Dateien
Dateien kommen an vielen Stellen in samarbeid vor. Sie können zum Einen in Datei-Datenfeldern von Aufgaben und Dossiers genutzt werden. Zum Anderen können Dateien in allen formatierbaren Textfeldern vorkommen.
Inhalt
Liste aller Dateien
Die Liste aller in samarbeid gespeicherten Dateien erreichst du über den Menüpunkt Dateien im Bereich Einstellungen des Hauptmenüs. Diese Liste dient hauptsächlich administrativen Zwecken (bspw. dem Suchen nach besonders großen Dateien). Bei der alltäglichen Nutzung von samarbeid wird diese Seite nicht benötigt.
Diese Liste kann nach den folgenden Kriterien gefiltert werden:
- Titel der Datei
- Dateityp – dabei werden alle Dateitypen aufgelistet, die derzeit in der samarbeid-Instanz gespeichert sind
Weiterhin kann die Liste alle Dateien nach den folgenden Kriterien sortiert werden:
- Erstellungsdatum (neueste zuerst / älteste zuerst) – wenn du beispielsweise nach sehr alten Dateien suchst
- Titel (aufsteigend / absteigend)
- Größe (größte zuerst / kleinste zuerst) – wenn du nach Dateien suchst, die sehr viel Speicherplatz in eurem samarbeid verbrauchen
👁️ Ein Nutzer ohne Admin-Rechte sieht in dieser Liste nur Dateien, für die Sichtbarkeitsrechte bestehen. Ein Nutzer mit Admin-Rechten sieht in dieser Liste alle Dateien, die in der samarbeid-Instanz genutzt werden.
Individualseite einer Datei
Durch Klick auf ein Listenelement in der Liste aller Dateien erreichst du die Individualseite einer Datei.
Die Individualseite einer Datei bietet die folgenden Funktionalitäten:
- Im Datenfeld Title kann der Titel der Datei zentral geändert werden. Dadurch wird die Datei an allen Stellen in samarbeid, bei denen sie genutzt wird, umbenannt.
- Durch Klick auf das Vorschaubild öffnet sich der Viewer-Overlay für die Datei. Hier kann die Datei im Detail betrachtet werden (wenn für den Datentyp verfügbar).
- Es werden alle Verwendungen der Daten aufgelistet. Eine Datei kann an verschiedenen Orten gleichzeitig genutzt werden. Die werden nur die Verwendungen angezeigt, die für dich sichtbar sind. Es existieren folgende Verwendungsorte für eine Datei, die an dieser Stelle angezeigt werden können:
- Datei-Datenfeld in einer Aufgabe
- Datei-Datenfeld in einem Dossier
- Formatierbarer Text in einer Aufgabe
- Formatierbarer Text in einem Dossier
- in allen Kommentaren
- in allen Beschreibungen von Vorlagen, Gruppen, Labels und Boards
- als Vorgabewerte für Datenfelder in Prozessen und Dossiers
- In der Historie sind wichtige Änderungen (wie beispielsweise Umbennenungen) vermekt.
Die Datei kann auf der Individualseite nicht gelöscht werden. Eine Datei wird automatisch gelöscht, wenn sie an allen Verwendungsorten entfernt wurde.
👁️ In der rechten Seitenspalte wird angezeigt für welche Gruppen die Datei sichtbar ist. Die Sichtbarkeit ergibt sich direkt aus der Verwendung einer Datei. Wird bspw. eine Datei in einer Aufgabe einer Prozessvorlage genutzt, die für die Gruppen Geschäftsführung und Controlling sichtbar ist, dann ist die Individualseite der Datei für alle Nutzer sichtbar, die in diesen beiden Gruppen sind.