Wir arbeiten in unserem samarbeid mit verschiedenen Gruppen, damit nicht alle Nutzer alles sehen können. Aktuell haben wir jedoch ein Problem mit den Einzelaufgaben: Diese sind grundsätzlich für ALLE sichtbar. Wir möchten aber auch innerhalb einzelner Gruppen Einzelaufgaben erstellen können, die ausschließlich für die jeweiligen Gruppenmitglieder sichtbar sind. Gibt es eine Möglichkeit, das umzusetzen?
Einzelaufgaben sind die zentralen Elemente von Prozessen ohne Vorlage. Diese sind im Normalfall immer der Gruppe ALLE zugeordnet. Das bedeutet, dass alle Nutzer:innen in samarbeid alle Einzelaufgaben sehen können. Derzeit gibt es leider keine Möglichkeit private Einzelaufgaben für bestimmte Gruppen oder individuelle Nutzer komfortabel zu erstellen.
Für Gruppen könnt ihr aber einen kleinen Trick anwenden, der zu einem ähnlichen Ergebnis führt (mit ein paar kleinen Einschränkungen im Komfort).
Wenn Ihr bspw Einzelaufgaben für die Gruppe Geschäftsführung haben wollt, dann legt eine neue Prozessvorlage mit dem Titel „Einzelaufgabe GF“ und der Beschreibung „Alles, was als Einzelaufgaben nur durch die GF bearbeitet werden muss…“ an. Dieser Vorlage muss nun die Gruppe Geschäftsführung zugewiesen werden.
Erstellt dann in der neuen Prozessvorlage genau eine Aufgabe mit dem Titel „Aufgabentitel ändern“ und zwei Datenfeldern: Beschreibung (Formatierbares Textfeld) und Dokumente (Mehrere Dateien). Idealerweise wählt ihr bei „Automatisch Verantwortliche“ noch „Verantwortliche:r des Prozesses“ aus.
Und schon kann es losgehen. Der größe Nachteil dieser Lösung ist, dass ihr beim Starten sowohl einen Titel für den neuen Prozess angeben sollt – und später die Aufgabe noch einmal benennen müsst. Wie gesagt, das ist nicht ganz komfortabel. Dafür habt ihr aber private Einzelaufgaben für eure Gruppe.
Das ganze könnt ihr auch für private Einzelaufgaben für individuelle Nutzer machen. Erstellt dazu eine Gruppe in der der Nutzer das einzige Mitglied ist. Und geht dann wie oben beschrieben vor.
Wichtig: Die Zuordnung von Gruppen zu Vorlagen können nur Admins vornehmen. Falls du keine Adminrechte hast must du einen Admin darum bitten.