuellen Aufgabe der bereits eingegebene Wert des Datenfelds geändert werden kann, dann füge das Datenfeld als nicht bearbeitbares Informationsfeld ein.
In dem Dialog zum Hinzufügen eines bestehenden Datenfeldes werden dir alle existierenden Datenfelder angezeigt – im Kontext in welcher Aufgabe sie bereits in der Prozessvorlage benutzt werden. Du musst einfach eins dieser Felder auswählen. Auch hier hast du die Möglihckeit zu entscheiden ob das Datenfeld als nicht bearbeitbares Informationsfeld angezeigt werden soll, bzw. ob die Eingabe eines Wertes für das Abschließen der Aufgabe erforderlich sein soll. Diese beiden Optionen kannst du später jederzeit anpassen. ↑ Top
Neues Hinweisfeld hinzufügen
Mit einem Hinweisfeld kannst die Aufgaben strukturieren und den Nutzer:innen Hinweise zur Umsetzung der aktuellen Aufgabe geben. Wenn du die Option Hinweisfeld hinzufügen wählst, dann erscheint der Dialog zum Hinzufügen eines Hinweisfeldes.
Der Dialog beinhaltet ausschließlich ein Feld, in dem Du den Hinweistext als formatierbaren Text eingeben kannst. Zur bessern Visualisierung und Strukturierung deiner Aufgabe empfiehlt sich auch der Einsatz von Emojis. ↑ Top
Bearbeiten eines Daten- oder Hinweisfeldes einer Aufgabe
Alle Daten- und Hinweisfelder einer Aufgabe können (teilweise) bearbeitet werden.
Im Drei-Punkte-Menü eines jeden Feldes kannst du den Menüpunkt Bearbeiten aufrufen. Dadurch gelangst du in die Dialoge zum Bearbeiten der Felder, die den Dialogen zum Erstellen der Feldern entsprechen.
⚠️Einige Eigenschaften von Datenfeldern (bspw. die Art des Datenfeldes) können nicht geändert werden. ↑ Top
Vorgabewerte für Datenfelder einer Aufgabe
Du kannst für jedes Datenfeld einer Aufgabe einen Vorgabewert festlegen. Damit kannst du bestimmen, dass beim Starten des Prozesses aus der Vorlage, dieses Datenfeld einen vorbelegten Wert hat.
Tipp: Das kannst du nutzen um eine ☑️ Checkliste in alle Instanzen einer Prozessvorlage zu bekommen. Definiere ein formatierbares Textfeld und füge die Checkliste dort ein.
Diese Checkliste wird dann in allen neu gestarteten Prozessen direkt zur Verfügung stehen.
⚠️ Der Vorgabewert ist abhängig von der Art des Datenfeldes und auch von einigen Einstellungen des Datenfelds (bspw. der verfügbaren Einträgen in einer Listenseite). Es kann sein, dass du einige Änderungen nicht vornehmen kannst ohne den Vorgabewert zu löschen. ↑ Top
Löschen 🗑️ eines Daten- oder Hinweisfeldes einer Aufgabe
Alle Daten- und Hinweisfelder einer Aufgabe können gelöscht 🗑️ werden.
Im Drei-Punkte-Menü eines jeden Feldes kannst du den Menüpunkt Löschen aufrufen. Jedes Feld kann nach einer kurzen Bestätigung gelöscht werden. ↑ Top
Aufgabe in Prozessvorlage löschen 🗑️
Du kannst jede Aufgabe in einer Prozessvorlage 🗑️ löschen.
Wähle den Menüeintrag Aufgabe löschen im Drei-Punkte-Menü der Aufgabe. um die Aufgae zu löschen. Nach einer kurzen Bestätigung ist die Aufgabe gelöscht.
⚠️ Eine Aufgabe kann nicht gelöscht werden, wenn in der Aufgabe ein Datenfeld vorkommt, welches an anderer Stelle als Bedingung für ein Block genutzt wird. Möchteste die Aufgabe trotzdem löschen, muss du entweder die Bedingung in dem Block entfernen oder das Datenfeld in einer anderen Aufgabe der Prozessvorlage nutzen. ↑ Top
Blöcke von Prozessvorlagen
Die Struktur im linken Bereich der Prozessvorlage legt den Aufbau und die Ablauflogik aller Prozesse fest, die der Vorlage zugeordnet sind. Mit Blöcken kannst du den Prozessen eine weitere Struktur geben.
Blöcke können eine Eingangsbedingung haben. Dadurch kannst du festlegen, dass bestimmte Aufgaben in dem Prozess nur aktiviert werden sollen, wenn eine bestimmte Bedingung erfüllt ist. Ein Beispiel dafür ist, dass erst bei Projekten mit einem bestimmten Finanzvolumen noch mal jemand aus der Geschäftsführung drüber schauen soll, bevor die Beauftragung angenommen werden soll.
Im Normalfall werden in samarbeid Aufgaben nacheinander abgearbeitet. Die Ablauflogik legt fest, dass eine Aufgabe aktiv wird, wenn die Aufgabe, die im Aufbau über ihr steht abgeschlossen oder übersprungen wird. Für Blöcke kannst du davon eine Abweichung festlegen. Du kannst bestimmen, dass alle Aufgaben innerhalb eines Blocks glkeichzeitig aktiv werden sollen. Damit kannst du mit einem Block die Arbeit in einem Prozess parallelisieren.
⚠️Wie für alle anderen Strukturänderungen gilt auch hier, dass alle Änderungen an den Blocks einer Aufgabe nur für alle neu gestarteten Prozesse gilt. In den bereits bestehenden Prozessen werden die Blöcke nicht verändert. ↑ Top
Block zu einer Prozessvorlage hinzufügen
Ein Block gehört zur Struktur eines Prozesses. Daher kannst du einen Block über das +-Symbol im Bereich STRUKTUR auf der linken Seite einer Prozessvorlage hinzufügen.
Der neue Block wird sofort an die letzte Stelle in der Struktur der Prozessvorlage erstellt und kann bearbeiten werden. ↑ Top
Einen Block in einer Prozessvorlage bearbeiten
Jeder Block in einer Prozessvorlage kann bearbeitet werden. Hierzu musst du in der STRUKTUR der Prozessvorlage auf den Bereich des entsprechenden Blocks klicken.
Im Feld Name kannst du den Namen des Blocks anpassen.
Mit dem Schalter Alle Aufgaben sollen gleichzeitig aktiv werden kannst du die Ablauflogik innerhalb des Prozesses parallelisieren. Wenn dieser Schalter aktiviert ist, werden alle Aufgaben aktiv, sobald der Block aktiviert wird.
Mit dem Schalter Bedingung für die Aktivierung des Blocks festlegen? kannst du festlegen, ob der Block eine Eingangsbedingung haben soll. Durch klicken auf BEARBEITEN kannst du alle Eigenschaften für die Eingangsbedingung festlegen. Dies ist zum Einen die Entscheidung „Welches Datenfeld soll geprüft werden?“ und zum anderen die Entscheidung „Bei welchem Wert soll Block aktiv werden?„. Beide Festlegungen kannst du jederzeit ändern.
Durch Verschieben von Aufgaben kannst Aufgaben in die Blöcke mit aufnehmen oder Aufgaben aus Blöcken herausnehmen. Auch die Reihenfolge von Aufgaben innerhalb von Blöcken kannst du so festlegen.
⚠️Es ist nicht möglich Blöcke in Blöcke zu schieben, um so die Ablauflogik eines Prozesses weiter zu verschachteln ↑ Top
Block in Prozessvorlagen 🗑️ löschen
Du kannst Blöcke aus einer Prozessvorlage 🗑️ löschen.
Hierzu musst du in der STRUKTUR der Prozessvorlage auf den Bereich des zu löschen Blocks klicken. Wähle dann im Drei-Punkte-Menü des Blocks den Menüeintrag Block löschen.
⚠️Du kannst einen Block nur löschen, wenn er keine Aufgaben enthält. Um einen Block trotzdem zu löschen verschiebe die betroffenen Aufgaben in einen Bereich außerhalb des Blocks – oder lösche die Aufgaben ebenfalls. ↑ Top
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