Aufgaben
Der Kern von samarbeid sind Aufgaben. Denn auch euer Team organisiert sich rund um die Aufgaben, die erledigt werden müssen.
Mittlerer Bereich der Aufgabe
….Titel einer Aufgabe
….Status einer Aufgabe
….Löschen einer Aufgabe….
Rechter Bereich der Aufgabe
….Verantwortliche:r einer Aufgabe
Mittlerer Bereich der Aufgabe
Jede Aufgabe hat in samarbeid eine eigene Seite. In der mittleren Spalte findest du die wichtigsten Elemente einer Aufgabe.
Titel einer Aufgabe
Jede Aufgabe hat einen Titel. Wenn der Prozess aus einer Vorlage gestartet wurde, dann ist der Titel einer Aufgabe bereits in der Prozessvorlage vordefiniert.
✏️ Titel ändern. Du kannst den Titel einer Aufgabe im Drei-Punkte-Menü der Aufgabe unter dem Menüpunkt Titel bearbeiten ändern. ↑ Top
Status einer Aufgabe
Jede Aufgabe hat einen Status, den du durch deine Arbeit mit der Aufgabe veränderst. Jeder Status hat eine Bedeutung. Die aktuell wichtigsten Aufgaben haben den Status aktiv.
Erstellt – Wenn ein Prozess aus einer Prozessvorlage gestartet wird, dann werden sofort alle Aufgaben erstellt und können direkt von dir genutzt werden. Jedoch liegen erstellte Aufgaben bei noch niemanden auf dem Schreibtisch. Sobald eine Aufgabe einmal den Status erstellt verlassen kat, kann sie nicht mehr in diesen Status zurück kommen.
Aktiv – Aufgaben mit dem Status aktiv liegen bei den Teilnehmenden und Verantwortlichen der Aufgabe auf dem Schreibtisch. An diesen Aufgaben wird gerade aktiv gearbeitet. Eine Aufgabe wird auf verschiedene Art und Weisen aktiv:
- automatisch, wenn du die Vorgängeraufgabe im Prozess abschliesst oder überspringst,
- wenn du eine erstellte Aufgabe direkt startest,
- automatisch, wenn du in einer erstellten Aufgabe einen Wert in ein ✏️ Datenfeld eingibst,
- wenn du eine abgeschlossene oder eine übersprungene Aufgabe wiedereröffnest
- automatisch, wenn bei einer zurückgestellten Aufgabe das Datum der Wiedervorlage erreicht ist.
Abgeschlossen – Aufgaben mit diesem Status wurden erfolgreich beendet. Du schliesst eine Aufgabe ab, in dem du bei einer aktiven Aufgabe auf AUFGABE ABSCHLIESSEN klickst. Du kannst eine Aufgabe nur abschliessen, wenn alle erfoderlichen Datenfelder einen Wert haben. Wenn du eine Aufgabe abschliesst werden alle Datenfelder der Aufgabe bestätigt. Danach kannst du die Datenfelder in der Aufgabe erst wieder bearbeiten, wenn du die Aufgabe wiedereröffnest.
Übersprungen – manche Aufgaben werden nicht erfolgreich bei zur Ende bearbeitet. Dies Aufgaben können übersprungen werden. Du kannst eine erstellte, aktive oder zurückgestellte Aufgabe jederzeit überspringen, indem du im Drei-Punkte-Menü der Aufgabe den Menüpunkt Aufgabe überspringen wählst. Ansonsten verhalten sich übersprungene Aufgaben wie abgeschlossene Aufgaben.
Zurückgestellt – manchmal brauchen aktive Aufgabe die Aufmerksamkeit des Teams erst wieder in ein paar Tagen oder Wochen. Zu diesem Zweck kannst du aktive Aufgaben zur Wiedervorlage zurückstellen. Um eine aktive Aufgabe zurückzustellen wählst du im rechten Menübereich die Funktion zurückstellen bis. Eine zurückgestellte Aufgabe wird am eingestellten Datum automatisch wieder aktiv und alle Beteiligten erhalten darüber eine ✉️ Benachrichtigung.
✉️ Für alle Statusänderungen gilt: Wenn du nicht selbst für die betroffene Aufgaben verantwortlich ist, bekommt die für die Aufgabe verantwortliche Person eine Benachrichtigung über die Statusänderung. ↑ Top
Aufgabe löschen 🗑️
✏️ Du kannst jede Aufgabe löschen. Nutze dafür im Drei-Punkte-Menü den Menüpunkt Aufgabe löschen.
⚠️ Beim Löschen einer Aufgabe werden alle Datenfelder, die nur in dieser Aufgabe genutzt werden, unwiederbringlich gelöscht. Wenn ein Datenfeld noch in einer anderen Aufgabe genutzt wird bleiben die Daten im Prozess erhalten und du kannst das Datenfeld weiter benutzen. Wenn ein Datenfeld der Aufgabe als Entscheidungskriterium für einen Block genutzt wird, dann kannst du die Aufgabe nicht löschen.
✉️ Wenn du nicht für die gelöschte Aufgabe oder den zugehörigen Prozess selbst verantwortlich bist, dann bekommen die Verantwortlichen eine Benachrichtigung über das Löschen der Aufgabe. ↑ Top
Rechter Bereich der Aufgabe
Verantwortliche:r einer Aufgabe
Jede aktive Aufgabe sollte eine:n Verantwortliche:n haben. Verantwortliche haben im Blick, dass an der Aufgabe gearbeitet wird und diese rechtzeitig abgeschlossen wird. Eine Aufgabe kann genau eine:n Verantworliche:n haben. Verantwortliche werden über die wichtigsten Aktivitäten in der Aufgabe informiert.
✏️ Du kannst den verantwortlichen Account ändern. Nutze dazu im rechten Menü den Punkt „Verantwortlich“.
✉️ Wenn du andere Nutzer:innen als Verantwortliche setzt oder entfernst, dann werden doese darüber informiert.
Wenn es eine aktiv Aufgabe in einem von dir verantworteten Prozess gibt, die aktuell keine:n Verantwortliche:n hat, dann wird dir das im Dashboard im Bereich „Alles im Blick“ angezeigt. ↑ Top
Liste aller Aufgaben
Die Liste aller Aufgaben erreichst du über den Menüpunkt AUFGABEN im Header.
In der Liste wird jede Aufgabe im Kontext ihres Prozesses angezeigt, wie bspw. die Aufgabe Inhaltliche Vorbereitung im Prozess mit dem Titel Open Source Days. Dieser Prozess ist ein Prozess aus der Prozessvorlage Teilnahme an externer Veranstaltung. Die farbigen Punkte illustrieren, dass dieser Prozess aus insgesamt sechs Aufgaben besteht, wovoen bereits zwei Aufgaben abgeschlossen, drei Aufgaben aktiv und eine Aufgabe erstellt ist. Für jede Aufgabe wird neben dem Titel auch die Nummer, der aktuelle Status, die Fälligkeit sowie der aktuell Verantwortliche.
In der Liste der Aufgaben findest Du fünf Tabs mit den folgenden Funktionen:
- TODO – Liste aller Aufgaben die gerade auf dem Schreibtisch liegen. Also Aufgaben die gerade den Status aktiv haben.
- FÄLLIG– Liste aller Aufgaben, die dringend gemacht werden müssen. Denn diese Aufgaben sind noch nicht abgeschlossen oder übersprungen, haben aber ein Fälligkeitsdatum, das in der Vergangenheit liegt.
- ZURÜCKGESTELLT – Liste aller Aufgaben, die noch zu tun sind, aber derzeit nicht auf dem Schreibtisch liegen. Also Aufgaben die gerade den Status zurückgestellt haben.
- MEINE MERKLISTE – Liste aller Aufgaben, die du für deine Merkliste markiert hast. Diese Liste ist für jeden Nutzer individuell.
- ALLE – Liste aller Aufgaben.
Unter der Tabs findest du den Filter. Damit kannst du die durch den Tab ausgewählte Liste nach wichtigen Kriterien filtern. Dafür kannst du die folgenden Filter nutzen:
- Titel – zeigt nur die Aufgaben an, bei denen das eingegeben Wort im Titel steht.
- Verantwortliche Aufgabe – zeigt nur die Aufgaben an, für die die ausgewählten Nutzer:innen verantwortlich sind. Die Auswahlmöglichkeit – keiner – zeigt Aufgaben, für die niemand verantwortlich ist.
- Teilnehmer:innen Aufgabe – zeigt nur die Aufgaben an, an denen die ausgewählten Nutzer:innen teilnehmen. Die Auswahlmöglichkeit – keiner – zeigt Aufgaben an, an denen niemand teilnimmt.
- Verantwortlich Prozess – zeigt nur die Aufgaben an, die in Prozessen sind,, für die die ausgewählten Nutzer:innen verantwortlich sind. Die Auswahlmöglichkeit – keiner – zeigt Aufgaben aus Prozessen an, für die niemand verantwortlich ist.
- Prozessvorlage – zeigt nur die Augaben an, die in Prozessen mit den ausgewählten Prozessvorlagen sind. Die Auswahlmöglichkeit – keine – zeigt alle Aufgaben außerhalb von Prozessvorlagen an.
Du kannst die Liste der Aufgaben noch nach einigen Kriterien wie Erstellungsdatum, Titel oder Fälligkeit sortieren.
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