Use Case

Der ultimative Guide zum Planen und Umsetzen produktiver Teammeetings

27

Jun

2022

Marie-Sophie Schein

Teammeetings sind in vielen agilen Unternehmen und Organisationen ein regelmäßiges Narrativ der gemeinsamen Arbeit. Der kollektive Austausch über die aktuellen Aufgaben, Gespräche über Herausforderungen in der Umsetzung ebendieser und das Planen zukünftiger Arbeitspakete - klassische Themen in solchen Meetings und Fundgrube einer Vielzahl bedeutungsvoller Informationen. Umso wichtiger, das Besprochene gut zu dokumentieren, damit eure Teammeetings keine Produktivitätskiller werden. In diesem Blogbeitrag schauen wir uns das Konzept des Teammeetings einmal genauer an und beleuchten, wie wir Teammeetings so produktiv und erfolgreich wie möglich gestalten können.

Teammeetings sind häufig Fluch und Segen zugleich: Auf der einen Seite ermöglicht der gemeinsame Austausch im Team einen Perspektivwechsel, wodurch Probleme bewältigt, Entscheidungen getroffen und neue Idee entwickelt werden können. Auf der anderen Seite werden vor allem schlecht organisierte Teammeetings als unproduktive Zeitverschwendung wahrgenommen, die einen negativen Impact auf den Erfolg, die Kreativität und das individuelle Wohlbefinden der Mitarbeiter:innen nach sich ziehen können. Und schlimmer geht immer: Laut der MIT Sloan Management Review können vor allem diese ineffektive Meetings zu einem "meeting recovery syndrome" führen, was sinngemäß bedeutet, dass Mitarbeiter:innen zusätzlich an Zeit und Produktivität verlieren, um sich von einem schlechten Meeting zu erholen.

Bei einer Befragung von Statista aus dem Jahr 2018 gaben knapp die Hälfte der Befragten an, dass sie 26 bis 50% ihrer Arbeitszeit in Meetings verbringen - umso wichtiger und notwendiger ist es, Teammeetings so produktiv wie möglich zu gestalten, um den genannten negativen Effekten vorzubeugen. Doch wie wird aus einer ineffizienten Zusammenkunft ein erfolgreiches Teammeeting?

Sinn und Zweck von Teammeetings

Per Definition sind Teammeetings geplante Gespräche, bei denen Mitarbeiter:innen gemeinsam ein oder mehrere Themen besprechen. So können die verschiedenen Expertisen der Mitarbeitenden gebündelt werden, um Ideen zu diskutieren, Entscheidungen zu treffen und Veränderungsprozesse anzustoßen (Kauffeld, S. (2006). Kompetenzen messen, bewerten, enwickeln. Stuttgart, Germany: Schäffer-Poeschel.).

Auch wenn Meetings, vor allem durch die Pandemie, unter einem Imageschaden leiden, sind manche Belangen einfach schwer über E-Mail oder Messenger zu klären und ein analoges Treffen wird notwendig. Doch wann genau sollte ein Teammeeting angesetzt werden? Folgende Grafik dient euch als Entscheidungshilfe, um unnötige und zeitraubende Meetings zu verhindern:

Ziel, Agenda und die Liste der Teilnehmer:innen stehen fest? Dann wird sich das Teammeeting mit Sicherheit lohnen. Damit dein Teammeeting reibungslos verläuft und ein Erfolg für alle Beteiligten wird, ist es wichtig, Klarheit in das Meeting zu bringen und alle Teammitglieder schon vor Beginn organisatorisch und inhaltlich abzuholen. Dein Teammeeting kannst du ganz leicht in die Abschnitte Organisation, Dokumentation und Nachbereitung gliedern. Diese drei Stadien garantieren dir, dass nichts schief läuft und du sicher nichts vergisst. Und samarbeid hilft dir dabei: Lege einfach eine Maßnahmevorlage unter dem Namen Teammeeting an. In dieser Maßnahmevorlage kannst du die Organisation, Dokumentaton und Nachbereitung deines Teammeetings ganz leicht digital festhalten.

Organisation: Wer, wann, wo, was?

Nicht nur beim Wählen des Notrufs sind die W-Fragen wichtigster Anhaltspunkt, um eine Situation abschätzen zu können. Auch in Teammeetings gelten sie als strukturierendes Element und helfen deinen Teammitgliedern sich einen Überblick zu verschaffen.

Eine Agenda mit den wichtigsten Informationen zu einem Meeting zu erstellen ist dabei gar nicht schwer. Trotzdem werden über die Hälfte der Meetings ohne geplante Agenda - also auch ohne Fokus auf die wichtigsten Informationen - abgehalten. Damit euer Meeting nicht dazu gehört, kannst du einfach in samarbeid in deiner erstellten Maßnahmevorlage Teammeeting eine Aufgabe mit dem Namen Organisation erstellen. Wie du deiner Maßnahmevorlage eine Aufgabe hinzufügst, zeigen wir dir hier.

Sobald du die Aufgabe Organisation hinzugefügt hast, kannst du sie mit Datenfeldern füllen, um deine Agenda auszudifferenzieren. Folgende Punkte sollte deine Agenda enhalten:

  • Datum und Zeit,
  • Ort,
  • und das Ziel des Meetings.

Das ist gar nicht so viel, oder? So unaufwendig, wie diese Punkte auf den ersten Blick scheinen, geben sie deinen Teamkolleg:innen das Gefühl von Übersicht und Kontrolle. Allein das sorgt schon im Vorfeld für die notwendige Struktur des Meetings und gibt allen die Möglichkeit ebendieses zeitlich in ihr tägliches Business einzuplanen.

Dokumentation: Zentrale Informationen protokollieren

Habt ihr euch alle virtuell oder analog zu eurem Meeting zusammengefunden, dann startet am besten direkt, um keine wertvolle Zeit zu verlieren.

Genau so wichtig wie die Agenda ist es, alle zentralen Informationen, die in eurem Meeting besprochen werden, festzuhalten. So könnt ihr sicherstellen, dass alle über die nächsten Schritte im Klaren sind und es keine Unsicherheiten darüber gibt, über was genau gesprochen und welche Entscheidungen getroffen wurden.

Samarbeid macht es für euch ganz leicht, die Informationen aus eurem Meeting in editierbaren Datenfeldern festzuhalten und auch nach dem Ende eures Meetings darauf zuzugreifen. Ihr erstellt einfach wieder eine neue Aufgabe, diesmal unter dem Namen Dokumentation und fügt als Datenfeld ein formatierbares Textfeld ein, in dem ihr alle Informationen festhalten könnt. Ihr hab noch weitere Dokumente, die ihr gern in der Aufgabe ablegen wollt? Dann fügt einfach noch das Datenfeld Datein hinzu.

Das Meeting ist um und ihr habt alles Wichtige aufgeschrieben? Dann nicht gleich den Laptop zuklappen und zur nächsten Aufgabe weiterstarten! Eine Sache fehlt noch...

Nachbereitung: Oft vernachlässigt, aber umso wichtiger

Nach einem erfolgreichen Teammeeting wollen sich die Mitarbeiter:innen oft direkt wieder ihrer Arbeit widmen - aber Halt, bloß nicht die Nachbereitung vergessen!

Aus den ganzen Informationen, die ihr gesammelt und besprochen habt, ergeben sich meist wichtige "Follow Ups", also Folgeaufgaben aus euren Gesprächen, die zur Bearbeitung an die Mitarbeiter:innen weitergegeben werden können sowie "Parking Lots", also Aufgaben, die auf eine Wiedervorlage warten und zu einem anderen Zeitpunkt weiter besprochen werden müssen. Diese Aufgaben gilt es aus den vielen Informationen eures Teammeetings heraus zu identifizieren. Dafür legt ihr in samarbeid einfach wieder eine neue Aufgabe unter dem Namen Nachbereitung an und füllt sie mit dem Datenfeld formatierbarer Text unter dem Namen Folgeaufgaben. Hier habt ihr nun genug Platz, um gemeinsame die Follow Ups und Parking Lots zu identifizieren sowie Deadlines und Zuständigkeiten festzulegen.

Produktivität und Klarheit kann so einfach sein!

Auch wenn die genannten Tipps vielleicht offensichtlich scheinen, oft werden sie aber im chaotischen Arbeitsalltag aber vergessen. Daraus entstehen dann halbherzige Meetings ohne zielgerichteten Fokus, die am Ende nur mehr Chaos stiften als Klarheit bringen. Eine ordentliche Organisation, Dokumentation und Nachbereitung ist also die halbe Miete, damit langfristige Ziele erreicht werden können und eure Projekte zum vollen Erfolg werden - mit Struktur und ohne Stress.

Samarbeid hilft euch dabei, die wichtigsten Informationen gebündelt an einem Ort, vollständig durchsuchbar und für alle zugänglich verfügbar zu machen. Habt ihr einmal, auf der oben beschriebenen Grundlage, eure Maßnahmevorlage für ein Teammeeting erstellt, könnt ihr diese Vorlage ganz einfach speichern und immer wieder neu verwenden. So nehmen wir euch einen Teil der Planung eures Teammeetings schon im Vorfeld ab.

Ihr wollt die Maßnahme Teammeeting in Aktion sehen? Dann besucht einfach unsere Ausprobierinstanz und schaut sie euch live an. Wie ihr dort hinkommst und euch anmeldet erklären wir hier. Ihr seid überzeugt von samarbeid und möchtet es in eurem Team ausprobieren? Dann meldet euch für unser Programm samarbeid für euer Team an!

Ihr habt noch weitere Anregungen zu Fallbeispielen, die wir einmal näher beleuchten sollen? Dann schreibt uns eine Mail an kontakt@samarbeid.org mit euren Idee und wir zeigen euch, wie einfach ihr diese in eine sinnvolle Struktur in eurem samarbeid übertragen könnt.

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