Tutorial

Ein Dossier erstellen

8

Mar

2022

Marie-Sophie Schein

In unserer vernetzten Arbeitswelt stehen wir im ständigen Austausch mit verschiedensten Unternehmen und Personen, besuchen unzählige virtuelle und analoge Veranstaltungen - da kann man schnell mal den Überblick verlieren. In diesem Tutorial zeigen wir dir, wie du mit Hilfe von Dossiers alle wichtigen Daten sturkturieren und in dein Informationsnetzwerk einbetten kannst.

Möchtest du ein Dossier erstellen, klickst du in der Menüleiste auf DOSSIERS. Jetzt befindest du dich auf der Übersichtsseite der aller Dossiers. Durch das Klicken auf DOSSIER ERSTELLEN, rechts über dem Block mit den Filteroptionen, öffnet sich ein Fenster mit allen für dich verfügbaren Dossiervorlagen. Aus diesen wählst du im nächsten Schritt die für dich Passende aus. Bist du auf der Suche nach einer bestimmten Dossiervorlage, kannst du die Filteroption Suche nutzen.

Nachdem du deine passende Dossiervorlage gefunden hast, kannst du alle deiner Dossiervorlage zugeordneten Datenfelder, die in der Vorlage als empfohlen oder erforderlich gekennzeichnet wurden und somit im Erstellungsdialog angezeigt werden, ausfüllen. Sobald du alle erforderlichen Datenfelder ausgefüllt hast, gehst du auf SPEICHERN. Jetzt wirst du auf die Seite deines erstellten Dossiers weitergeleitet. Hier siehst du die eingegebenen Stammdaten, eine Auflistung der Referenzen deines Dossiers in Aufgaben sowie eine Auflistung der Referenzen deines Dossiers innerhalb anderer Dossiers. Diese Referenzen bedeuten, dass dein Dossier in Aufgaben oder anderen Dossiers über das Datenfeld Verknüpfung zu Dossiers verlinkt wurde. Dadurch entsteht in samarbeid eine intellegente Verknüpfung deiner Daten und somit gleichzeitig ein vernetztes digitales Gedächtnis deiner Organisation.

Möchtest du deiner ausgwählten Dossiervorlage mehr als ein Dossier hinzufügen, musst du den oben skizzierten Ablauf nicht erneut starten. Gehe einfach, nachdem du alle Datenfelder deines Dossiers aufgefüllt hast, auf das Drop Down Menü neben SPEICHERN. Jetzt wählst du SPEICHERN UND WEITERES ERSTELLEN. Dein zuvor erstelltes Dossier wird an dieser Stelle gespeichert. Nun kannst du direkt die neuen Informationen für dein nächstes Dossier in die Vorlage eintragen. Solltest du ein weiteres Dossier unter der gewählten Vorlage erstellen wollen, wählst du im Drop Down Menü nochmals SPEICHERN UND WEITERES ERSTELLEN aus. Solltest du mit der Erstellung deiner Dossiers fertig sein, wählst du SPEICHERN.

Alternativ kannst du dein Dossier auch ganz einfach vom Dashboard aus erstellen. Auf das Dashboard gelangt du oben links in der Navigationsleiste wenn du auf samarbeid klickst. Scrollst du auf dem Dashboard nach unten, siehst du den Abschnitt Dossiers. Hier kannst du dir nun deine gewünscht Dossiervorlage aussuchen. Mit einem Klick auf das Plussymbol öffnet sich ein neues Fenster, indem du alle deiner Dossiervorlage zugeordneten Datenfelder, die in der Vorlage als empfohlen oder erforderlich gekennzeichnet wurden und somit im Erstellungsdialog angezeigt werden, ausfüllen. Wenn du alle erforderlichen Datenfelder ausgefüllt hast, gehst du auf SPEICHERN. Jetzt wirst du auf die Seite deines erstellten Dossiers weitergeleitet.

Probier es in unserem try-System aus!

Du möchtest das Erstellen von Dossiers direkt selbst ausprobieren? Kein Problem, das samarbeid-Team hat ein Ausprobiersystem für alle Neugierigen erstellt, wo du die Funktionen auf Herz und Nieren testen kannst. Wie du zu try kommst und dich anmeldest erfährst du hier.

Nach dem Einloggen im Ausprobiersystem findest du dich zuerst auf dem Dashboard wieder. Von hier aus wählst du in der Navigationsleiste DOSSIERS. Jetzt wirst du auf die Übersichtsseite aller Dossiers weitergeleitet. Rechts oben über dem Block mit dem Filterfunktionen findest du die Option DOSSIER ERSTELLEN. Hier klickst du drauf und direkt öffnet sich ein neues Fenster. Jetzt kannst du auswählen, welche Dossiervorlage du für die Erstellung deines neuen Dossiers verwenden möchtest.

Lass uns mit der Vorlage Kontakt weiterarbeiten. Sobald du Kontakt als Dossiervorlage ausgewählt hast, wirst du vom System weitergeleitet, um dem Dossier Kontakt einen Namen und eine E-Mail Adresse sowie das Unternehmen, in dem dein Kontakt tätig ist, hinzuzufügen. Achtung: Wenn du ein Unternehmen hinzufügen möchtest, musst du vorher erst einen Dossier unter der Dossiervorlage Unternehmen erstellen, um beide Dossiers miteinander verknüpfen zu können.

Sobald du alle erforderlichen und empfohlenen Eingaben gemacht hast, klickst du auf SPEICHERN und wirst direkt auf die Übersichtsseite deines erstellten Kontakts weitergeleitet. Hast du deinem Kontaktdossier ein Unternehmen zugewiesen, dann klicke doch einfach mal auf das Unternehmensdossier auf der Übersichtsseite deines neu erstellten Kontaktdossiers. Jetzt wirst du zu dem Unternehmensdossier weitergeleitet. In der linken Sidebar findest du unter den Optionen Stammdaten und Referenzen in Aufgaben die Option Referenzen in Dossiers. Diese Referenzen bedeuten, dass dein Dossier in Aufgaben oder anderen Dossiers über das Datenfeld Verknüpfung zu Dossiers verlinkt wurde. Klickst du jetzt unter Referenzen zu Dossiers auf Mitarbeiter:innen siehst du, dass dein neu erstellter Kontakt in dem zugewiesenem Unternehmensdossier verlinkt wurde und als Referenz angezeigt wird.