„Es ist Montagmorgen, 8 Uhr: Drei E‑Mails mit je zehn Anhängen, endlose Excel-Listen und das Telefon klingelt im Minutentakt. Während das Projektingenieurbüro dringend planen müsste, jagen die Mitarbeitenden Informationen hinterher – statt sie zu nutzen.“ Warum verschwenden Unternehmen täglich viele teure Mitarbeiterstunden für manuelle Routinetätigkeit, obwohl es digitale Lösungen gibt, die Abhilfe schaffen können? In seiner Bachelorarbeit hat unser Autor die Einsatzmöglichkeiten von samarbeid in einem Ingenieurbüro evaluiert.
Autor: Hannes Kortsch
Hintergrund
Im Rahmen meiner Bachelorarbeit an der Leipziger HTWK habe ich im Frühjahr 2025 untersucht, welche konkreten Potenziale und Herausforderungen samarbeid für die Digitalisierung der Arbeitsabläufe kleinerer ingenieurtechnischer Dienstleister hat. Schwerpunkt der Analyse war ein Projektingenieurbüro, das Großprojekte für die Deutsche Bahn betreut. Ziel der Untersuchung war es, samarbeid bezüglich Praxistauglichkeit und Anpassungsfähigkeit zu analysieren und zu bewerten.
Motivation
Digitalisierung ist für viele kleine Unternehmen nach wie vor eine Herausforderung. Häufig sind Arbeitsabläufe ineffizient und unübersichtlich, Informationen gehen verloren und Standardaufgaben müssen wiederholt manuell erledigt werden. Samarbeid verspricht hier Abhilfe als flexible und kostengünstige Open-Source-Lösung, die Routineabläufe digital abbildet und Prozesse transparenter gestaltet. Doch wie gut erfüllt samarbeid diese Erwartungen in der Praxis? Genau das sollte meine Studie herausfinden.
Methodik
Mit leitfadengestützten Interviews habe ich zunächst die konkreten Anforderungen und Arbeitsabläufe des Ingenieurbüros analysiert. Anschließend erstellte ich (ohne selbst große Vorkenntnisse in samarbeid zu haben) einen realitätsnahen Prototypen in samarbeid für das Unternehmen. Dieser bildete digital sowohl typische Abläufe wie Meetings, Aufgabenverwaltung und Rechnungsprüfung als auch klassische administrative Aufgaben wie Dokumentpflege, Rechteverwaltung etc. ab. Die Praxistauglichkeit wurde abschließend in einem Feedbackgespräch evaluiert.
Potenziale von samarbeid
Wiederverwendbare Prozessvorlagen
Als größte Stärke von samarbeid wurden die wiederverwendbaren Prozessvorlagen benannt. Regelmäßige Abläufe, beispielsweise wöchentliche Meetings oder Rechnungsfreigaben, können einmal definiert und danach beliebig oft genutzt werden. Das reduziert manuelle Arbeit und Fehleranfälligkeit erheblich.
Benutzerfreundlichkeit
Ebenfalls positiv bewertet wurde die einfache Anpassbarkeit des Systems. Änderungen und Erweiterungen sind direkt durch Fachanwender möglich, ohne das technische Kenntnisse vorausgesetzt werden. Zusammenarbeit wird dadurch nicht nur einfacher, sondern es fördert auch die eigenständige Optimierung der Abläufe.
Aktive Prozesse zur Leistungsphase 2 in dem Prototypen für das Ingenieurbüro
Transparenz und Nachvollziehbarkeit
Samarbeid schafft Transparenz durch eine vollständige und nachvollziehbare Protokollierung aller Änderungen und Tätigkeiten. Jeder Schritt, jede Bearbeitung und jede Freigabe sind jederzeit sichtbar, was interne Kontrollen erheblich erleichtert und für eine klare Verantwortungszuordnung sorgt.
Zentrales Wissensmanagement durch Dossiers
Die Möglichkeit, Informationen in Dossiers zentral und thematisch zu bündeln, erwies sich als besonders wertvoll. Mitarbeiter finden schneller alle relevanten Informationen an einem Ort und profitieren von einer verbesserten Wissenssicherung und einfacheren Zusammenarbeit.
Grenzen und Herausforderungen
Rechteverwaltung für externe Partner
Als Herausforderung wurde die Rechteverwaltung benannt. Das untersuchte Ingenieurbüro arbeitet mit vielen externen Partnern zusammen. Die Zuarbeiten in samarbeid sind dabei ein sehr gutes Werkzeug, um Externe direkt in die Prozesse einzubinden. Im konkreten Projektalltag ist jedoch eine noch granularere Rechtevergabe, insbesondere für externe Partner, notwendig, als diese derzeit durch samarbeid umgesetzt ist. Hier bestand für das untersuchte Ingenieurbüro Optimierungsbedarf, um die Zusammenarbeit mit Externen gezielter digitalisieren zu können.
Fehlende Automatisierungsfunktionen
Als weiterer Schwachpunkt wurde die fehlende Automatisierung von Routineaufgaben genannt. Prozesse können in samarbeid automatisch gestartet werden, Aufgaben müssen bislang jedoch manuell initiiert werden, eine automatische Wiederholung von regelmäßig wiederkehrenden Aufgaben ist nicht möglich. Diese Funktion würde den praktischen Nutzen deutlich erhöhen.
Mangel an Dashboard- und Reportingfunktionen
Ein weiterer wichtiger Wunsch war, eine bessere Übersicht über alle laufenden Projekte oder Aufgaben zu erhalten. Ein zentrales Dashboard oder Reporting-Tools, die den Status verschiedener Vorgänge übersichtlich zusammenfassen, waren zum Untersuchungszeitpunkt nicht verfügbar. Im Sommer 2025 wurden in samarbeid Boards eingeführt, die sich jetzt sehr einfach und intuitive als Dashboard-Ersatz nutzen lässt. Zudem können mit Hilfe der samarbeid-API Dashboards in externen Tools wie Excel mit Daten aus samarbeid versorgt werden.
Fazit
Die Untersuchung hat deutlich gemacht, dass samarbeid bereits heute wertvolle Unterstützung bei der Digitalisierung der Arbeitsabläufe in einem Ingenieurbüro bietet, insbesondere durch die Wiederverwendbarkeit von Vorlagen, eine intuitive Benutzerführung und eine transparente Dokumentation. Das Tool eignet sich sehr gut für kleine Unternehmen, die ihren Arbeitsalltag mit überschaubarem Aufwand effizienter gestalten wollen.
Gleichzeitig zeigten sich Grenzen, insbesondere im Bereich der Automatisierung und der Rechteverwaltung. Unternehmen, die viele externe Partner einbinden müssen, könnten derzeit noch auf Einschränkungen stoßen.
Zusammenfassend lässt sich sagen: samarbeid ist eine empfehlenswerte Plattform, die ihren Nutzen im Geschäftsalltag schnell entfaltet. Mit gezielten Weiterentwicklungen, insbesondere im Bereich der Automatisierung und des Reportings, könnte samarbeid in Zukunft noch breiter einsetzbar und wertvoller für kleine Unternehmen werden.
Zum Autor
Ich bin Hannes Kortsch, derzeit Werkstudent bei Porsche Leipzig mit Fokus auf operative Exzellenz und Digitalisierung in der Fertigung. Aktuell befinde ich mich in der Gründung eines Unternehmens für 3D-gedruckte Ersatzteile luftgekühlter Porsche und verbinde dabei Technik mit Unternehmergeist. Ab Herbst erweitere ich mein Profil mit einem berufsbegleitenden Master in Management an der HHL Leipzig.
Ich bin immer neugierig auf neue Impulse und Gespräche – vernetzen wir uns doch einfach auf LinkedIn!
Danke an Glenov Brankovic für das schöne Beitragsbild.