Tutorial

Eine Dossiervorlage bearbeiten

6

May

2022

Marie-Sophie Schein

Du hast eine neue Dossiervorlage erstellt und willst dieser nun individuelle Datenfelder zuweisen? Sieh dir unser Tutorial an, wir zeigen dir, wie einfach das geht.

Um deine Dossiervorlage individuell zu konfigurieren, gehst du als erstes unter Einstellungen in der Navigationsleiste auf Dossiervorlagen. Jetzt wirst du auf die Übersichtsseite aller für dich sichtbaren Dossiervorlagen weitergeleitet. Hier wählst du die Vorlage aus, die du gern bearbeiten möchtest. Direkt gelangst du auf die Übersichtsseite der gewählten Dossiervorlage wo du nun die Möglichkeit hast, deiner Vorlage neue Datenfelder zuzuordnen.

Geh hier auf die Aktion Datenfeld hinzufügen. Schon öffnet sich ein neues Fenster. An dieser Stelle kannst du die Art des Datenfeldes auswählen, einen Namen zuweisen und weitere Parameter für das Datenfeld festlegen. Wenn du auf OK gehst, wird das Datenfeld in deiner Dossiervorlage gespeichert. Hast du deiner Dossiervorlage mehrere Datenfelder auf diese Weise hinzugefügt, kannst du sie per Drag and Drop in der Liste der Datenfelder verschieben.

Unter der Option Datenfelder für den Titel kannst du die zuvor dem Dossier zugewiesenen Datenfelder als Titel deines Dossiers festlegen. Der Wert des zugewiesenen Datenfelds wird bei der Einbindung des Dossiers in eine Aufgabe unter dem Datenfeld Verknüpfung zu Dossiers oder bei der Referenzierung des Dossiers in Kommentaren oder Richtextfeldern als Titel erscheinen. Das Gleiche gilt für die Aktion Datenfelder für den Subtitel. Die Informationen des hier zugewiesenen Datenfeldes werden bei der Einbindung des Dossiers unter dem Titel als Subtitel erscheinen. Du kannst dem Titel und dem Subtitel auch mehrere Datenfelder zuweisen.

Um einen Überblick über deine Dossiervorlage und ihre Vernetzungsstruktur zu bekommen, schau dir einfach mal die linke Sidebar an. Unter Allgemein werden dir alle Informationen zum Aufbau und den hinzugefügten Datenfeldern deiner Dossiervorlage angezeigt. Unter Referenzen in Dossiers erhältst du eine Übersicht darüber, in welchen anderen Dossiervorlagen die aktuelle Dossiervorlage genutzt und verlinkt wird. Diese Verknüpfungen werden automatisch in den Dossiers als Referenzen in Dossiers angezeigt. Dabei wird eine automatische Benennung erzeugt. Diese ist nicht immer gut verständlich, daher kannst du sie umbenennen. Klicke hierfür auf das Drei-Punkte-Menü neben der Referenz und wähle Bearbeiten. Im Feld Titel änderst du die Anzeige. Und es gibt die Auswahl Referenz auch anzeigen, wenn keine Dossiers verknüpft sind. Im Standardfall werden nur Referenzen angezeigt, die auch tatsächlich existieren. Wenn Du willst, dass diese Verlinkung in den Dossiers immer angezeigt wird - auch wenn sie für das aktuelle Dossier nicht existiert - dann musst du dieses Feld aktivieren.

Probiere es in unserem try-System aus!

Wenn du das Bearbeiten von Dossiervorlagen selbst testen möchtest, dann log dich einfach auf unsere Ausprobier-Instanz ein. Wie das geht erfährst du hier.

Direkt nach dem Einloggen findest du dich auf dem Dashboard der Ausprobierinstanz wieder. Hier klickst du links neben dem Avatarbild in der Navigationsleiste auf Einstellungen und wählst Dossiervorlagen aus. Jetzt wirst du auf die Übersichtsseite aller für deinen Avatar sichtbaren Dossiervorlagen weitergeleitet. Unter den verfügbaren Vorlagen wählst du nun eine für dich Interessante aus. Beispielhaft wollen wir an dieser Stelle einmal die Dossiervorlage Kontakte bearbeiten. Klickst du auf Kontakte, wirst du zur gewählten Dossiervorlage weitergeleitet. Jetzt gehst du unter Datenfelder auf HINZUFÜGEN. Nun öffnet sich ein neues Fenster. Hier gibts du als Name des Datenfeldes beispielsweise "LinkedIn-Profil" ein. Als Art des Datenfeldes wählst du im Drop Down Menü Link. Mit Hilfe der Schieberegler kannst du an dieser Stelle noch weitere Parameter einstellen. Hast du alle Anpassungen gemacht, klickst du auf OK. Dein erstelltes Datenfeld erscheint jetzt unter Datenfelder.

Nun hast du die Möglichkeit dein Datenfeld unter die Kategorien Datenfelder für den Titel oder Datenfelder für den Subtitel einzubinden. Möchtest du, dass das LinkedIn-Profil eines Kontaktdossiers direkt als Titel neben dem Namen der Person erscheint, klickst du in die Eingabezeile unter der Überschrift Datenfelder für den Titel und wählst LinkedIn-Profil aus. Deine Einstellung wird nun für deine Dossiervorlage gespeichert.

Möchtest du, dass das LinkedIn-Profil eines Kontaktdossiers als Subtitel erscheint, klickst du in die Eingabezeile unter der Überschrift Datenfelder für den Subtitel und wählst LinkedIn-Profil aus. Deine Einstellungen werden direkt für deine Dossiervorlage gespeichert.