Zu Lebzeiten muss der Soziologe Niklas Luhmann eine ausgeprägte Produktivität und Kreativität besessen haben. Ein stetiger Strom an Ideen und Gedanken prägte wohl sein alltägliches Schaffen.
Nur war es auch ihm nicht möglich all diese Ideen im Kopf zu behalten. Es brauchte eine Möglichkeit, all die Gedanken und Ideen zu dokumentieren. Und – was vermutlich die eigentliche Herausforderung war – si so organisieren, dass er sie später wiederfindet.
Dabei stellte sich wohl schnell heraus, dass all die Gedanken und Ideen sich nich einfach in irgendeine vordefinierte Ordnung pressen lassen. Es gibt nicht die eine Gliederung, in die alle Themen einfach eingeordnet werden können. Stattdessen ist vieles mit vielem vernetzt. Mit ganz unterschiedlichen Bezügen, die vielleicht auch erst nach einer Weile auffallen und sichtbar werden.
Um seinen riesigen Schatz an notierten Gedanken nutzen zu können, arbeitete Luhmann mit seinem Zettelkasten. Und schuf sich ein eigenes System, um die einzelnen Zettel in seinem Zettelkasten miteinander zu verknüpfen. Dieses System war so ausgeklügeltet, das dessen Details eher für Wissenschaftshistoriker interessant sind. Aber das Grundprinzip ist einfach: jede abgrenzbare Idee bekommt einen eigenen Zettel mit einer feststehenden Nummer. Und überall, wo man einen Bezug zu dieser Idee auf anderen Zetteln herstellen will, muss man diese Nummer notieren. Konsequent angewendet bildet sich so ein unsichtbares Netz innerhalb des Zettelkastens das alle Zusammenhänge beschreibt. Und der Zettelkasten kann ohne Probleme um immer neue Ideen und Gedanken erweitert werden.
Und genau diese Idee setzt auch samarbeid um. So wie der Zettelkasten Luhmanns „erweitertes“ Gedächtnis geworden ist, kann sich auch samarbeit zum vernetzten, erweiterten Gedächtnis eurer Organisation entwickeln.
Wie geht das? Du hast vielleicht schon festgestellt, dass jede Aufgabe, jeder Prozess, jedes Dossier und jede:r Nutzer:in in samarbeid eine feststehende Nummer. Eigentlich ist das nicht besonders wichtig, daher sieht man die Nummer oft nur als Randnotiz. Aber damit wird – wenn wir der Idee von Luhmanns Zettelkasten folgen – aus jeder Aufgabe, jedem Prozess, jedem Dossier und jedem Nutzer ein Zettel.
Vielleicht ist dir beim Schreiben eines Kommentars oder beim Ausfüllen eines Datenfelds mit formatierbarem Text schon einmal folgender Hinweistext aufgefallen: Für Erwähnungen im Text: @Nutzer:in, @Gruppe, %Prozess, #Aufgabe, *Dossier.
Probier es mal aus. Gib eines der Zeichen @, %, # oder * ein. Und schon bekommst du die Möglichkeit. einen Verweis zu eine:r Nutzer:in, Gruppe, Prozess, Aufgabe oder Dossier einzufügen. Diese Verweise sind dann sofort anklickbar. Und werden auch aktualisiert, wenn sich beispielsweise der Titel eines Prozesses ändert, auf dem verwiesen wurde. Luhmann musst die Nummer des Zettels genau kennen (und vorher wiedergefunden haben) – um einen Verweis einzufügen. Du kannst einfach das Vorschlagsystem nutzen.
Das Einfügen dieser Verweise in Kommentaren und formatierbaren Textfeldern ist die einfachste und häufigste Methode ein Netzwerk von Beziehungen zwischen all den Dingen entstehen zu lassen, über die in samarbeid Informationen gespeichert sind.
Eine weitere Möglichkeit Beziehung zwischen den „Zetteln“ in samarbeid zu speichern sind Verknüpfungen zu Dossiers. Das sind Datenfelder in Aufgaben und Dossier. Die Abbildung illustriert, das dadurch auf einfacher Art und Weise sichtbar wird, dass Selma zwei Bücher ausgeliehen hat und einer Veranstaltung teilnimmt. (Wenn dich das mehr interessiert, dass lies hier noch ein Stück weiter.)
Samarbeid soll es dir so leicht wie möglich machen, die Beziehungen, die in der realen Welt wichtig für eure Organisation sind, in samarbeid zu speichern und wiederzuverwenden. So dass samarbeid das assoziative, vernetzte Gedächntis eurer Organisation werden kann. Oder halt euer Zettelkasten.
Und noch ein letzter Punkt, den Luhmann nicht hatte – aber samarbeid euch gleich mitbringt. Das (Wieder-)finden eines Zettels konnte – wenn die Zettelnummer nicht bei der Hand war – in Luhmanns Kasten schonmal eine zeitraubende Sachen werden. In samarbeid hast du dafür die Volltextsuche. Damit kannst du mit den richtigen Stichworten ganz schnell alle Elemente – also „Zettel“ – innerhalb von samarbeid wiederfinden. Und von dort aus entlang der Verweise im Netzwerk eures organisationalen Gedächtnis recherchieren.
Für das Beitragsbild vielen Dank an Kai Schreiber
