Rund um samarbeid

Motivation, Prizipien und Umsetzung: Ein Einblick in samarbeid

21

Sep

2022

Marie-Sophie Schein

Jedes digitale Kollaborationstool, was auf dem Markt zu finden ist, hat seine eigenen Identität. Genauso auch unser Open-Source-Projekt samarbeid. Aber was ist eigentlich die genaue Idee von samarbeid? Was sind unsere Prinzipien? Und wie grenzen wir uns zu anderen digitalen Kollaborationstools ab?

Tausend und eine Möglichkeit

Der digitale Markt bietet eine unfassbar große Produktpalette an Kollaborationstools. Monday, Trello, Asana und ClickUp sind vielen Teams sicher schon mal über den Weg gelaufen sind. Denn eine Frage umtreibt wohl jedes Team gleichermaßen: Wie können wir problemlos digital Zusammenarbeiten so das jede:r Zugriff auf die wichtigsten Dokumente und aktuellsten Informationen zu den anstehenden Projekten einsehen kann? Vor allem in der aktuellen Zeit, wo die Temparatur wieder sinkt und gleichzeitig die Infektionskurve der Coronapandemie allmählich zu steigen beginnt, rückt diese Frage für Remote-Teams wieder in den Fokus.

Genauso individuell wie jedes Team, das diese Frage umtreibt, sind aber auch die auf dem Markt verfügbaren Softwares. Wo die einen ihre Aufmerksamkeit mehr auf Cloud-Lösungen zum Teilen von gemeinsamen Dokumenten legen, fokussieren sich andere Tools eher auf Kanban-Techniken zum Abarbeiten von To-Do-Listen und wieder andere auf statische, unveränderbare Arbeitsprozesse. Entscheidend für die jeweilige Technik, an der sich eine Software bedient, ist aber immer eine Sache - die jeweilige Motivation dahinter.

Alles eine Frage der Motivation

Der Begriff Motivation kommt vom lateinischen Wort "movare". Das bedeutet so viel wie Bewegung auslösen oder etwas mit einer bestimmten Absicht in Gang bringen. Hinter jeder Kollaborationssoftware steckt eine ganz individuelle Motivation, aber ein gemeinsames Ziel - Arbeitsprozesse erleichtern.

In Deutschland gibt es unzählige Vereine, NGOs, Forschungsprojekte und KMU mit weniger als 10 Mitarbeitenden die jeweils ihre ganz eigenen Arbeitsprozesse tagtäglich leben. Vor allem für diese kleinen Organisationen bietet die Digitalisierung der Wertschöpfungs- und Verwaltungsprozesse große Potenziale und auch der Wille, die eigene Digitalisierung voranzutreiben, besteht. Denn die Vorteile liegen auf der Hand: Durch die Einbindung von Kollaborationssoftwares kann die Arbeit professionalisiert und effektiver gestaltet werden was nicht nur die Wirtschaftlichkeit der Organisation vorantreibt, sondern auch die allgemeine Zufriedenheit im Team.

Aber oft stehen diese Organisationen in der Umsetzung von Digitalisierungsstrategie vor ganz konkreten Barrieren. Dabei fehlt es nicht nur an Geld und Zugängen, um Digitalisierung voranzutreiben - mangelnde Digitalkompetenz bei den Mitarbeitenden und fehlende Datensouveränität gelten für viele Teams als größte Hindernisse.

Es wird Zeit, diese Probleme anzugehen! Mit samarbeid soll ein Open Source Werkezug geschaffen werden, das die Ansprüche und konkreten Probleme dieser Organisationen ernst nimmt und im Entwicklungsprozess mitdenkt. Unsere Motivation ist es, die Digitalisierung dieser Organisationen mit unserer leistungsfähigen und leicht nutzbaren Kollborationssoftware aktiv vorantreiben.

Unsere Prinzipien

Um diese Motivation sinnvoll umzusetzen, ist es jedoch nötig, Prinzipien zu formulieren, die als Grundlregeln den gesamten Entwicklungsprozess begleiten. Wir bei samarbeid haben fünf Regeln formuliert, die uns als Guidline dienen:

1. Digitale Selbstbestimmung

Mit samarbeid soll es Organisationen ermöglicht werden, niedrigschwellig mit der Digitalisierung einzelner Arbeitsabläufe zu beginnen und das ganz ohne ein IT-Nerd sein zu müssen.

2. Ein lernendes System für lernende Organisationen

Alles ist im stetigen Wandel, deshalb braucht es eine flexible Software, die sich an die sich verändernde Umwelt anpassen kann.

3. Digitale Souveränität

Viele der derzeitig auf dem Markt verfügbaren Softwares sind angelsächsisch geprägt und arbeiten mit Cloudlösungen. Das könnte vielen Organisationen in der Nutzung zum Verhängnis werden. Samarbeid soll es als Open Source Software der Zielgruppe ermöglichen, jederzeit die komplette Souveränität über die eigenen Daten und Prozesse zu behalten.

4. Kollboratives Lernen und Gestalten

Samarbeid bietet euch eine funktionierende Infra- und Gouvernancestruktur. So soll es ermöglicht werden, sich in der Community auszutauschen und gemeinsam zu lernen.

5. Alles andere als one fits all

Samarbeid ist so individuell wie das Team, das es nutzt. Prozesse und Daten können jederzeit flexibel gestaltet und während der Nutzung im System geändert werden.

Mit diesen 5 Leitideen ermöglichen wir digitale Selbstbestimmung und Souveränität für alle digitalisierungswilligen Organisationen und kreieren so eine Kollaborationssoftware, die einen echten Mehrwert für die nutzenden Teams verspricht.

Vom Denken ins Handeln

Probleme zu definieren und einen genauen Plan zu haben, wie man sie lösen kann, ist immer ein wichtiger Schritt. Genauso wichtig ist es jedoch, ins Handeln zu kommen. Wie wir unsere Prizipien praktisch umsetzen, könnt ihr ganz einfach auf unserer Ausprobierinstanz testen. Wie ihr dort hinkommt zeigen wir euch in diesem Blobeitrag. Einen ersten Einblick in samarbeid findet ihr aber bereits auch in diesem Post. Auf unserer Infografik fassen wir noch einmal unsere Motivation und die daraus abgeleiteten Prizipien zusammen. Unter Umsetzung lernt ihr die drei Grundkomponenten von samarbeid kennen - Vorlagen, Aufgaben und Dossiers.

Vorlagen sind die zentralen Elemente in samarbeid. Ihr seid eine Organisation, die regelmäßig mit wiederkehrenden Aufgaben zu tun hat? Dann könnt ihr ganz leicht Vorlagen erstellen, sie speichern und immer wieder verwenden. Sollte sich doch mal ein Ablauf ändern ist das kein Problem: Vorlagen lassen sich ganz leicht anpassen und neu strukturieren.

Aufgaben sind Strukturierungselemente die aus leicht anpassbaren Datenfeldern bestehen. Hier speichert ihr alle wichtigen Informationen und Dokumente für eure jeweiligen Arbeitsprozesse. Außerdem hilft euch das Vergeben von Verantwortlichkeiten und Fälligkeiten eure Aufgaben zu managen.

Dossiers können für alles angelegt werden, was eine eigene Identität besitzt. Das können nicht nur Personen sein, sondern auch Veranstaltungen, Unternehmen oder einfache Notizen. Dossiers funktionieren als Knotenpunkte in samarbeid aus denen sich nach und nach das Gedächtnis eurer Organisation entwickelt.

...so wird aus einer Vision eine Mission. Wenn ihr mehr zu samarbeid erfahren wollt, dann schreibt uns eine Mail an kontakt@samarbeid.org und wir zeigen euch samarbeid bei einem Demotermin in action. Ihr seid bereits überzeugt? Dann meldet euch direkt zu unserem Programm "samarbeid für euer Team" an! Achtung: Es gibt nur noch wenige Plätze, schnell sein lohnt sich!