Tutorial

Eine Gruppe erstellen und löschen

9

Sep

2022

Marie-Sophie Schein

Nicht alle Informationen und Daten in samarbeid sind für alle Nutzer:innen relevant. Mit der Möglichkeit Gruppen mit unterschiedlichen Nutzer:innen zu bilden, könnt ihr ganz einfach steuern, für wen welche Informationen sichtbar sein sollen. Im Tutorial zeigen wir euch, wie es geht.

Gruppen in samarbeid erstellen ist ganz einfach. Zuerst gehst du auf Einstellungen in der Navigationsleiste (das Zahnradsymbol neben deinem Avatar). Hier findest du die Kategorie Gruppen. Mit einem Klick wirst du auf die Übersichtsseite aller in samarbeid erstellten und für dich sichtbaren Gruppen weitergeleitet. Über dem Block mit den Filteroptionen siehst du die Aktion GRUPPE ERSTELLEN. Achtung: Nur Systemadministrator:innen haben die Möglichkeit, Gruppen zu erstellen. Sollte dir diese Option nicht angezeigt werden, dann setze dich mit dem/der Systemadministratorin in Verbindung.

Hast du nun auf GRUPPE ERSTELLEN geklickt, öffnet sich ein neues Fenster. Hier hast du die Option deiner Gruppe einen Namen zu geben. Sobald du deiner Gruppe einen passenden Namen zugeordnet hast, klickst du rechts unten im Fenster auf SPEICHERN. Möchtest du mehrere Gruppen erstellen, klickst du einfach neben SPEICHERN auf den Pfeil und wählst SPEICHERN UND WEITERE ERSTELLEN.

Sobald du deine Gruppe erstellt hast, wirst du auf die Übersichtsseite ebendieser weitergeleitet. Hier kannst du deiner Gruppe eine Beschreibung geben sowie Nutzer:innen, Prozessvorlagen und Dossiervorlagen zuzuweisen. Klickst du also in der linken Sidebar auf Nutzer:innen, kannst du deiner Gruppe Personen hinzufügen, die am Ende alle Informationen und Prozesse sehen, die der Gruppe zugeordnet werden. Unter ÄNDERN kannst du durch Klicken auf die jeweiligen Personen feslegen, welche Nutzer:innen zur Gruppe gehören sollen. Hast du alle Personen ausgewählt, klickst du einfach neben die Auswahl auf die leere Seite und deine Einstellungen werden gespeichert.

Ähnlich gehst du bei dem Zuweisen von Prozess- und Dossiervorlagen vor. Gehe einfach in der linken Sidebar auf eine der beiden Aktionen und weise unter ÄNDERN deiner Gruppe Prozess- und Dossiervorlagen zu. Alle Informationen unter den zugewiesenen Vorlagen sind jetzt für alle Nutzer:innen der Gruppe sichtbar.

Möchtest du eine bereits bestehende Gruppe löschen? Dann klicke einfach unter Einstellungen auf Gruppen und wähle im nächsten Schritt die Gruppe aus, die du löschen möchtest. Jetzt wirst du auf die Übersichtsseite der Gruppe weitergeleitet. Unter dem Menüpunkt Allgemein (auf der linken Sidebar) findest du das Drei Punkte Menü mittig der Seite. Hier wählst du Gruppe löschen.

Probiere es in unserem Ausprobiersystem aus!

Auf unserer Ausprobierinstanz kannst du das Erstellen von Gruppen problemlos ausprobieren und dich selbst von samarbeid überzeugen. Wie du zur Ausprobierinstanz kommst und dich einloggst erklären wir dir hier. [Link] Achtung: Bitte logge dich mit einem Account ein, der über Adminrecht verfügt!

Eingeloggt? Dann geht's los! Klicke als erstes vom Dashboard aus auf Einstellungen, das Zahnradsymbol neben deines Avatars. Jetzt wählst du Gruppen und wirst direkt auf die Übersichtsseite aller Gruppen im Ausprobiersystem weitergeleitet. Auf dieser Seite klickst du jetzt auf die Aktion GRUPPE ERSTELLEN. Im neu geöffnetem Fenster gibst du deiner Gruppe jetzt einen beliebigen Namen und klickst danach auf SPEICHERN. Auf der Übersichtsseite deiner neu erstellten Gruppe kannst du dieser nun, wie beschrieben, Nutzer:innen zuweisen, sowie Prozess- und Dossiervorlagen.