Tutorial: Von der einfachen Aufgabe zur Prozessvorlage

Wir haben hier für dich hier ein kleines Tutorial zusammengestellt, in dem du Schritt für Schritt samarbeid kennenlernen kannst. In diesem Tutorial startest du mit einer einfachen Aufgabe und kommst schrittweise zu einer wiederverwendbaren Prozessvorlage. Und das beste ist: du kannst jeden Schritt dieses Tutorials in unserem Demosystem nachvollziehen.

Inhalt

Los gehts
Die erste Aufgabe
Von der einfachen Aufgabe zum Prozess
Die ersten Pizzen bestellen
Vom Prozess zur Prozessvorlage
Ein paar Getränke zur Pizza
Voller Überblick über unsere Pizzen

Los gehts

Logge dich am besten als Nutzer Lutz in das Demosystem ein und schon kann es losgehen. Nach dem Einloggen kommst du auf das Dashboard. Samarbeid ist ein Kollaborationswerkzeug um die Aufgaben und Prozesse in eurem Team zu managen. In diesem Tutorial geht es darum, wie das samarbeid-Team den Pizza-Kauf managt wenn es abends mal wieder länger dauert.

Dashboard des Demosystems nach dem Einloggen als Nutzer lutz@samarbeid.org (Passwort: samarbeid).

Die erste Aufgabe

Das wichtigste am Pizzakauf ist natürlich, dass wir wissen wer welche Pizza haben will. Dafür beginnst du mit einer einfachen Aufgabe. Eine einfache Aufgabe startest du, indem du im Dashboard mit Bereich Aufgaben in der Kachel Ohne Vorlagen auf das Plus-Symbol klickst.

Dialog zu Erstellung einer einzelnen Aufgabe.

Es erscheint ein Dialog, in dem du der einfachen Aufgabe einen Titel geben kannst. Wenn das Team abends Pizza bestellen will muss irgendjemand die Pizzawünsche des ganzen Teams sammeln. Gib der Aufgabe also den Titel Pizzawünsche sammeln. Da du die Aufgabe startest wird vorgeschlagen, dass du für die Aufgabe verantwortlicht wirst. Aber du kannst natürlich auch jemand anderes aus dem Team wählen. Mit dem Button AUFGABE STARTEN erstellst du die Aufgabe.

Sobald die Aufgabe gestartet wurde erhöht sich im Header die Zahl neben dem Personen-Icon. Dort siehst du, für wieviele aktive Aufgaben du gerade verantwortlich bist. Mit einem Klick kommst du von dort immer auf deine aktuelle Aufgabenliste.

Aufgabe Pizzawünsche sammeln direkt nach dem Start

Nach dem Starten der Aufgabe bist du direkt in der neu erstellten Aufgabe. Eine einfache Aufgabe hat zu Beginn immer die zwei Datenfelder Beschreibung und Anhang. Die Beschreibung ist ein formatierbares Textfeld und im Anhang können Dokumente hochgeladen werden.

Mit der neuen Aufgabe sollen ja die Pizzawünsche der Teammitglieder gesammelt werden. Daher soll das Feld Beschreibung umbenannt werden. Um die Struktur von Aufgaben und Prozessen zu editieren musst du den Editier-Modus zuschalten. Das Icon findest du im rechten Bereich ganz unten. Im Editier-Modus erscheinen neben allen Datenfeldern drei Icons.

Das Datenfeld Beschreibung im Editier-Modus

Wenn du auf den Stift klickst erscheint ein Dialogfeld in dem du den Namen des Datenfelds von Beschreibung in Pizzawünsche ändern kannst.

Dialogfeld zum Ändern des Namens des Datenfelds Beschreibung in Pizzawünsche

Da für das Sammeln der Pizzawünsche das Datenfeld Anhang in dieser Aufgabe nicht benötigt wird, kannst du das Datenfeld Anhang noch durch einen Klick auf den Papierkorb löschen. ↑ Top

Von der einfachen Aufgabe zum ersten Prozess

Jetzt hast du zwar eine Aufgabe, in der die Pizzawünsche des ganzen Teams gesammelt werden können. Aber irgendwie müssen die Pizzen dann ja auch zum Team kommen. Es braucht also eine Aufgabe für das Bestellen der Pizzen.

Du kannst in jedem Prozess einfach weitere Aufgaben hinzufügen. Klicke dazu in der linken Spalte im Bereich AUFGABEN auf das Plus-Symbol. Gib der neuen Aufgabe den Titel Pizza bestellen.

Sobald eine zweite Aufgabe hinzukommt wird aus der einzelnen Aufgabe ein kleiner Prozess. Samarbeid empfiehlt dir diesem Prozess einen Titel zu geben, damit für alle klar wird, in welchem Zusammenhang die Aufgaben stehen.

Dialog zur Änderung des Prozesstitels

Da wir gerade dabei sind das Pizza-Bestellen für die kommende Release-Pizza zu organisieren gibst du dem Prozess den Titel Release-Pizza am 23.03.2023. Diese Aufgabe soll auch gleich dazu genutzt werden die finanzielle Abrechnung im Team zu organisieren. Nenne dafür Datenfeld Anhang in Rechnungsbeleg um, damit die Person, die zahlt, ein Foto oder ein Scan der Rechnung dort hochladen kann. Das Datenfeld Beschreibung nennst du Notizen zur Bestellung um. Zusätzlich brauchst du ein Datenfeld, um den Gesamtbetrag zu erfassen, der bezahlt wurde.

Dazu nutzt du wieder den Editier-Modus. Im mittleren Bereich unter den bestehenden Datenfeldern findest du das Plus-Icon . Mit einem Klick darauf kommst du in einen Dialog, in dem du NEUES DATENFELD ERSTELLEN auswählen kannst.

Dialog zur Erstellung des neuen Datenfelds Rechnungsbetrag incl. Trinkgeld

Erstelle ein neues Datenfeld mit dem Titel Rechnungsbetrag mit Trinkgeld. Wähle als Art des Datenfelds Zahl mit Kommastellen aus, bestimme dass diese Zahl zwei Nachkommastellen haben soll und nutze als Präfix €.

In der Aufgabe Pizza bestellen will man während des Anrufs beim Pizzadienst auch im Blick haben, was eigentlich alles bestellt werden soll. Daher soll in dieser Aufgabe auch das Datenfeld Pizzawünsche aus der ersten Aufgabe angezeigt werden. Allerdings nur als Informationsfeld. Das bedeutet, dass die Informationen in der Aufgabe angezeigt werden, aber nicht mehr editiert werden können.

Auswahldialog um ein neues Feld hinzuzufügen.

Dazu wählst du um Auswaldialog für Feld hinzufügen die Möglichkeit BESTEHENDES DATENFELD NUTZEN.

Dialog zur Auswahl ein bestenden Datenfeldes

Nun wählst du aus, dass in der Aufgabe das Datenfeld Pizzawünsche aus der Aufgabe Pizzawünsche sammeln genutzt werden soll, und zwar als nicht bearbeitbares Informationsfeld.

Die Aufgabe Pizza bestellen mit den notwendigen Datenfeldern

Am Ende kannst du im Editier-Modus die Positionen der einzelnen Datenfelder noch so verschieben, wie es dir gefällt. Danach sollte die Aufgabe Pizza bestellen wie hier dargestellt aussehen. ↑ Top

Die ersten Pizzen bestellen

Jetzt bist du bereit diesen Prozess zu nutzen. Du bist verantwortlich für die Aufgabe und somit verantwortlich für das Sammeln der Pizzawünsche. Daher kannst du schonmal eintragen, welche Pizza du nehmen wirst.

Erste Einträge im Datenfeld Pizzawünsche – noch wissen wir nicht, welche Pizzen die anderen im Team wollen.

Um die Infos von den anderen Teammitgliedern zu bekommen brauchst du nicht aufstehen. Du kannst die Kommentarfunktion nutzen, um das gesamte Team darum zu bitten, die Pizzawünschen einzutragen.

Kommentar mir Erwähnungen der Accounts der anderen Teammitglieder

Wenn du in samarbeid in einem Text „@“ schreibst, kannst du andere Nutzer:innen in samarbeid direkt ansprechen. Bei Kommentaren erhalten dann alle sofort eine Benachrichtigung. Um das zu erleben loggst du dich am Besten in einem anderen Browser oder vom Handy aus mit einem anderen Nutzer-Account in dem Demosystem ein, beispielsweise als Marie.

Wenn du dich als Marie eingeloggt hast zeigt das orange Symbol an der Glocke im Header, dass es neue Benachrichtigungen für Marie gibt. Klicke auf die Glocke und sieh alle Benachrichtigungen für Marie.

Benachrichtigung für Marie, da sie in dem Kommentare in Aufgabe Pizzawünsche sammeln von Lutz erwähnt wurde

Marie sieht, dass sie etwas in der Aufgabe tun soll. Mit einem Klick kommt sie zu der Aufgabe und trägt ihren Pizzawunsch ein. Da gerade alle im Büro sind sehen auch die anderen schnell die Benachrichtigungen (die sie per Mail erhalten, wenn sie sie nicht in samarbeid gesehen haben) und tragen auch ihre Pizzawünsche ein. Alle, die Daten in einer Aufgabe eingeben, werden automatisch Teilnehmer:innen der Aufgabe. Als Verantwortlicher wirst du per Benachrichtigung darüber informiert.

Aufgabe Pizzawünsche sammeln nach Eingabe aller Pizzawünsche durch alle Teammitglieder

Nach kurzer Zeit ist klar, was alle wollen und du kannst die Aufgabe abschließen. Wenn eine Aufgabe abgeschlossen ist verschwindet sie von deiner Liste der offenen Aufgaben und niemand kann mehr die Daten in der Aufgabe ändern. Natürlich können alle die Aufgabe jederzeit wiedereröffnen, wenn doch noch was zu tun sein sollte.

Jetzt ist die Aufgabe Pizza bestellen noch aktiv. Auch hier bist du derzeit verantwortlich. Da du heute keine Lust hast beim Pizzadienst anzurufen änderst du die Verwantwortlichkeit der Aufgabe und machst Daniel verantwortlich.

Ändern der Verantwortlichkeit einer Aufgabe

Daniel erhält sofort eine Benachrichtigung. Da siehst du am Besten, wenn du dich als Daniel ins Demosystem einloggst. Du kannst dann als Daniel alle noch notwendigen Daten eintragen. Wenn alles fertig ist schliesst du die Aufgabe ab. Lutz, der weiterhin an der Aufgabe teilnimmt, wird auch darüber informiert. Damit sind alle Aufgaben abgeschlossen und der Prozess ist beendet. Guten Appetit! ↑ Top

Vom Prozess zur Prozessvorlage

Der Prozess hat super funktioniert. Jetzt wollt ihr als Team auch bei den nächsten Release-Parties oder an anderen Abenden, an denen es lang werden wird, die Pizza entlang dieses Prozessen bestellen. Dazu erstellst du eine Prozessvorlage aus dem aktuellen Prozess.

Menü-Punkt Neue Vorlage aus Prozess im Drei-Punkte-Menü des Prozesses.

Dazu gehst du in dem Prozess, aus dem eine Vorlage erstellt werden soll, im linken Menü auf den Bereich PROZESS. Dann erscheint im mittleren Bereich ein Drei-Punkte-Menü, in dem du Neue Vorlage aus Prozess auswählen kannst.

Dialog zur Erstellung einer Prozessvorlage aus einem Prozess

Es öffnet sich ein Dialog, in dem du der neuen Vorlage den Namen 🍕 Pizza fürs Team geben kannst und eine Beschreibung hinzufügen. (Wie du siehst, kannst du auch für den Titel von Prozessvorlagen etc. Emojis benutzen. Das hilft super bei der Orientierung.) Die Beschreibung sollte den Anlass beschreiben, der dazu führt, dass dieser Prozess gestartet wird. Im Auswahlfeld Gruppen kannst du bestimmen, für welche Gruppen Prozesse aus dieser Prozessvorlage überhaupt sichtbar werden sollen. Sobald du die Prozessvorlage erstellt hast kommst du in den Bereich zur Bearbeitung von Prozessvorlagen.

Bereich zur Bearbeitung der Prozessvorlage Pizza fürs Team

In diesen Bereich kommst du grundsätzlich immer auf zwei Wegen. Im Header im Zahnrad-Menü gibt es den Menüpunkt Prozessvorlagen. Da findest du alle Prozessvorlagen. Oder im Drei-Punkte-Menü jedes einzelnen Prozesses gibt es den Menüpunkt Vorlage bearbeiten. Dort gelangst du direkt zur Vorlage eines Prozesses.

Tip: Die Prozessvorlage die entsteht, wenn du das Tutorial bis hierher nachvollziehst, haben wir für dich auch im Demosystem unter dem Namen Pizza fürs Team (kurz) erstellt.

Dashbaord mit der neuen Prozessvorlage Pizza fürs Team

Ab jetzt geht dem samarbeid-Team das Pizza-Bestellen ganz leicht von der Hand. Im Dashboard gibt es eine Kachel Pizza fürs Team, und immer wenn das Team mal wieder hungrig ist wird ein Prozess gestartet. ↑ Top

Ein paar Getränke zur Pizza

Eigentlich hat das samarbeid-Team immer ein paar Flaschen Mate da, die zur Pizza getrunken werden können. Aber in letzter Zeit ist es zwei, dreimal passiert, dass zwar leckere Pizza geliefert wurde, aber nichts mehr zu trinken da war. Das soll in Zukunft vermieden werden. Dazu soll der Prozess angepasst werden. Es sollen rechtzeitig die Getränkevorräte geprüft werden – und falls diese nicht ausreichen soll jemand aus dem Späti ausreichend Getränke holen. Starte für die Anpassung der Prozessvorlage im Dashboard einen neuen Prozess Pizza fürs Team.

Hinzufügen einer Ja/Nein Entscheidung in der Aufgabe Pizzawünsche sammeln

Jetzt fügst du in der Aufgabe Pizzawünsche sammeln ein neues Datenfeld hinzu. Die Art des Datenfeldes ist Ja/Nein Entscheidung, der Name des Datenfeldes Getränkevorräte ausreichend. Aktiviere dann noch die Option Erforderlich zum Abschließen der Aufgabe. Damit stellst du sicher, dass die Aufgabe in Zukunft nur abgeschlossen werden kann, wenn tatsächlich jemand die Getränkevorräte geprüft hat.

Hinzuzfügen eines Hinweistextes in der Aufgabe Pizzawünsche sammeln

Jetzt willst du sicher gehen, dass alle wissen, was ein ausreichend großer Getränkevorrat ist. Erstelle dazu ein Hinweisfeld als weiteres Datenfeld und gebe dort eine klare Handlungsanweisung. Für eine bessere Strukturierung der Aufgabe kannst auch mit Formatierungen und Emojis in den Hinweisfeldern arbeiten.

Die Aufgabe Pizzawünsche sammeln ist jetzt vollständig. Jetzt brauchst du die Aufgabe Getränke im Späti holen. Das muss aber nur jemand machen wenn die Getränkevorräte nicht ausreichend sind. Um das zu steuern brauchst du einen Block. Denn für Blöcke kannst du angeben, welche Bedingung erfüllt sein muss, damit sie aktiv werden. Aufgaben, die in Blöcken sind, werden nur aktiv, wenn auch der Block aktiv wird.

Klicke auf Block hinzufügen im Bereich AUFGABEN. Dort kannst du einen Block mit dem Namen Getränke erstellen.

Zusätzlich musst du die Option Bedingung für die Aktivierung des Blocks festlegen aktivieren. Dann kannst du auswählen, welches Datenfeld für die Entscheidung genutzt werden soll, ob der Block aktiv wird oder nicht. In deinem Prozess gibt es mit Getränkevorrat ausreichend derzeit nur ein Datenfeld, dass dafür genutzt werden kann. Da neue Getränke nur gekauft werden müssen, wenn die Vorräte nicht ausreichend sind, wählst du NEIN bei der Frage Bei welchem Wert soll Block aktiv werden?.

Block Getränke mit einer Aktivierungsbedingung hinzufügen

Im Anschluss erstellst du eine Aufgabe Getränke im Späti holen. In einem Hinweisfeld beschreibst du, was genau gemacht werden soll. Zusätzlich willst du in der Aufgabe noch erfassen, wieviel Geld für Getränke im Späti ausgegeben wurden. Auch einen Kassenbeleg – falls es sowas im Späti gibt – kann hochgeladen werden. Dann schiebst du die Aufgabe in den Block Getränke.

Aufgabe Getränke im Späti holen mit einem Hinweisfeld und den Datenfeldern Ausgaben Späti und Kassenbeleg Späti im Block Getränke

Ganz perfekt ist der Prozess jetzt noch nicht. In der Vergangenheit hat sich gezeigt, dass Pizza bestellen und das Bezahlen bei der Lieferung nicht immer vom selben Team-Mitglied gemacht wird. Um hier Verwirrungen bei der Abrechnung zu vermeiden erstellst du noch eine Aufgabe Pizza bezahlen ganz am Ende des Pozesses. In dieser Aufgabe fügst du die bestehenden Datenfelder Rechnungsbetrag mit Trinkgeld und Rechnungsbeleg aus der Aufgabe Pizza bestellen hinzu. Danach kannst du sie in der Aufgabe Pizza bestellen löschen.

Die neue Aufgabe Pizza bezahlen mit den Datenfeldern Rechnungsbetrag mit Trinkgeld und Rechnungsbeleg.

Bisher hast du nur einen laufenden Prozess verändert. Alle anderen laufenden Prozesse der Vorlage Pizza fürs Team haben sich noch nicht verändert. Auch neue Prozesse zum Pizza bestellen werden noch auf Basis der alten Vorlage gestartet. Daher ist jetzt der richtige Zeitpunkt gekommen um die Prozessvorlage zu aktualisieren.

Vorlage aktualisieren im Drei-Punkte-Menü jedes Prozesses

Das kannst du im Drei-Punkte-Menü deines Prozesses im Menüpunkt Vorlage aktualisieren anstoßen. Wenn du die Vorlage aktualisierst wird die Prozessvorlage genau auf den Stand gebracht, die der aktuelle Prozess hat. Und alle Prozesse, die zukünftig auf Basis der Vorlage gestartet werden, sehen genau wie der aktuelle Prozess aus. Probier es jetzt aus und starte zwei, drei dieser neuen Prozesse.

Tip: Die Prozessvorlage die entsteht, wenn du das Tutorial bis hierher nachvollziehst, haben wir für dich auch im Demosystem unter dem Namen Pizza fürs Team (lang) erstellt. ↑ Top

Voller Überblick über unsere Pizzen

Als Team sind wir natürlich gespannt zu sehen, wie fleißig wir in der Vergangenheit Pizza gegessen haben. Dank samarbeid haben wir jetzt den vollen Überblick, wann wir Pizza gegessen haben, was wir dafür bezahlt haben und – für das Team ganz wichtig- wer in letzter Zeit zum Späti gegangen ist um Getränke zu holen.

Liste aller aktiven Aufgaben aus der Prozessvorlage Pizza fürs Team

In der Liste der Aufgaben kannst du alle Aufgaben nach der Prozessvorlage Pizza fürs Team filtern. Im Reiter TODO siehst du, welche Aufgaben rund um Pizza fürs Team gerade aktiv sind. Und imr Reiter ALLE siehst du alle Aufgaben die rund um Pizza fürs Team in der Vergangenheit gemacht wurden.

Für die Abrechnung kannst du auch alle Daten, die in Prozessen der Vorlage Pizza fürs Team angefallen sind als CSV-Datei herunterladen. So kannst du in einem Tabellenkalkulations-Programm die Daten weiter verarbeiten. Gehe dazu auf das Drei-Punkte-Menü in der Liste aller Aufgaben und wähle den Menü-Punkt Aktuelle Liste exportieren.

Und natürlich kannst auch die Volltextsuche im Header nutzen und sehen, in welchen Prozessen alles Spinaci zu finden ist. Falls im Team mal die Diskussion aufkommen sollte, wer immer Spinaci bestellt. ↑ Top

Vielen Dank an Will O für das tolle Beitragsbild.


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